Persónuverndarstefna - Voconiq

Last updated: May 14, 2026

1. Mikilvægar upplýsingar og hver við erum

Tilgangur þessarar persónuverndarstefnu

Þessi persónuverndarstefna miðar að því að veita þér upplýsingar um hvernig Voconiq safnar og vinnur með persónuupplýsingar þínar í gegnum notkun þína á þessari vefsíðu, þar með talið öll gögn sem þú gætir gefið í gegnum þessa vefsíðu þegar þú skráir þig í fréttabréf okkar, stofnar reikning, kaupir vöru eða þjónustu, tekur þátt í einni af könnunum okkar eða notar einhvern af umsókna-/áhugasamsetningarformum okkar, hefur samband við okkur í síma, með tölvupósti og/eða vefformi, átt samskipti við samfélagsmiðla okkar eða gefið upplýsingar beint til starfsfólks eða fulltrúa okkar persónulega.

Þessi vefsíða og könnanir okkar eru ekki ætluð börnum yngri en 15 ára og við söfnum ekki meðvitað gögnum um börn yngri en 15 ára. Við söfnum aukalegu foreldra samþykki fyrir öll gögn sem við söfnum í könnunum okkar frá einstaklingum á aldrinum 15 til 18 ára.

Það er mikilvægt að þú lesir þessa persónuverndarstefnu ásamt öðrum persónuverndar- eða samþykkisskilmálum sem við kunnum að birta við sérstakar aðstæður þegar við söfnum eða vinnum með persónuupplýsingar um þig, svo þú skiljir fullkomlega hvernig og hvers vegna við notum gögnin þín. Þessi persónuverndarstefna bætir við aðrar tilkynningar og persónuverndarstefnur og er ekki ætluð til að ganga framar þeim.

Ábyrgðaraðili

Reflexivity Pty Ltd er gagnastjórnandi og ber ábyrgð á persónuupplýsingum þínum (í þessari persónuverndarstefnu sameiginlega nefnt "Voconiq", "við", "okkur" eða "okkar").

Við höfum skipað persónuverndarstjóra sem ber ábyrgð á að fara yfir spurningar sem varða þessa persónuverndarstefnu. Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu, þar á meðal beiðnir um að nýta lagaleg réttindi þín (liður #9 hér að neðan), vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarstjórann með upplýsingunum hér að neðan.

Tengiliðaupplýsingar

Ef þú hefur spurningar um þessa persónuverndarstefnu eða persónuverndarvenjur okkar, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarstjóra okkar á eftirfarandi háttum:

Fullt nafn lögaðila: Reflexivity Pty Ltd t/a Voconiq

Persónuverndarfulltrúi okkar

Michael Wood
Netfang: michael.wood@voconiq.com

Ef þú ert búsettur á EES-svæðinu

Vinsamlegast hafðu samband við fulltrúa okkar í ESB á EUrep@voconiq.com. Að öðrum kosti er hægt að ná til þeirra með eftirfarandi hætti:

• Póstfang: DPO Centre Europe, BERLIN: Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Þýskaland;
• Sími: +49 304 0817 3000;
• Á netinu: dpocentre.com/contact-us/

Ef þú ert búsettur í Bretlandi

Vinsamlegast hafðu samband við fulltrúa okkar í Bretlandi á UKrep@voconiq.com. Að öðrum kosti er hægt að ná til þeirra með eftirfarandi hætti:

• Póstfang: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, Bretland;
• Sími: +44 203 797 6340;
• Á netinu: dpocentre.com/contact-us/

Þú hefur rétt til að skjóta kæru til eftirlitsaðila sem annast persónuverndarmál í þínu landi hvenær sem er. Við myndum þó meta það ef við fengjum tækifæri til að taka á áhyggjum þínum áður en þú snýrð þér að eftirlitsaðilanum, svo vinsamlegast hafðu samband við okkur fyrst.

Í Ástralíu, vinsamlegast hafðu samband við Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Fyrir staðsetningar í ESB, vinsamlegast hafðu samband við þinn staðbundna eftirlitsaðila vegna persónuverndarmála.

Í Bretlandi getur þú haft samband við Information Commissioner’s Office (ICO), breska eftirlitsaðilann fyrir persónuvernd (www.ico.org.uk).

Breytingar á persónuverndarstefnunni og skylda þín til að upplýsa okkur um breytingar

Við látum persónuverndarstefnuna okkar lúta reglubundinni endurskoðun. Þessi útgáfa var síðast uppfærð 30. október 2025.

Það er mikilvægt að persónuupplýsingar sem við höfum um þig séu nákvæmar og uppfærðar. Vinsamlegast láttu okkur vita ef persónuupplýsingar þínar breytast á meðan samband okkar varir.

Þriðja aðila tenglar

Þessi vefsíða getur innihaldið tengla á vefsíður þriðja aðila, innbyggingar og forrit. Smell á þessum tenglum eða virkjun þessara tenginga getur gert þriðja aðila kleift að safna eða deila upplýsingum um þig. Við höfum ekki stjórn á þessum vefsíðum þriðja aðila og berum ekki ábyrgð á persónuverndarstefnum þeirra. Þegar þú yfirgefur vefsíðuna okkar hvetjum við þig til að lesa persónuverndarstefnu hverrar síðu sem þú heimsækir.

