Privacy Policy - Voconiq

Síðast uppfært: 14. maí 2026

1. Important Information and Who We Are

Purpose of this privacy policy

This privacy policy aims to give you information on how Voconiq collects and processes your personal data through your use of this website, including any data you may provide through this website when you sign up to our newsletter, register for an account, purchase a product or service, undertake one of our surveys or use one of our expression of interest forms, contact us via telephone, email and/or web form, interact with our social media, or provide your details to any of our staff or representatives in person.

Þetta vefsvæði og kannanir okkar eru ekki ætlaðar börnum yngri en 15 ára og við söfnum ekki af ásetningi gögnum sem varða börn yngri en 15 ára. Við söfnum viðbótarstig foreldrasamþykkis fyrir öll gögn sem við söfnum í könnunum okkar frá einstaklingum á aldrinum 15 til 18 ára.

Mikilvægt er að þú lesir þessa persónuverndarstefnu ásamt öllum öðrum persónuverndarstefnum, stefnum um sanngjarna vinnslu eða samþykkiseyðublöðum sem við kunnum að leggja fram við sérstakar aðstæður þegar við söfnum eða vinnum persónuupplýsingar um þig, svo að þú sért fyllilega meðvituð/aður um hvernig og hvers vegna við notum gögnin þín. Þessi persónuverndarstefna bætir við aðrar tilkynningar og persónuverndarstefnur og er ekki ætlað að ganga framar þeim.

Controller

Reflexivity Pty Ltd is the controller and responsible for your personal data (collectively referred to as “Voconiq”, “we”, “us” or “our” in this privacy policy).

Við höfum skipað persónuverndarstjóra sem ber ábyrgð á að hafa umsjón með spurningum í tengslum við þessa persónuverndarstefnu. Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu, þar með talið beiðnir um að nýta lagaleg réttindi þín (liður #9 hér að neðan), vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarstjórann með upplýsingunum sem eru gefnar hér að neðan.

Contact details

Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu eða persónuverndarvenjur okkar skaltu hafa samband við persónuverndarstjóra okkar á eftirfarandi hátt:

Fullt nafn lögaðila: Reflexivity Pty Ltd t/a Voconiq

Our Privacy Officer

Michael Wood
Email: michael.wood@voconiq.com

If you are an EEA Resident

Vinsamlegast hafðu samband við fulltrúa okkar í ESB á EUrep@voconiq.com. Að öðrum kosti er hægt að ná í hann með eftirfarandi hætti:

• Póstfang: DPO Centre Europe, BERLIN: Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Þýskaland;
• Sími: +49 304 0817 3000;
• Online: dpocentre.com/contact-us/

If you are a UK Resident

Vinsamlegast hafðu samband við fulltrúa okkar í Bretlandi á UKrep@voconiq.com. Að öðrum kosti er hægt að ná í hann með eftirfarandi hætti:

• Post: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, United Kingdom;
• Sími: +44 203 797 6340;
• Online: dpocentre.com/contact-us/

Þú átt rétt á að leggja fram kvörtun hvenær sem er til eftirlitsaðila sem ber ábyrgð á gagnaverndarmálum í þínu landi. Við myndum þó meta það mikils ef við fengjum tækifæri til að bregðast við áhyggjum þínum áður en þú leitar til eftirlitsaðilans, svo hafðu fyrst samband við okkur.

In Australia, please contact the Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Fyrir staði í ESB, vinsamlegast hafðu samband við staðbundinn eftirlitsaðila varðandi persónuverndarmál.

In the UK, you can contact the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK regulator for data protection issues (www.ico.org.uk).

Changes to the privacy policy and your duty to inform us of changes

Við endurskoðum persónuverndarstefnu okkar reglulega. Þessi útgáfa var síðast uppfærð 30. okt. 2025.

Mikilvægt er að persónuupplýsingarnar sem við höfum um þig séu réttar og uppfærðar. Vinsamlegast láttu okkur vita ef persónuupplýsingarnar þínar breytast á meðan samband okkar stendur yfir.

Third-party links

Þetta vefsvæði kann að innihalda tengla á vefsvæði, viðbætur og forrit þriðju aðila. Að smella á þessa tengla eða virkja þessar tengingar getur gert þriðju aðilum kleift að safna gögnum um þig eða deila þeim. Við stjórnum ekki þessum vefsvæðum þriðju aðila og berum ekki ábyrgð á persónuverndarstefnum þeirra. Þegar þú yfirgefur vefsvæðið okkar hvetjum við þig til að lesa persónuverndarstefnu hvers vefsvæðis sem þú heimsækir.

2. Survey Participant Personal Data

Website visitor, customer and service user personal data

Þessi persónuverndarstefna gildir um alla notendur þjónustu okkar, þar á meðal gesti á vefsvæðinu, viðskiptavini og notendur þjónustunnar. Allt skjalið á við um samskipti þín við Voconiq.

Survey participant personal data

• Gagnasöfnun og notkun: Gögn þátttakenda eru safnað til að framkvæma kannanir og fá innsýn. Þessi gögn geta innihaldið tengiliðaupplýsingar, svör og aðrar upplýsingar sem þú gefur af fúsum og frjálsum vilja þegar þú tekur þátt í einni af könnunum okkar. Við upphaf hverrar könnunar verður þér sýnt ítarlegt samþykkiseyðublað, til að upplýsa þig og leyfa þér að samþykkja eða hafna þátttöku. Persónugreinanleg gögn þátttakenda eru aðeins geymd í Qualtrics (sem er staðsett í Ástralíu) og eru aðskilin frá skoðanagögnum þínum.
• Varðveisla gagna:
  • Please see Section 9 (Data retention). Some notes:
    • Gögn þátttakenda verða varðveitt svo lengi sem sanngjarnt er talið nauðsynlegt til að uppfylla þau markmið sem við söfnuðum þeim fyrir og í 12 mánuði til viðbótar eftir að sambandinu við þig lýkur — nema okkur sé lagalega skylt að varðveita þau lengur eða þú biðjir okkur um að eyða þeim fyrr. Til dæmis, ef þú tekur þátt í Local Voices könnunarröð á 3 ára tímabili, verða gögnin varðveitt meðan á þeirri könnunarröð stendur (3 ár) auk 12 mánaða (svo að við getum haft samband við þig aftur ef könnunarröðin hefst að nýju). This will be the case unless you ask us to delete your personal data sooner or we have a legal obligation to retain it (e.g. you commence litigation with us).
    • Ópersónugreind könnunar- og þátttakendagögn — gögn sem ekki er hægt að tengja við þig sérstaklega eða við neinn tiltekinn einstakling — eru varðveitt í samansafnaðri gagnageymslu okkar ótímabundið. Dæmi um þessa tegund „sameinaðra“ eða „samansafnaðra“ gagna verður áfram varðveitt í kerfum okkar til frambúðar.
    • Pappírskannanir sem þú afhendir okkur eða sendir í pósti eru aðeins varðveittar svo lengi sem þarf til að færa þær inn í Qualtrics-kerfið okkar. Eftir það eru þær sendar til eyðingar og síðan eru stafræn gögn varðveitt eins og að ofan greinir.
• Samþykki og afturköllun: Með því að samþykkja þátttöku í könnunum okkar samþykkir þú notkun gagna þinna í könnuninni, að ópersónugreind svör þín fari í sameiginlegan gagnagrunn okkar og að við kunnum að hafa samband við þig vegna framtíðarkannana. Þátttakendur geta afturkallað samþykki sitt fyrir notkun persónugreinanlegra gagna sinna hvenær sem er með því að hafa samband við okkur í gegnum vefsíðu okkar, símalínu eða netfang, og geta afturkallað samþykki sitt fyrir því að vera haft samband við vegna framtíðarkannana eða markaðssetningar með því að nota HÆTTA-VIÐ krækjuna í tölvupóstum með boði í könnuninni.
• Nákvæmni gagna: Við munum hafa samband við þátttakendur á 3 ára fresti til að staðfesta tengiliðaupplýsingar þeirra. Ef þátttakandi svarar ekki munum við gera eitt viðbótarútkall til að ná sambandi við hann. Ef enn fæst ekkert svar verða persónugreinanleg gögn hans fjarlægð úr gagnagrunni okkar. Öll ópersónugreind skoðunargögn sem hafa verið sameinuð öðrum skoðunargögnum sem við höfum safnað munu vera áfram í sameiginlega gagnagrunninum okkar og verða ekki lengur tengd neinum einstaklingi eða þeim sem veitti þau.

These details are integrated into the current Voconiq privacy policy, which follows below.