2. Persónuupplýsingar könnunarþátttakenda

Persónuupplýsingar um heimsóknargesti, viðskiptavini og notendur þjónustu

Þessi persónuverndarstefna á við um alla notendur þjónustu okkar, þar með talda vefsíðugesta, viðskiptavini og þjónustunotendur. Allt skjalið tengist samskiptum þínum við Voconiq.

Persónuupplýsingar könnunarþátttakenda

• Gagnasöfnun og notkun: Gögn þátttakenda eru safnað til að framkvæma kannanir og afla innsýnar. Þessi gögn geta falið í sér tengiliðaupplýsingar, svör og aðrar upplýsingar sem þú veitir af fúsum og frjálsum vilja þegar þú tekur þátt í einni af könnunum okkar. Í upphafi hverrar könnunar verður þér kynnt ítarlegt samþykkiseyðublað til að upplýsa þig og gefa þér kost á að taka þátt eða hafna þátttöku. Persónuleg gögn þátttakenda eru aðeins geymd hjá Qualtrics (með aðsetur í Ástralíu) og eru haldin aðskildum frá skoðunarsvörum þínum.
• Geymsla gagna:
  • Please see Section 9 (Data retention). Some notes:
    • Gögn þátttakenda verða geymd svo lengi sem það er eðlilega nauðsynlegt til að uppfylla þau markmið sem við söfnuðum þeim í og geymd í 12 mánuði til viðbótar eftir að samband okkar við þig lýkur — nema við séum lagalega skyldug til að geyma þau lengur, eða nema þú biðjir okkur um að eyða þeim fyrr. Til dæmis, ef þú tekur þátt í Local Voices-könnunarseríu á þriggja ára tímabili, verða gögnin geymd meðan á þeirri könnunarseríu stendur (3 ár) auk 12 mánaða til viðbótar (svo að við getum haft samband við þig aftur ef könnunarserían hefst á ný). Þetta á við nema þú biðjir okkur um að eyða persónuupplýsingum þínum fyrr eða við höfum lagalega skyldu til að geyma þær (t.d. ef þú höfðar mál gegn okkur).
    • Nafnlaus könnunar- og þátttakendagögn — gögn sem ekki er hægt að tengja sérstaklega við þig eða neinn ákveðinn einstakling — eru geymd í samansafni gagna okkar ótímabundið. Dæmi um þess konar „sameinuð“ eða „samansöfnuð“ gögn verða geymd áfram í kerfum okkar.
    • Pappírskannanir sem þú afhendir okkur eða sendir í pósti eru aðeins geymdar svo lengi sem þarf til að færa þær inn í Qualtrics-kerfið okkar. Eftir það eru þær sendar til eyðingar og síðan eru stafrænu gögnin geymd eins og lýst er hér að ofan.
• Samþykki og afturköllun: Með því að samþykkja að taka þátt í könnunum okkar veitir þú samþykki fyrir notkun gagna þinna í könnuninni, fyrir því að nafnlaus svör þín fari í sameiginlegan gagnagrunn okkar og fyrir því að við kunnum hugsanlega að hafa samband við þig vegna framtíðarkannana. Þátttakendur geta afturkallað samþykki sitt fyrir notkun persónugreinanlegra gagna sinna hvenær sem er með því að hafa samband við okkur í gegnum vefsíðu okkar, símalínu eða netfang, og geta afturkallað samþykki sitt fyrir því að vera haft samband við vegna framtíðarkannana eða markaðssetningar með því að nota HÆTTA VIÐ- tengilinn í boðtölvupóstum könnunarinnar.
• Nákvæmni gagna: Við munum hafa samband við þátttakendur á 3 ára fresti til að staðfesta tengiliðaupplýsingar þeirra. Ef þátttakandi svarar ekki munum við reyna einu sinni enn að hafa samband við hann. Ef enn berst ekkert svar verða persónugreinanlegar upplýsingar þeirra fjarlægðar úr gagnagrunni okkar. Allar nafnlausar skoðunargögn sem hafa verið sameinuð öllum öðrum skoðunargögnum sem við höfum safnað verða áfram í sameiginlega gagnagrunninum okkar og verða ekki lengur tengd neinum einstaklingi eða þeim sem veitti þau.

Þessar upplýsingar eru innfelldar í núverandi persónuverndarstefnu Voconiq, sem fylgir hér að neðan.

3. Gögnin sem við söfnum um þig

Persónuupplýsingar, eða persónulegar upplýsingar, merkja allar upplýsingar um einstakling sem gera það mögulegt að bera kennsl á viðkomandi. Þetta innifelur ekki gögn þar sem auðkenni hefur verið fjarlægt (nafnlaus gögn).

Við gætum safnað, notað, vistað og flutt mismunandi tegundir persónuupplýsinga um þig sem við höfum flokkað saman sem hér segir:

• Aðgreiningargögn innihalda fornafn, fæðingarnafn, eftirnafn, notendanafn eða svipað auðkenni, hjúskaparstöðu, titil, fæðingardag og kyn.
• Sambandsupplýsingar innihalda reikningsfangg, afhendingarheimilisfang, netfang, símanúmer og notendanafn á samfélagsmiðlum.
• Fjármálagögn innihalda bankareiknings- og greiðslukortaupplýsingar.
• Færslugögn innihalda upplýsingar um greiðslur til og frá þér og aðrar upplýsingar um vörur og þjónustu sem þú hefur keypt af okkur.
• Tæknileg gögn fela í sér internetprótókoll (IP)-tölu, innskráningargögnin þín, gerð og útgáfu vafra, tímabeltisstillingu og staðsetningu, gerðir og útgáfur vafra-viðbóta, stýrikerfi og pall, og aðra tækni í þeim tækjum sem þú notar til aðgangs að þessari vefsíðu og fyrir könnanir okkar.
• Prófílgögn innihalda notendanafn og lykilorð, kaup eða pantanir sem þú hefur gert, áhugamál þín, óskir þínar, notendanafn á samfélagsmiðlum, viðbrögð og svar við könnunum.
• Notkunargögn innihalda upplýsingar um hvernig þú notar vefsíðuna, vörur og þjónustu okkar.
• Markaðs- og samskiptagögn innihalda óskir þínar um að taka á móti markaðsefni frá okkur og þriðja aðilum og samskiptavenjur þínar.