3. The Data We Collect About You

Persónuupplýsingar, eða persónuupplýsingar, merkja allar upplýsingar um einstakling sem hægt er að bera kennsl á viðkomandi út frá. Það nær ekki til gagna þar sem auðkenni hefur verið fjarlægt (nafnlaus gögn).

We may collect, use, store and transfer different kinds of personal data about you which we have grouped together as follows:

• Identity Data includes first name, maiden name, last name, username or similar identifier, marital status, title, date of birth and gender.
• Contact Data includes billing address, delivery address, email address, telephone numbers and social media handles.
• Financial Data includes bank account and payment card details.
• Transaction Data includes details about payments to and from you and other details of products and services you have purchased from us.
• Technical Data includes internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, and other technology on the devices you use to access this website and for our surveys.
• Profile Data includes your username and password, purchases or orders made by you, your interests, preferences, social media handles, feedback and survey responses.
• Usage Data includes information about how you use our website, products and services.
• Marketing and Communications Data includes your preferences in receiving marketing from us and our third parties and your communication preferences.

Við söfnum einnig, notum og deilum samanlögðum gögnum eins og tölfræðilegum gögnum eða lýðfræðilegum gögnum í hvaða tilgangi sem er. Samanlögð gögn kunna að vera unnin úr persónuupplýsingum þínum en teljast ekki persónuupplýsingar í lögum þar sem þessi gögn munu ekki afhjúpa hver þú ert, hvorki beint né óbeint. Til dæmis gætum við safnað saman Notkunargögnum þínum til að reikna út hlutfall notenda sem opna tiltekinn vefsvæðiseiginleika. Hins vegar, ef við sameinum eða tengjum samanlögð gögn við persónuupplýsingar þínar þannig að hægt sé að bera kennsl á þig beint eða óbeint, meðhöndlum við sameinuðu gögnin sem persónuupplýsingar sem verða notaðar í samræmi við þessa persónuverndarstefnu.

Við söfnum ekki neinum sérstökum flokkum persónuupplýsinga um þig (þetta felur í sér upplýsingar um kynþátt eða þjóðerni, trúarlegar eða heimspekilegar skoðanir, kynlíf, kynhneigð, stjórnmálaskoðanir, aðild að stéttarfélagi, upplýsingar um heilsu þína og erfða- og líffræðileg gögn). Við söfnum heldur ekki neinum upplýsingum um sakfellingar eða lögbrot.

If you fail to provide personal data

Þegar við þurfum að safna persónuupplýsingum samkvæmt lögum, eða samkvæmt skilmálum samnings sem við höfum við þig, og þú lætur ekki þær upplýsingar í té þegar beðið er um þær, gætum við ekki verið fær um að uppfylla samninginn sem við höfum eða erum að reyna að gera við þig (til dæmis til að veita þér vörur eða þjónustu). Í þessu tilviki gætum við þurft að fella niður vöru eða þjónustu sem þú hefur hjá okkur en við munum láta þig vita ef svo er á þeim tíma.

4. How Is Your Personal Data Collected?

We use different methods to collect data from and about you including through:

Direct interactions

Þú gætir verið vísað til okkar af þriðja aðila sem starfar fyrir okkar hönd, en þú munt alltaf láta gögnin í té beint til okkar. Þú getur veitt okkur auðkennis-, tengiliða- og fjárhagsgögn með því að fylla út eyðublöð eða eiga samskipti við okkur í pósti, í síma, með tölvupósti eða á annan hátt. Þetta á einnig við um persónuupplýsingar sem þú lætur í té þegar þú:

• apply for our products or services;
• create an account on our website;
• subscribe to our service or publications;
• request marketing to be sent to you;
• enter a competition, promotion or survey; or
• give us feedback or contact us.

Automated technologies or interactions

Þegar þú átt í samskiptum við vefinn okkar eða kannanir munum við sjálfkrafa safna tæknilegum gögnum um búnað þinn, vafraaðgerðir og mynstur. Við söfnum þessum persónuupplýsingum með því að nota smákökur, þjónaskrár og aðra sambærilega tækni. Vinsamlegast sjáðu stefnur okkar um smákökur til að fá nánari upplýsingar.

Identity and Contact Data from data brokers or aggregators

Such as:

• Arvanitis Marketing P/L með aðsetur í Simbabve
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda með aðsetur í Brasilíu
• Taverner Research by Tobumo Pty Ltd based in Australia
• Sample Solutions B.V. operating in Portugal, based in Denmark
• Aximage-Cominicação e Imagem, LDA með aðsetur í Portúgal
• Spirituc based in Portugal
• Marknadskraft i Norden AB með aðsetur í Svíþjóð
• Polis Pesquisa E Consultoria með aðsetur í Brasilíu

Identity and Contact Data from publicly available sources

Such as:

• LinkedIn með aðsetur í Bandaríkjunum
• Facebook með aðsetur í Bandaríkjunum
• Twitter based in The United States of America
• Instagram með aðsetur í Bandaríkjunum
• Websites and Google entries
• Fjölmiðlaútgáfur

5. How We Use Your Personal Data

Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar þegar lögin heimila okkur að gera það. Algengast er að við munum nota persónuupplýsingar þínar við eftirfarandi aðstæður:

• Where we need to perform the contract we are about to enter into or have entered into with you.
• Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.
• Where we need to comply with a legal obligation.

Almennt treystum við ekki á samþykki sem lagagrundvöll fyrir vinnslu persónuupplýsinga þinna, þó munum við afla samþykkis þíns áður en við sendum þér beinar markaðssamskipanir þriðju aðila með tölvupósti eða textaskilaboðum. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki fyrir markaðssamskiptum hvenær sem er með því að hafa samband við okkur. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki fyrir markaðsefni hvenær sem er með því að hafa samband við okkur.

Purposes for which we will use your personal data

Við höfum hér að neðan sett fram í töfluformi lýsingu á öllum þeim leiðum sem við ætlum að nota persónuupplýsingar þínar og á hvaða lagagrundvöllum við styðjumst við það. Við höfum einnig skilgreint hverjir lögmætu hagsmunir okkar eru, þar sem við á.

Athugaðu að við kunnum að vinna persónuupplýsingar þínar á fleiri en einum lögmætum grundvelli, eftir því hvaða tiltekna tilgangi við notum gögnin þín í. Hafðu samband við okkur ef þú þarft nánari upplýsingar um þann tiltekna lagagrundvöll sem við byggjum á við vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar fleiri en einn grundvöllur hefur verið tilgreindur í töflunni hér að neðan.

Promotional offers from us

Við kunnum að nota auðkennis-, tengiliða-, tæknilegar, notkunar- og prófílgögn þín til að mynda mat á því sem við teljum að þú gætir viljað eða þurft, eða hvað gæti haft áhuga fyrir þig. Þannig ákveðum við hvaða vörur, þjónusta og tilboð geta verið viðeigandi fyrir þig (við köllum þetta markaðssetningu).

You will receive marketing communications from us if you have requested information from us or purchased goods or services from us and you have not opted out of receiving that marketing.

Third-party marketing

We will get your express opt-in consent before we share your personal data with any third party for marketing purposes.

Opting out

You can ask us or third parties to stop sending you marketing messages at any time by following the opt-out links on any marketing message sent to you or by contacting us at any time.

Where you opt out of receiving these marketing messages, this will not apply to personal data provided to us as a result of a product/service purchase, product/service experience or other transactions.

Cookies

Þú getur stillt vafrann þinn þannig að hann hafni öllum eða sumum vafrakökum, eða láti þig vita þegar vefsíður setja eða lesa vafrakökur. Ef þú gerir vafrakökur óvirkar eða hafnar þeim skaltu hafa í huga að sumir hlutar þessa vefsvæðis kunna að verða óaðgengilegir eða virka ekki rétt. Fyrir frekari upplýsingar um vafrakökurnar sem við notum, vinsamlegast farðu á alþjóðlega vafrakökustefnu okkar, sem er aðgengileg á voconiq.com/legal/cookies.

Change of purpose

Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar í þeim tilgangi sem við söfnuðum þeim í, nema við teljum með sanngjörnum hætti að við þurfum að nota þær í öðrum tilgangi og að sá tilgangur samræmist upprunalega tilganginum. Ef þú vilt fá skýringu á því hvernig vinnsla í nýja tilganginum samræmist upprunalega tilganginum skaltu hafa samband við okkur.

Ef við þurfum að nota persónuupplýsingar þínar í ótengdum tilgangi munum við láta þig vita og útskýra þann lagagrundvöll sem heimilar okkur að gera það.