Við söfnum einnig, notum og deilum samræmdum gögnum eins og tölfræðilegum eða lýðfræðilegum gögnum í hvaða tilgangi sem er. Samræmd gögn kunna að vera unnin úr persónuupplýsingum þínum en teljast ekki persónuupplýsingar í lagalegum skilningi þar sem þessi gögn munu ekki afhjúpa hver þú ert, hvorki beint né óbeint. Til dæmis getum við safnað notkunargögnum þínum saman til að reikna út hlutfall notenda sem fá aðgang að tilteknum vefsvæðiseiginleika. Hins vegar, ef við sameinum eða tengjum Samansöfnuð Gögn við persónuupplýsingar þínar þannig að þau geti auðkennt þig beint eða óbeint, meðhöndlum við sameinuðu gögnin sem persónuupplýsingar sem verða notaðar í samræmi við þessa persónuverndarstefnu.

Við söfnum ekki neinum sérstökum flokkum persónuupplýsinga um þig (þetta nær meðal annars til upplýsinga um kynþátt þinn eða þjóðernisuppruna, trúarlegar eða heimspekilegar skoðanir, kynlíf, kynhneigð, stjórnmálaskoðanir, aðild að stéttarfélagi, upplýsingar um heilsu þína og erfða- og líffræðilegar upplýsingar). Ekki söfnum við heldur neinum upplýsingum um sakfellingar eða refsiverð brot.

Ef þú sendir ekki frá þér persónuupplýsingar

Þegar við þurfum að safna persónuupplýsingum samkvæmt lögum eða samkvæmt skilmálum samnings við þig og þú gefur ekki upp þær upplýsingar þegar beiðni berst, gætum við ekki verið fær um að efna samninginn sem við eigum við þig eða erum að reyna að gera við þig (til dæmis að veita þér vöru eða þjónustu). Í slíku tilviki gætum við þurft að aflýsa vöru eða þjónustu sem þú átt hjá okkur, en við munum tilkynna þér ef svo er á þeim tíma.

4. Hvernig eru persónuupplýsingar þínar safnað?

Við notum mismunandi aðferðir til að safna gögnum frá og um þig, þar á meðal gegnum:

Bein samskipti

Þú gætir verið vísað til okkar af þriðja aðila sem starfar fyrir okkar hönd en þú munt alltaf afhenda gögn beint til okkar. Þú getur veitt okkur auðkenni þitt, tengiliðsupplýsingar og fjármálagögn með því að fylla út eyðublöð eða með samskiptum við okkur með pósti, síma, tölvupósti eða öðrum hætti. Þetta felur í sér persónuupplýsingar sem þú gefur þegar þú:

• sækja um vörur eða þjónustu okkar;
• búa til reikning á vefsíðu okkar;
• áskrifast að þjónustu okkar eða útgáfum;
• óska eftir að markaðsefni sé sent til þín;
• taka þátt í keppni, kynningu eða könnun; eða
• gefa okkur endurgjöf eða hafa samband við okkur.

Sjálfvirk tækni eða samskipti

Þegar þú hefur samskipti við vefsíðu okkar eða kannanir munum við sjálfkrafa safna tæknilegum gögnum um búnað þinn, vafraaðgerðir og notkunarmynstur. Við söfnum þessum persónuupplýsingum með því að nota vafrakökur, þjónslogg og aðra sambærilega tækni. Vinsamlegast sjáðu vafrakökustefnur okkar fyrir frekari upplýsingar.

Auðkennis- og tengiliðaupplýsingar frá gagnamiðlurum eða safnurum

Til dæmis:

• Arvanitis Marketing P/L með aðsetur í Zimbabwe
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda staðsett í Brasilíu
• Taverner Research hjá Tobumo Pty Ltd, staðsett í Ástralíu
• Sample Solutions B.V., með starfsemi í Portúgal og skráð í Danmörku
• Aximage-Cominicação e Imagem, LDA staðsett í Portúgal
• Spirituc staðsett í Portúgal
• Marknadskraft i Norden AB með aðsetur í Svíþjóð
• Polis Pesquisa E Consultoria staðsett í Brasilíu

Auðkennis- og tengiliðaupplýsingar frá opinberum heimildum

Til dæmis:

• LinkedIn með aðsetur í Bandaríkjunum
• Facebook með aðsetur í Bandaríkjunum
• Twitter staðsett í Bandaríkjunum
• Instagram með aðsetur í Bandaríkjunum
• Vefsíður og Google-færslur
• Fjölmiðlaútgáfur

5. Hvernig við notum persónuupplýsingar þínar

Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar þegar lög leyfa okkur það. Algengast er að við notum persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi aðstæðum:

• Þegar við þurfum að efna samning sem við erum að fara að ganga í eða höfum gert við þig.
• Þegar það er nauðsynlegt vegna réttmætra hagsmuna okkar (eða þriðja aðila) og hagsmunir þínir og grundvallarréttindi ganga ekki framar þeim hagsmunum.
• Þegar við þurfum að uppfylla lagalega skyldu.