Athugaðu að við kunnum að vinna persónuupplýsingar þínar án vitundar þinnar eða samþykkis, í samræmi við reglurnar hér að ofan, þegar lög krefjast þess eða heimila það.

6. Disclosures of Your Personal Data

We may share your personal data with the parties set out below for the purposes set out in the table in item #4 (Purposes for which we will use your personal data) above.

• Internal Third Parties as set out in the Glossary (item #10 below).
• External Third Parties as set out in the Glossary (item #10 below).
• Specific third parties such as:
  • Microsoft 365 Business Services based in The United States of America to store data on SharePoint and OneDrive, and to process data in PowerBI, as well as for our general business correspondence and management;
  • Adobe Creative Suite products by Adobe Inc. based in The United States of America for designing our data reports and marketing;
  • Qualtrics based in Australia who conduct surveys, store data, contact survey participants on our behalf;
  • Atlassian based in The United States of America (with headquarters in Australia) who provide a task and project planning platform for our work activities;
  • Amazon Web Services based in The United States of America (with servers located globally) for RStudio hosting and data storage.
  • Databricks based in The United States of America for data hosting.
  • Docker based in The United States of America to build, test and deploy our applications.
  • Dropbox based in The United States of America and Australia to store our data collected in Qualtrics;
  • RStudio based in The United States of America as a software development environment focused on the R programming language used to connect to Qualtrics API to process, manage and de-identify survey data.
  • Shinyapps.io by RStudio based in The United States of America to host our shiny dashboards (Shinyapps servers leverage Amazon’s AWS technology with the server itself located in The United States of America).
  • GitHub based in The United States of America and Australia to store our development and data processing source codes;
  • BitBucket based in The United States of America to store our development and data processing source codes;
  • BlueHost based in The United States of America (with additional servers in the United Kingdom, India and China) to store and serve our Voconiq website and any data that comes through our website, and to store and serve some HTML based data visualisations;
  • SiteGround based in The United States of America (with data locations globally including The United Kingdom, Bulgaria, Cyprus and Spain) to store and serve our Voconiq Local Voices website and any data that comes through our website;
  • Google based in The United States of America (with data centres globally including in Chile, Ireland, Netherlands, Denmark, Finland, Belgium, Taiwan, Singapore) for Google Analytics information for our websites, API access and Google Cloud storage for some of our data files;
  • CyberDuck based in Switzerland to access our server files;
  • OpenAI based in The United States of America to assist in the summarisation of data and report writing;
  • Mailchimp based in The United States of America to store our email contact list, send emails and newsletters on our behalf;
  • Mail Merge Toolkit by MAPILab Ltd. based in Canada and Russia to send emails and newsletters through Microsoft products like Outlook;
  • HubSpot based in The United States of America and Germany to store our client contact information and send emails and newsletters on our behalf;
  • HubDoc based in The United States of America to store our client and business-related documents;
  • Hootsuite based in Canada (with servers in The United States of America) to manage our social media;
  • Canva based in Australia for graphic design templates;
  • SetUpMyOffshore (SUMO) based in The Philippines for graphic design services;
  • Miro based in The United States of America for note taking and planning;
  • Retrotool based in The United States of America for note taking and planning;
  • Mural by Tactivos, Inc. based in The United States of America and Argentina for note taking and planning during meetings;
  • Dovetail based in Australia for note summarisation, synthesis and customer data analysis;
  • Synthesia.io based in The United Kingdom for the creation of AI videos;
  • Screenpresso based in France for screen capture and editing screen captures;
  • EnableHR based in Australia and New Zealand to organise and monitor our Human Resources and Work Health and Safety documentation;
  • Xero based in New Zealand to organise and process our accounting and payment related documents;
  • Airwallex based in Australia (with data centres globally) to pay accounts and suppliers;
  • Airtable based in The United States of America to manage our Local Voices Rewards Program data and to send emails;
  • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards;
  • TollFreeForwarding based in The United States of America to manage our phone services and store data related to those who contact us by phone;
  • GiftPay by Unified Incentives Pty Ltd based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to survey takers and rewards groups;
  • GiftCardStore by Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to survey takers and rewards groups;
  • Try-Local by Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to local survey takers;
  • Wyntec Pty Ltd based in Australia for full-service Information Technology setup and support.
• Þriðju aðilar sem við kunnum að ákveða að selja, framselja eða sameina hluta starfsemi okkar eða eignir við. Að öðrum kosti kunnum við að leitast við að kaupa önnur fyrirtæki eða sameinast þeim. Ef breyting verður á starfsemi okkar geta nýju eigendurnir notað persónuupplýsingar þínar á sama hátt og fram kemur í þessari persónuverndarstefnu.

Við krefjumst þess að allir þriðju aðilar virði öryggi persónuupplýsinga þinna og meðhöndli þær í samræmi við lög. Við leyfum ekki þjónustuveitendum þriðju aðila að nota persónuupplýsingar þínar í eigin tilgangi og heimilum þeim aðeins að vinna þær í tilteknum tilgangi og í samræmi við fyrirmæli okkar og þessa persónuverndarstefnu.

7. International Transfers

Við og margir ytri þriðju aðilar okkar eru staðsettir utan Bretlands og ESB, þannig að vinnsla þeirra á persónuupplýsingum þínum mun fela í sér flutning gagna utan Bretlands eða ESB, eftir því sem við á. Meirihluti gagnavinnslu okkar fer fram í Ástralíu og uppfyllir einnig Australian Privacy Principles (APPs) sem eru í Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act), aðgengileg á: www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Whenever we transfer your personal data out of the UK or EU, we ensure a similar degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is present:

• We will only transfer your personal data to countries that have been deemed to provide an adequate level of protection for personal data; or
• Where we use certain service providers, we may use specific contracts approved for use in the UK or EU, as appropriate, which give personal data the same protection it has in the UK or EU, as appropriate; or
• We will obtain your explicit consent to transfer your data to the country of storage/processing (which is typically Australia, where we are based), and maintain our internal processes and practices to honour all requests to enact your rights and handle your data in accordance with UK/EU/GDPR/RGPD standards.

Hafðu samband við okkur ef þú vilt frekari upplýsingar um þá tilteknu aðferð sem við notum þegar við flytjum persónuupplýsingar þínar út fyrir Bretland eða ESB.

8. Data Security

Við höfum komið á viðeigandi öryggisráðstöfunum til að koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar glatist fyrir slysni, séu notaðar eða aðgengilegar á óheimilan hátt, breyttar eða birtar. Að auki takmörkum við aðgang að persónuupplýsingum þínum við þá starfsmenn, umboðsmenn, verktaka og aðra þriðju aðila sem hafa viðskiptalega þörf fyrir að vita þær. Þeir munu aðeins vinna með persónuupplýsingar þínar samkvæmt fyrirmælum okkar og þeir eru bundnir trúnaðarskyldu.

We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.

9. Data Retention

How long will you use my personal data for?

Við munum aðeins varðveita persónuupplýsingar þínar eins lengi og sanngjarnt er nauðsynlegt til að uppfylla tilganginn sem við söfnuðum þeim í, þar á meðal til að uppfylla allar lagalegar, reglugerðarlegar, skattalegar, bókhaldslegar eða skýrslugjafarkröfur. Við kunnum að varðveita persónuupplýsingar þínar lengur ef kvörtun kemur fram eða ef við teljum með sanngjörnum hætti að líkur séu á málsókn vegna sambands okkar við þig.

Hvað sem öðru líður munum við ekki varðveita persónuupplýsingar þínar lengur en 12 mánuði eftir að samskiptum okkar við þig lýkur nema við séum lagalega skuldbundin til að varðveita upplýsingar um viðskiptavini (þar á meðal tengiliðaupplýsingar, auðkennisupplýsingar, fjárhagsupplýsingar og færslugögn) í skattalegum tilgangi. Í því tilviki munum við varðveita þær upplýsingar í 6 ár eftir að samskiptum okkar lýkur.

In some circumstances you can ask us to delete your data: see your legal rights (item #9) below for further information.

Við munum í sumum tilfellum afpersónugera persónuupplýsingar þínar (svo að þær verði ekki lengur tengdar við þig) í rannsóknar- eða tölfræðilegum tilgangi, og þá kunnum við að nota þessar upplýsingar ótakmarkað og án frekari tilkynningar til þín.

10. Your Legal Rights

Við ákveðnar aðstæður hefur þú réttindi samkvæmt lögum um gagnavernd í tengslum við persónuupplýsingar þínar. Vinsamlegast smelltu á tenglana hér að neðan til að fá frekari upplýsingar um þessi réttindi:

Ef þú vilt nýta einhver þeirra réttinda sem eru talin upp hér að ofan skaltu hafa samband við okkur.