Almennt treystum við ekki á samþykki sem lagagrundvöll fyrir vinnslu persónuupplýsinga þinna, þó munum við fá samþykki þitt áður en við sendum þér beina markaðssamskiptapósta frá þriðja aðila með tölvupósti eða textaskilaboðum. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki fyrir markaðssetningu hvenær sem er með því að hafa samband við okkur.

Tilgangar sem við notum persónuupplýsingarnar þínar í

Hér fyrir neðan höfum við sett fram, í töfluformi, lýsingu á öllum þeim hætti sem við hyggjumst nota persónuupplýsingar þínar og á hvaða lagalegu grunni við byggjum. Við höfum einnig tilgreint hvaða réttmætu hagsmuni við höfum þar sem við á.

Athugaðu að við getum unnið úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli fleiri en eins lagaforms, allt eftir þeim tilgangi sem við notum gögnin fyrir. Hafðu samband ef þú þarft upplýsingar um tiltekinn lagagrundvöll sem við byggjum á við vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar fleiri en einn grundvöllur er talinn upp í töflunni hér að neðan.

Kynningartilboð frá okkur

Við gætum notað auðkenni þitt, tengiliðsgögn, tæknileg gögn, notkunargögn og prófílgögn til að mynda skoðun á því hvað við teljum að þú gætir viljað eða þurft, eða hvað gæti vakið áhuga þinn. Þetta er hvernig við ákveðum hvaða vörur, þjónustur og tilboð gætu verið viðeigandi fyrir þig (við köllum þetta markaðssetningu).

Þú munt fá markaðssamskipti frá okkur ef þú hefur óskað eftir upplýsingum frá okkur eða keypt vörur eða þjónustu af okkur og þú hefur ekki afskráð þig frá því að taka á móti slíkri markaðssetningu.

Þriðja aðila markaðssetning

Við munum fá skýrt samþykki þitt áður en við deilum persónuupplýsingum þínum með þriðja aðila í markaðsskyni.

Hætt að taka þátt

Þú getur beðið okkur eða þriðja aðila um að hætta að senda þér markaðssamskipti hvenær sem er með því að fylgja afskráningartenglum í markaðsskyni eða með því að hafa samband við okkur hvenær sem er.

Ef þú afskráir þig frá því að fá þessi markaðsskilaboð mun það ekki eiga við um persónuupplýsingar sem þú veitir okkur vegna kaupa á vöru/þjónustu, notkunar vöru/þjónustu eða annarra viðskipta.

Vafrakökur

Þú getur stillt vafrann þinn þannig að hann hafni öllum vafrakökum eða sumum þeirra, eða láti þig vita þegar vefsíður setja eða fá aðgang að vafrakökum. Ef þú gerir vafrakökur óvirkar eða hafnar þeim, vinsamlegast athugaðu að sumir hlutar þessarar vefsíðu geta orðið óaðgengilegir eða virkað ekki rétt. Fyrir frekari upplýsingar um vafrakökurnar sem við notum, vinsamlegast farðu á alþjóðlegu vafrakökustefnuna okkar, aðgengilega á voconiq.com/legal/cookies.

Breyting á tilgangi

Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar fyrir þann tilgang sem þær voru safnaðar fyrir, nema við teljum með réttu að nauðsynlegt sé að nota þær fyrir annan tilgang sem er samrýmist upphaflega tilganginum. Ef þú óskar skýringar á því hvernig vinnsla fyrir nýja tilganginn er samrýmanleg upprunalega tilganginum, vinsamlegast hafðu samband við okkur.

Ef við þurfum að nota persónuupplýsingar þínar í óskyldum tilgangi munum við láta þig vita og útskýra lögmæta grundvöllinn sem leyfir okkur að gera það.

Vinsamlegast athugaðu að við gætum unnið úr persónuupplýsingum þínum án þíns vitundar eða samþykkis, í samræmi við ofangreindar reglur, þegar lög krefjast eða heimila slíkt.

6. Upplýsingagjöf um persónuupplýsingar þínar

Við gætum deilt persónuupplýsingum þínum með þeim aðilum sem nefndir eru hér að neðan fyrir þá tilgangi sem tilgreindir eru í töflunni í lið nr. 4 (Tilgangar sem við munum nota persónuupplýsingar þínar fyrir) hér að ofan.

• Innri þriðju aðilar eins og greint er í Orðalistanum (liður #10 hér að neðan).
• Ytri þriðju aðilar eins og greint er í Orðalistanum (liður #10 hér að neðan).
• Specific third parties such as:
  • Microsoft 365 Business Services með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma gögn á SharePoint og OneDrive, og til að vinna gögn í PowerBI, sem og fyrir almenna fyrirtækissamskipti og stjórnunarstörf;
  • Adobe Creative Suite vörur eftir Adobe Inc. með aðsetur í Bandaríkjunum til að hanna gagnaskýrslur og markaðsefni;
  • Qualtrics með aðsetur í Ástralíu sem framkvæma kannanir, geyma gögn og hafa samband við þátttakendur fyrir okkar hönd;
  • Atlassian með aðsetur í Bandaríkjunum (með höfuðstöðvar í Ástralíu) sem sjá um verkefna- og skipulagspall fyrir vinnu okkar;
  • Amazon Web Services staðsett í Bandaríkjunum (með netþjóna staðsetta um allan heim) fyrir hýsingu RStudio og gagnageymslu.
  • Databricks staðsett í Bandaríkjunum fyrir gagnahýsingu.
  • Docker með aðsetur í Bandaríkjunum til að byggja, prófa og setja upp forritin okkar.
  • Dropbox með aðsetur í Bandaríkjunum og Ástralíu til að geyma gögn sem safnað er í Qualtrics;
  • RStudio með aðsetur í Bandaríkjunum sem hugbúnaðarþróunarumhverfi fyrir R-forritunarmálið sem er notað til að tengjast Qualtrics API til að vinna, stjórna og afpersónugera könnunar gögn.
  • Shinyapps.io frá RStudio, staðsett í Bandaríkjunum, til að hýsa Shiny-sýniborðin okkar (Shinyapps-þjónar nýta tækni Amazon AWS þar sem sjálfur netþjónninn er staðsettur í Bandaríkjunum).
  • GitHub með aðsetur í Bandaríkjunum og Ástralíu til að geyma upprunakóða okkar fyrir þróun og gagnavinnslu;
  • BitBucket með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma upprunakóða okkar fyrir þróun og gagnavinnslu;
  • BlueHost með aðsetur í Bandaríkjunum (með viðbótarþjónum í Bretlandi, Indlandi og Kína) til að geyma og þjónusta Voconiq-vefsíðu okkar og öll gögn sem berast um vefsíðuna, og til að geyma og birta sumar HTML-bundnar gagnasýningar;
  • SiteGround staðsett í Bandaríkjunum (með gagnastaðsetningar um allan heim, þar á meðal Bretlandi, Búlgaríu, Kýpur og Spáni) til að geyma og þjónusta Voconiq Local Voices vefsíðuna okkar og öll gögn sem berast í gegnum vefsíðuna;
  • Google með aðsetur í Bandaríkjunum (með gagnamiðstöðvum um allan heim, meðal annars í Chile, Írlandi, Hollandi, Danmörku, Finnlandi, Belgíu, Taívan og Singapúr) fyrir Google Analytics upplýsingar um vefsíður okkar, API-aðgang og Google Cloud geymslu fyrir sumar gagnaskrár okkar;
  • CyberDuck með aðsetur í Sviss til að nálgast skrár á þjónunum okkar;
  • OpenAI með aðsetur í Bandaríkjunum til að aðstoða við samantekt gagna og ritun skýrslna;
  • Mailchimp með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma netfangalistann okkar og senda tölvupósta og fréttabréf fyrir okkar hönd;
  • Mail Merge Toolkit af MAPILab Ltd. með aðsetur í Kanada og Rússlandi til að senda tölvupósta og fréttabréf í gegnum Microsoft vörur eins og Outlook;
  • HubSpot með aðsetur í Bandaríkjunum og Þýskalandi til að geyma sambandaupplýsingar viðskiptavina okkar og senda tölvupósta og fréttabréf fyrir okkar hönd;
  • HubDoc með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma skjöl viðskiptavina og fyrirtækistengd skjöl;
  • Hootsuite með aðsetur í Kanada (með þjónustu í Bandaríkjunum) til að stjórna samfélagsmiðlum okkar;
  • Canva með aðsetur í Ástralíu fyrir grafísk sniðmát;
  • SetUpMyOffshore (SUMO) staðsett á Filippseyjum fyrir grafíska hönnun;
  • Miro með aðsetur í Bandaríkjunum fyrir glósutöku og skipulagningu;
  • Retrotool með aðsetur í Bandaríkjunum fyrir glósutöku og skipulagningu;
  • Mural af Tactivos, Inc. með aðsetur í Bandaríkjunum og Argentínu fyrir glósutöku og skipulagningu á fundum;
  • Dovetail með aðsetur í Ástralíu fyrir samantekt á glósum, samruna og greiningu viðskiptavinagagna;
  • Synthesia.io staðsett í Bretlandi til að búa til myndbönd með gervigreind;
  • Screenpresso staðsett í Frakklandi fyrir skjámyndatöku og vinnslu skjámynda;
  • EnableHR með aðsetur í Ástralíu og Nýja-Sjálandi til að skipuleggja og fylgjast með mannauðs- og vinnuverndarskjölum okkar;
  • Xero staðsett á Nýja-Sjálandi til að skipuleggja og vinna úr bókhalds- og greiðslugögnum okkar;
  • Airwallex með aðsetur í Ástralíu (með gagnamiðstöðvum um heiminn) til að greiða reikninga og birgja;
  • Airtable með aðsetur í Bandaríkjunum til að halda utan um gögn Local Voices Rewards Program og senda tölvupóst;
  • DocsAutomator með aðsetur í Þýskalandi til að sjálfvirknivæða yfirlýsingar fyrir umbun samfélagshópa;
  • TollFreeForwarding staðsett í Bandaríkjunum til að stjórna símaþjónustu okkar og geyma gögn tengd þeim sem hafa samband við okkur í síma;
  • GiftPay af Unified Incentives Pty Ltd með aðsetur í Ástralíu til að gera okkur kleift að veita hvata og umbun til könnunarþega og umbunshópa;
  • GiftCardStore af Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd með aðsetur í Ástralíu til að gera okkur kleift að veita hvata og umbun til könnunarþega og umbunshópa;
  • Try-Local frá Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry, staðsett í Ástralíu, til að gera okkur kleift að veita hvata og umbun til staðbundinna þátttakenda í könnunum;
  • Wyntec Pty Ltd staðsett í Ástralíu fyrir heildstæða upplýsingatæknilega uppsetningu og stuðning.
• Þriðju aðilar sem við gætum ákveðið að selja, flytja eða sameina hluta af starfsemi okkar eða eignum. Einnig gætum við leitað eftir að kaupa önnur fyrirtæki eða sameinast þeim. Ef breyting verður á rekstri okkar geta nýir eigendur farið með persónuupplýsingar þínar á sama hátt og greint er í þessari persónuverndarstefnu.

Við krefjumst þess af öllum þriðju aðilum að virða öryggi persónuupplýsinganna þinna og meðhöndla þær í samræmi við lög. Við leyfum ekki þjónustuveitendum okkar að nota persónuupplýsingar þínar fyrir eigin þarfir og heimilum aðeins að þeir vinni með persónuupplýsingar þínar fyrir tiltekna tilgangi, í samræmi við fyrirmæli okkar og þessa persónuverndarstefnu.

7. Alþjóðlegir flutningar

Við og margir utanaðkomandi þriðju aðilar okkar eru staðsett utan Bretlands og ESB, þannig að vinnsla þeirra á persónuupplýsingum þínum mun fela í sér gagnaflutning út fyrir Bretland eða ESB, eftir því sem við á. Meirihluti gagnameðhöndlunar okkar fer fram í Ástralíu og er einnig í samræmi við áströlsku persónuverndarreglurnar (APPs) sem eru í Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act), aðgengilegt á: www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Hvort sem við flytjum persónuupplýsingar þínar út fyrir Bretland eða ESB tryggjum við að sambærilegt verndarstig sé viðhaft með því að tryggja að að minnsta kosti ein af eftirfarandi öryggisráðstöfunum sé til staðar:

• Við munum aðeins flytja persónuupplýsingar þínar til landa sem hafa verið talin veita fullnægjandi vernd persónuupplýsinga; eða
• Þegar við notum tilteknar þjónustuveitendur gætum við notað sérstaka samninga sem eru samþykktir til notkunar í Bretlandi eða ESB, eftir því sem við á, sem veita persónuupplýsingum sömu vernd og þær hafa í Bretlandi eða ESB, eftir því sem við á; eða
• Við munum afla meðvitaðs samþykkis þíns til að flytja gögn þín til landsins þar sem þau eru vistuð/eða unnin (sem yfirleitt er Ástralía, þar sem við erum staðsett), og við munum viðhalda innri ferlum og venjum til að verða við öllum beiðnum um að framfylgja réttindum þínum og meðhöndla gögn þín í samræmi við UK/EU/GDPR/RGPD staðla.

Vinsamlegast hafðu samband ef þú vilt frekari upplýsingar um tiltekna aðferð sem við notum þegar við flytjum persónuupplýsingar þínar út úr Bretlandi eða ESB.

8. Gagnaöryggi

Við höfum sett á fót viðeigandi öryggisráðstafanir til að koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar tapist óvart, séu notaðar eða aðgangi að þeim náð óleyfilega, breytt eða gerð opinber. Þar að auki takmörkum við aðgang að persónuupplýsingum þínum við þá starfsmenn, umboðsmenn, verktaka og aðra þriðju aðila sem hafa atvinnutengdan þörf fyrir þær. Þeir munu aðeins vinna með persónuupplýsingar þínar samkvæmt fyrirmælum okkar og eru bundnir trúnaði.

Við höfum komið á fót verklagsreglum til að bregðast við gruns um brot á persónuupplýsingum og munum tilkynna þér og viðeigandi eftirlitsstofnun um brot þegar lög krefjast þess.

9. Gagnageymsla

Hve lengi munuð þið nota persónuupplýsingarnar mínar?

Við munum aðeins varðveita persónuupplýsingar þínar eins lengi og sanngjarnt er til að uppfylla þann tilgang sem þær voru safnaðar fyrir, þar með talið til að uppfylla lagalegar, reglugerðar-, skatt-, bókhalds- eða skýrsluskyldur. Við gætum varðveitt persónuupplýsingar þínar lengur ef kæra berst eða ef við með réttu teljum að möguleiki sé á málarekstri varðandi samband okkar við þig.

Í öllum tilvikum munum við ekki varðveita persónuupplýsingar þínar lengur en 12 mánuði eftir að samband okkar við þig lýkur, nema lög krefjist þess að við varðveitum viðskiptavinagögn (þ.m.t. tengiliðs-, auðkenninga-, fjármála- og viðskiptagögn) vegna skattamála; í svoleiðis tilviki munum við varðveita þessar upplýsingar í 6 ár eftir að sambandinu líkur.

Í sumum tilvikum getur þú beðið okkur um að eyða gögnum þínum: sjá réttindi þín (liður #9) hér að neðan fyrir frekari upplýsingar.

Í sumum tilfellum munum við gera persónuupplýsingar þínar nafnlausar (svo að þær verði ekki lengur tengdar þér) fyrir rannsóknar- eða tölfræðileg not; í slíkum tilvikum gætum við notað þessar upplýsingar ótímabundið án frekari tilkynningar til þín.

10. Lagaleg réttindi þín

Í vissum aðstæðum hefur þú réttindi samkvæmt persónuverndarlögum varðandi persónuupplýsingar þínar. Smelltu á tenglana hér að neðan til að fræðast nánar um þessi réttindi:

Ef þú óskar eftir að beita einhverjum af réttindunum sem talin voru upp hér að ofan, vinsamlegast hafðu samband við okkur.

Auk þess má ná í eintak af Australian Privacy Principles og réttindum fyrir Ástrala (og þá sem hafa samþykkt að flutningur gagna þeirra fari til Ástralíu) á vefsíðu Office of the Australian Information Commissioner á oaic.gov.au.

Yfirleitt ekki krafist gjalds

Þú þarft ekki að greiða gjald til að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum (eða til að nota önnur réttindi). Hins vegar gætum við rukkað sanngjarnt gjald ef beiðni þín er augljóslega óréttlát, endurtekin eða í ýktum mæli. Einnig gætum við neitað að uppfylla beiðni í þessum aðstæðum.

Það sem við gætum þurft frá þér

Við gætum þurft að biðja þig um ákveðnar upplýsingar til að hjálpa okkur staðfesta auðkenni þitt og tryggja rétt þinn til aðgangs að persónuupplýsingum þínum (eða til að beita öðrum réttindum þínum). Þetta er öryggisráðstöfun til að tryggja að persónuupplýsingar séu ekki afhjúpaðar fyrir neinum sem ekki á rétt á þeim. Við gætum einnig haft samband við þig til að biðja um frekari upplýsingar varðandi beiðni þína til að flýta fyrir svari okkar.

Tímalímíti til að bregðast við

Við reynum að svara öllum lögmætum beiðnum innan eins mánaðar. Stundum getur það tekið lengri tíma ef beiðnin er sérstaklega flókin eða þú hefur sent fjölda beiðna. Í slíku tilviki munum við tilkynna þér og halda þér upplýstum.

11. Orðalisti

Lagagrundvöllur

Lögmætir hagsmunir merkir hagsmuni fyrirtækisins okkar af því að reka og stýra starfsemi okkar þannig að við getum veitt þér bestu þjónustu/vöru og bestu og öruggustu upplifunina. Við tryggjum að við metum og vegum hugsanleg áhrif á þig (bæði jákvæð og neikvæð) og réttindi þín áður en við vinnum persónuupplýsingar þínar í okkar lögmætu hagsmunaskyni. Við notum ekki persónuupplýsingar þínar í verkefnum þar sem áhrifin á þig ganga framar hagsmunum okkar (nema við höfum samþykki þitt eða lög krefjist eða heimili þess að við gerum það). Þú getur fengið frekari upplýsingar um hvernig við metum lögmæta hagsmuni okkar gagnvart hugsanlegum áhrifum á þig í tengslum við tiltekin verkefni með því að hafa samband við okkur.

Framkvæmd samnings þýðir að vinna úr gögnum þínum þegar það er nauðsynlegt til að framkvæma samning sem þú ert aðili að eða til að taka skref að beiðni þinni áður en slíkur samningur tekur gildi.

Fara eftir lögbundinni skyldu þýðir að vinna með persónuupplýsingar þínar þegar það er nauðsynlegt til að uppfylla lögbundna skyldu sem við erum bundin af.

Þriðju aðilar

Innri þriðju aðilar

• Önnur fyrirtæki innan Voconiq-hópsins sem starfa sem sameiginlegir ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar og eru staðsett í Ástralíu og veita tölvu- og kerfisumsýsluþjónustu og framkvæma skýrslugerð fyrir stjórnendur.
• Þjónustuaðilar sem koma fram sem gagnavinnsluaðilar í Simbabve, Brasilíu og Ástralíu sem safna gögnum fyrir okkar hönd sem hluta af könnunum.

Ytri þriðju aðilar

• Þjónustuaðilar sem koma fram sem gagnavinnsluaðilar með aðsetur í Ástralíu, Simbabve, Brasilíu, Chile, Argentínu, Ekvador, Portúgal, Danmörku og Svíþjóð, sem veita upplýsingatæknis- og kerfisstjórnarþjónustu.
• Fagráðgjafar sem starfa sem vinnsluaðilar, þar með taldir lögmenn, bankamenn, endurskoðendur og vátryggjendur, staðsettir í Ástralíu, Simbabve, Brasilíu, Chile, Argentínu, Ekvador, Portúgal, Danmörku, Svíþjóð, Bandaríkjunum, Kanada og Nýja-Sjálandi, sem veita ráðgjöf, bankastarfsemi, lögfræði, vátrygginga- og reikningsskilunarþjónustu.
• HM Revenue & Customs, eftirlitsaðilar og önnur yfirvöld sem starfa sem vinnsluaðilar í Bretlandi og krefjast skýrslugjafar um vinnslu starfsemi í vissum tilvikum.
• Skattayfirvöld Ástralíu og önnur yfirvöld sem koma fram sem vinnsluaðilar í Ástralíu og krefjast skýrslugjafar um vinnsluverkefni í ákveðnum tilvikum.

Lögbundin réttindi þín

Þú átt rétt til:

Óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum þínum (oft kallað „beiðni um aðgang skráðra upplýsinga“). Þetta gerir þér kleift að fá afrit af þeim persónuupplýsingum sem við höfum um þig og að athuga að við vinnum þær löglega.

Óska eftir leiðréttingu á þeim persónuupplýsingum sem við höfum um þig. Þetta gerir þér kleift að fá leiðréttar allar ófullkomnar eða ónákvæmar upplýsingar sem við höfum um þig, þó að við kunnum að þurfa að staðfesta nákvæmni þeirra nýju upplýsinga sem þú gefur okkur.

Óska eftir eyðingu á persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur um að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þar sem engin góð ástæða er fyrir því að við höldum áfram að vinna þær. Þú átt einnig rétt á að biðja okkur um að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þínar þar sem þú hefur nýtt þér andmælarétt þinn gegn vinnslu með árangri (sjá hér að neðan), þar sem við kunnum að hafa unnið upplýsingar þínar ólöglega eða þar sem okkur er skylt að eyða persónuupplýsingum þínum til að uppfylla staðbundin lög. Athugaðu þó að við kunnum ekki alltaf að geta orðið við beiðni þinni um eyðingu vegna sérstakra lagalegra ástæðna sem verður tilkynnt þér, ef við á, þegar þú leggur fram beiðnina.

Mótmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar við byggjum á lögmætum hagsmunum (eða hagsmunum þriðja aðila) og eitthvað í þinni sérstæðu stöðu veldur því að þú vilt mótmæla vinnslunni á þessum grundvelli, þar sem þú telur að hún hafi áhrif á grundvallarréttindi þín og frelsi. Þú hefur einnig rétt til að mótmæla þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar í beinum markaðssetningartilgangi. Í sumum tilvikum getum við sýnt fram á að við höfum knýjandi lögmæta ástæðu til að vinna úr upplýsingum þínum sem ganga framar réttindum þínum og frelsi.

Óska eftir takmörkun á vinnslu á persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur um að stöðva vinnslu persónuupplýsinga þinna í eftirfarandi tilvikum:

• Ef þú vilt að við staðfestum nákvæmni gagna.
• Þegar notkun okkar á gögnum er ólögmæt en þú vilt ekki að við eyðum þeim.
• Þegar þú þarft að við geymum gögnin þótt við þurfum þau ekki lengur þar sem þú þarft þau til að áframsenda, beita eða verja lögmætar kröfur.
• Þú hefur mótmælt notkun okkar á gögnum þínum en við þurfum að staðfesta hvort við höfum yfirráðandi réttmætar forsendur til að nota þau.

Óska eftir flutningi á persónuupplýsingum þínum til þín eða til þriðja aðila. Við munum afhenda þér, eða þriðja aðila sem þú hefur valið, persónuupplýsingar þínar á skipulögðu, almennt notuðu og tölvulesanlegu sniði. Athugaðu að þessi réttur á aðeins við um sjálfvirkar upplýsingar sem þú gafst okkur upphaflega samþykki fyrir að nota eða þar sem við notuðum upplýsingarnar til að framkvæma samning við þig.

Afturkalla samþykki hvenær sem er þegar við byggjum á samþykki til að vinna með persónuupplýsingar þínar. Hins vegar hefur þetta ekki áhrif á lögmæti neinnar vinnslu sem framkvæmd var áður en þú afturkallaðir samþykki þitt. Ef þú afturkallar samþykki þitt gætum við ekki verið fær um að veita þér tilteknar vörur eða þjónustu. Við munum láta þig vita ef það er raunin þegar þú afturkallar samþykki þitt.

12. Breytingaskrá

Breytingaskrá

Þessi hluti skráir þær breytingar sem gerðar hafa verið á persónuverndarstefnu okkar.

04 May 2023: Fyrri persónuverndarstefna dagsett 16. maí 2022 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsett 04. maí 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Breytt skrá yfir aðgreiningar- og sambandsgögn frá gagnasölum eða safnendum.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Breytt skrá yfir tiltekna þriðja aðila sem persónuupplýsingar kunna að vera deilt með.

13 Dec 2023: Fyrri persónuverndarstefna dagsett 04. maí 2023 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsett 13. des 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við tengiliðaupplýsingum fulltrúa okkar í ESB

06 Mar 2024: Fyrri persónuverndarstefna dagsett 13. des 2023 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsett 06. mar 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við tengiliðaupplýsingum fulltrúa okkar í Bretlandi
    • Endurraðað var nokkrum upplýsingum í þessum kafla, en ekkert var breytt í innihaldi.

21 Aug 2024: Fyrri persónuverndarstefna dagsett 06. mar 2024 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsett 21. ágúst 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Bætt var við nýrri 2. kafla sem ber heitið „Persónuupplýsingar þátttakanda í könnun“ og innihaldi hans. Innihaldið gerir einum þátttakanda Voconiq auðvelt að finna samantekt persónuverndarinnganga tengd þátttöku í könnunum okkar. Það vísar einnig vefsíðugestum, viðskiptavinum og öðrum notendum þjónustu til hinna hluta skjalsins. Öll persónuverndarstefnan á við um alla þjónustunotendur, en þessi breyting reynir að skýra það sérstaklega fyrir þátttakendur í könnunum.
  • Aðrir kaflar endur númeraðir til að taka tillit til nýs kafla 2, og vísir uppfærður.

03 Oct 2024: Fyrri persónuverndarstefna dagsetning 21. ágúst 2024 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsett 03. október 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við upplýsingum um persónuverndarfulltrúa.

30 Oct 2025: Fyrri persónuverndarstefna dagsett 03. okt 2024 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsett 30. okt 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable með aðsetur í Bandaríkjunum til að halda utan um gögn Local Voices Rewards Program og senda tölvupóst;
      • DocsAutomator með aðsetur í Þýskalandi til að sjálfvirknivæða yfirlýsingar fyrir umbun samfélagshópa.