In addition, a copy of the Australian Privacy Principles and rights for Australians (and those who have consented to have their data transferred to Australia) may be obtained from the website of The Office of the Australian Information Commissioner at oaic.gov.au.

No fee usually required

Þú þarft ekki að greiða gjald til að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum (eða til að nýta önnur réttindi). Hins vegar gætum við rukkað sanngjarnt gjald ef beiðni þín er augljóslega tilefnislaus, endurtekin eða óhófleg. Að öðrum kosti gætum við neitað að verða við beiðni þinni við þessar aðstæður.

What we may need from you

Við gætum þurft að biðja þig um tilteknar upplýsingar til að hjálpa okkur að staðfesta auðkenni þitt og tryggja rétt þinn til að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum (eða til að nýta einhver önnur réttindi þín). Þetta er öryggisráðstöfun til að tryggja að persónuupplýsingar séu ekki birtar neinum sem hefur ekki rétt til að fá þær. Við kunnum einnig að hafa samband við þig og biðja um frekari upplýsingar í tengslum við beiðni þína til að flýta fyrir svörun okkar.

Time limit to respond

Við reynum að svara öllum lögmætum beiðnum innan eins mánaðar. Stundum getur það tekið okkur lengur en mánuð ef beiðni þín er sérstaklega flókin eða ef þú hefur lagt fram margar beiðnir. Í því tilviki munum við láta þig vita og halda þér upplýstum.

11. Glossary

Lawful Basis

Lögmætir hagsmunir merkja hagsmuni fyrirtækis okkar af því að reka og stjórna starfsemi okkar þannig að við getum veitt þér bestu þjónustuna/vöruna og bestu og öruggustu upplifunina. Við tryggjum að við metum og vegum hugsanleg áhrif á þig (bæði jákvæð og neikvæð) og réttindi þín áður en við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar. Við notum ekki persónuupplýsingar þínar í starfsemi þar sem hagsmunir okkar vega minna en áhrifin á þig (nema við höfum samþykki þitt eða lög krefjist þess eða leyfi það). Þú getur fengið frekari upplýsingar um hvernig við metum lögmæta hagsmuni okkar gagnvart hugsanlegum áhrifum á þig hvað varðar tilteknar aðgerðir með því að hafa samband við okkur.

Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract.

Comply with a legal obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal obligation that we are subject to.

Third Parties

Internal Third Parties

• Önnur fyrirtæki í Voconiq-samstæðunni sem starfa sem sameiginlegir ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar, eru staðsett í Ástralíu, veita upplýsingatækni- og kerfisstjórnun þjónustu og annast skýrslugjöf til stjórnenda.
• Service Providers acting as processors in Zimbabwe, Brazil and Australia who collect data on our behalf as part of surveys.

External Third Parties

• Service providers acting as processors based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, who provide IT and system administration services.
• Professional advisers acting as processors including lawyers, bankers, auditors and insurers based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, The United States of America, Canada and New Zealand who provide consultancy, banking, legal, insurance and accounting services.
• HM Revenue & Customs, eftirlitsaðilar og önnur yfirvöld sem starfa sem vinnsluaðilar og eru staðsett í Bretlandi og krefjast skýrslugjafar um vinnsluaðgerðir við ákveðnar aðstæður.
• The Australian Tax Office regulators and other authorities acting as processors based in Australia who require reporting of processing activities in certain circumstances.

Your Legal Rights

You have the right to:

Óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum þínum (oft kallað „beiðni um aðgang skráðra upplýsinga“). Þetta gerir þér kleift að fá afrit af persónuupplýsingunum sem við höfum um þig og kanna hvort við vinnum þær í samræmi við lög.

Óska eftir leiðréttingu á persónuupplýsingunum sem við höfum um þig. Þetta gerir þér kleift að fá leiðréttingu á öllum ófullkomnum eða ónákvæmum gögnum sem við höfum um þig, þó að við kunnum að þurfa að staðfesta nákvæmni nýrra gagna sem þú lætur okkur í té.

Óska eftir eyðingu á persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þegar engin gild ástæða er fyrir því að við höldum áfram að vinna þær. Þú átt einnig rétt á að biðja okkur að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þínar þegar þú hefur með árangri nýtt rétt þinn til að andmæla vinnslu (sjá hér að neðan), þegar við kunnum að hafa unnið upplýsingar þínar ólöglega eða þegar okkur er skylt að eyða persónuupplýsingum þínum til að fara að staðbundnum lögum. Athugaðu þó að við getum ekki alltaf orðið við beiðni þinni um eyðingu af sérstökum lagalegum ástæðum sem þér verða tilkynntar, ef við á, þegar þú leggur beiðnina fram.

Mótmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar við styðjumst við lögmæta hagsmuni (eða hagsmuni þriðja aðila) og eitthvað í þinni sérstöku stöðu gerir það að verkum að þú vilt mótmæla vinnslunni á þeim grundvelli að hún hafi áhrif á grundvallarréttindi þín og frelsi. Þú átt einnig rétt á að mótmæla þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar í beinni markaðssetningu. Í sumum tilvikum getum við sýnt fram á að við höfum knýjandi lögmæta ástæðu til að vinna upplýsingar þínar sem ganga framar réttindum þínum og frelsi.

Óska eftir takmörkun á vinnslu á persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur um að stöðva vinnslu persónuupplýsinga þinna í eftirfarandi tilvikum:

• Ef þú vilt að við staðfestum réttmæti gagnanna.
• Where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it.
• Where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims.
• You have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.

Óska eftir flutningi á persónuupplýsingum þínum til þín eða til þriðja aðila. Við munum afhenda þér, eða þriðja aðila sem þú hefur valið, persónuupplýsingar þínar á skipulögðu, algengu og tölvulesanlegu sniði. Athugaðu að þessi réttur gildir aðeins um sjálfvirkar upplýsingar sem þú gafst okkur upphaflega samþykki fyrir að nota eða þar sem við notuðum upplýsingarnar til að framkvæma samning við þig.

Draga samþykki til baka hvenær sem er þegar við byggjum á samþykki til að vinna persónuupplýsingar þínar. Hins vegar hefur þetta ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fór fram áður en þú dregur samþykki þitt til baka. Ef þú dregur samþykki þitt til baka gætum við ekki getað veitt þér tilteknar vörur eða þjónustu. Við munum láta þig vita ef svo er þegar þú dregur samþykki þitt til baka.

12. Change Log

Change Log

This section documents the changes made to our Privacy Policy.

04 May 2023: The previous Privacy Policy dated 16 May 2022 was replaced with an updated policy dated 04 May 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Breyttur listi yfir auðkennis- og tengiliðagögn frá gagnamiðlurum eða gagnasöfnurum.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Breyttur listi yfir tiltekna þriðju aðila sem persónuupplýsingum kann að vera deilt með.

13 Dec 2023: The previous Privacy Policy dated 04 May 2023 was replaced with an updated policy dated 13 Dec 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við samskiptaupplýsingum fulltrúa okkar í ESB

06 Mar 2024: The previous Privacy Policy dated 13 Dec 2023 was replaced with an updated policy dated 06 Mar 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við samskiptaupplýsingum fulltrúa okkar í Bretlandi
    • Rearranged some information inside this section, but did not change any of it.

21 Aug 2024: The previous Privacy Policy dated 06 Mar 2024 was replaced with an updated policy dated 21 Aug 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Bætt við nýjum kafla 2 sem ber heitið „Persónuupplýsingar þátttakenda í könnun“ og innihaldi hans. Efnið sem bætt var við gerir einum af þátttakendum í könnun Voconiq kleift að finna auðveldlega samantekt á persónuverndarupplýsingum sem tengjast þátttöku þeirra í könnunum okkar. Það vísar einnig gestum vefsíðunnar, viðskiptavinum og öðrum notendum þjónustunnar á restina af skjalinu. Öll persónuverndarstefnan á við alla notendur þjónustunnar, en þessi breyting reynir að gera það skýrara fyrir þátttakendur í könnunum.
  • Aðrir kaflar endurvísaðir til að taka mið af nýjum kafla 2 og efnisyfirlit uppfært.

03 Oct 2024: The previous Privacy Policy dated 21 Aug 2024 was replaced with an updated policy dated 03 Oct 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við upplýsingum um persónuverndarfulltrúa.

30 Oct 2025: The previous Privacy Policy dated 03 Oct 2024 was replaced with an updated policy dated 30 Oct 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable based in The United States of America to manage our Local Voices Rewards Program data and to send emails;
      • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards.