Persónuverndarstefna - Voconiq

Síðast uppfært: 14. maí 2026

1. Mikilvægar upplýsingar og hver við erum

Tilgangur þessarar persónuverndarstefnu

Þessi persónuverndarstefna á að veita þér upplýsingar um hvernig Voconiq safnar og vinnur úr persónuupplýsingum þínum í gegnum notkun þína á þessu vefsvæði, þar á meðal öllum gögnum sem þú gætir veitt í gegnum þetta vefsvæði þegar þú skráir þig á fréttabréfið okkar, stofnar aðgang, kaupir vöru eða þjónustu, tekur þátt í einni af könnunum okkar eða notar eitt af eyðublöðum okkar fyrir áhugaábendingar, hefur samband við okkur í síma, tölvupósti og/eða gegnum vefform, átt samskipti á samfélagsmiðlum okkar eða veitir starfsfólki okkar eða fulltrúum upplýsingar þínar persónulega.

Þetta vefsvæði og kannanir okkar eru ekki ætlaðar börnum yngri en 15 ára og við söfnum ekki af ásetningi gögnum sem varða börn yngri en 15 ára. Við söfnum viðbótarstig foreldrasamþykkis fyrir öll gögn sem við söfnum í könnunum okkar frá einstaklingum á aldrinum 15 til 18 ára.

Mikilvægt er að þú lesir þessa persónuverndarstefnu ásamt öllum öðrum persónuverndarstefnum, stefnum um sanngjarna vinnslu eða samþykkiseyðublöðum sem við kunnum að leggja fram við sérstakar aðstæður þegar við söfnum eða vinnum persónuupplýsingar um þig, svo að þú sért fyllilega meðvituð/aður um hvernig og hvers vegna við notum gögnin þín. Þessi persónuverndarstefna bætir við aðrar tilkynningar og persónuverndarstefnur og er ekki ætlað að ganga framar þeim.

Ábyrgðaraðili

Reflexivity Pty Ltd er ábyrgðaraðili og ber ábyrgð á persónuupplýsingum þínum (sameiginlega nefnt „Voconiq“, „við“, „okkur“ eða „okkar“ í þessari persónuverndarstefnu).

Við höfum skipað persónuverndarstjóra sem ber ábyrgð á að hafa umsjón með spurningum í tengslum við þessa persónuverndarstefnu. Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu, þar með talið beiðnir um að nýta lagaleg réttindi þín (liður #9 hér að neðan), vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarstjórann með upplýsingunum sem eru gefnar hér að neðan.

Hafðu samband

Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu eða persónuverndarvenjur okkar skaltu hafa samband við persónuverndarstjóra okkar á eftirfarandi hátt:

Fullt nafn lögaðila: Reflexivity Pty Ltd t/a Voconiq

Persónuverndarfulltrúi okkar

Michael Wood
Tölvupóstur: michael.wood@voconiq.com

Ef þú ert búsettur á EES-svæðinu

Vinsamlegast hafðu samband við fulltrúa okkar í ESB á EUrep@voconiq.com. Að öðrum kosti er hægt að ná í hann með eftirfarandi hætti:

• Póstfang: DPO Centre Europe, BERLIN: Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Þýskaland;
• Sími: +49 304 0817 3000;
• Á netinu: dpocentre.com/contact-us/

Ef þú ert búsettur í Bretlandi

Vinsamlegast hafðu samband við fulltrúa okkar í Bretlandi á UKrep@voconiq.com. Að öðrum kosti er hægt að ná í hann með eftirfarandi hætti:

• Póstur: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, Bretland;
• Sími: +44 203 797 6340;
• Á netinu: dpocentre.com/contact-us/

Þú átt rétt á að leggja fram kvörtun hvenær sem er til eftirlitsaðila sem ber ábyrgð á gagnaverndarmálum í þínu landi. Við myndum þó meta það mikils ef við fengjum tækifæri til að bregðast við áhyggjum þínum áður en þú leitar til eftirlitsaðilans, svo hafðu fyrst samband við okkur.

Í Ástralíu skaltu hafa samband við Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Fyrir staði í ESB, vinsamlegast hafðu samband við staðbundinn eftirlitsaðila varðandi persónuverndarmál.

Í Bretlandi getur þú haft samband við Information Commissioner’s Office (ICO), breska eftirlitsaðilann fyrir persónuverndarmál (www.ico.org.uk).

Breytingar á persónuverndarstefnunni og skylda þín til að tilkynna okkur um breytingar

Við endurskoðum persónuverndarstefnu okkar reglulega. Þessi útgáfa var síðast uppfærð 30. okt. 2025.

Mikilvægt er að persónuupplýsingarnar sem við höfum um þig séu réttar og uppfærðar. Vinsamlegast láttu okkur vita ef persónuupplýsingarnar þínar breytast á meðan samband okkar stendur yfir.

Tenglar þriðju aðila

Þetta vefsvæði kann að innihalda tengla á vefsvæði, viðbætur og forrit þriðju aðila. Að smella á þessa tengla eða virkja þessar tengingar getur gert þriðju aðilum kleift að safna gögnum um þig eða deila þeim. Við stjórnum ekki þessum vefsvæðum þriðju aðila og berum ekki ábyrgð á persónuverndarstefnum þeirra. Þegar þú yfirgefur vefsvæðið okkar hvetjum við þig til að lesa persónuverndarstefnu hvers vefsvæðis sem þú heimsækir.

2. Persónuupplýsingar þátttakenda í könnun

Persónuupplýsingar vefgesta, viðskiptavina og notenda þjónustu

Þessi persónuverndarstefna gildir um alla notendur þjónustu okkar, þar á meðal gesti á vefsvæðinu, viðskiptavini og notendur þjónustunnar. Allt skjalið á við um samskipti þín við Voconiq.

Persónuupplýsingar þátttakenda í könnun

• Gagnasöfnun og notkun: Gögn þátttakenda eru safnað til að framkvæma kannanir og fá innsýn. Þessi gögn geta innihaldið tengiliðaupplýsingar, svör og aðrar upplýsingar sem þú gefur af fúsum og frjálsum vilja þegar þú tekur þátt í einni af könnunum okkar. Við upphaf hverrar könnunar verður þér sýnt ítarlegt samþykkiseyðublað, til að upplýsa þig og leyfa þér að samþykkja eða hafna þátttöku. Persónugreinanleg gögn þátttakenda eru aðeins geymd í Qualtrics (sem er staðsett í Ástralíu) og eru aðskilin frá skoðanagögnum þínum.
• Varðveisla gagna:
  • Please see Section 9 (Data retention). Some notes:
    • Gögn þátttakenda verða varðveitt svo lengi sem sanngjarnt er talið nauðsynlegt til að uppfylla þau markmið sem við söfnuðum þeim fyrir og í 12 mánuði til viðbótar eftir að sambandinu við þig lýkur — nema okkur sé lagalega skylt að varðveita þau lengur eða þú biðjir okkur um að eyða þeim fyrr. Til dæmis, ef þú tekur þátt í Local Voices könnunarröð á 3 ára tímabili, verða gögnin varðveitt meðan á þeirri könnunarröð stendur (3 ár) auk 12 mánaða (svo að við getum haft samband við þig aftur ef könnunarröðin hefst að nýju). Þetta gildir nema þú biðjir okkur um að eyða persónuupplýsingum þínum fyrr eða við höfum lagalega skyldu til að varðveita þær (t.d. ef þú höfðar mál gegn okkur).
    • Ópersónugreind könnunar- og þátttakendagögn — gögn sem ekki er hægt að tengja við þig sérstaklega eða við neinn tiltekinn einstakling — eru varðveitt í samansafnaðri gagnageymslu okkar ótímabundið. Dæmi um þessa tegund „sameinaðra“ eða „samansafnaðra“ gagna verður áfram varðveitt í kerfum okkar til frambúðar.
    • Pappírskannanir sem þú afhendir okkur eða sendir í pósti eru aðeins varðveittar svo lengi sem þarf til að færa þær inn í Qualtrics-kerfið okkar. Eftir það eru þær sendar til eyðingar og síðan eru stafræn gögn varðveitt eins og að ofan greinir.
• Samþykki og afturköllun: Með því að samþykkja þátttöku í könnunum okkar samþykkir þú notkun gagna þinna í könnuninni, að ópersónugreind svör þín fari í sameiginlegan gagnagrunn okkar og að við kunnum að hafa samband við þig vegna framtíðarkannana. Þátttakendur geta afturkallað samþykki sitt fyrir notkun persónugreinanlegra gagna sinna hvenær sem er með því að hafa samband við okkur í gegnum vefsíðu okkar, símalínu eða netfang, og geta afturkallað samþykki sitt fyrir því að vera haft samband við vegna framtíðarkannana eða markaðssetningar með því að nota HÆTTA-VIÐ krækjuna í tölvupóstum með boði í könnuninni.
• Nákvæmni gagna: Við munum hafa samband við þátttakendur á 3 ára fresti til að staðfesta tengiliðaupplýsingar þeirra. Ef þátttakandi svarar ekki munum við gera eitt viðbótarútkall til að ná sambandi við hann. Ef enn fæst ekkert svar verða persónugreinanleg gögn hans fjarlægð úr gagnagrunni okkar. Öll ópersónugreind skoðunargögn sem hafa verið sameinuð öðrum skoðunargögnum sem við höfum safnað munu vera áfram í sameiginlega gagnagrunninum okkar og verða ekki lengur tengd neinum einstaklingi eða þeim sem veitti þau.

Þessar upplýsingar eru felldar inn í núverandi persónuverndarstefnu Voconiq, sem fylgir hér á eftir.

3. Gögnin sem við söfnum um þig

Persónuupplýsingar, eða persónuupplýsingar, merkja allar upplýsingar um einstakling sem hægt er að bera kennsl á viðkomandi út frá. Það nær ekki til gagna þar sem auðkenni hefur verið fjarlægt (nafnlaus gögn).

Við kunnum að safna, nota, geyma og flytja ýmsar gerðir persónuupplýsinga um þig sem við höfum flokkað þannig:

• Persónugreiningargögn fela í sér fornafn, meyjarnafn, eftirnafn, notendanafn eða svipað auðkenni, hjúskaparstöðu, titil, fæðingardag og kyn.
• Hafgögn fela í sér innheimtufang, afhendingarfang, netfang, símanúmer og notendanöfn á samfélagsmiðlum.
• Fjárhagsgögn fela í sér upplýsingar um bankareikninga og greiðslukort.
• Færslugögn fela í sér upplýsingar um greiðslur til og frá þér og aðrar upplýsingar um vörur og þjónustu sem þú hefur keypt af okkur.
• Tæknigögn fela í sér IP-tölu, innskráningargögn þín, tegund og útgáfu vafra, tímabeltisstillingu og staðsetningu, viðbætur í vafra og útgáfur þeirra, stýrikerfi og vettvang, og annan tækni á tækjunum sem þú notar til að fá aðgang að þessu vefsvæði og taka þátt í könnunum okkar.
• Prófílgögn fela í sér notandanafn og lykilorð, kaup eða pantanir sem þú hefur gert, áhugamál þín, óskir, notendanöfn á samfélagsmiðlum, endurgjöf og svör við könnunum.
• Notkunargögn fela í sér upplýsingar um hvernig þú notar vefsvæðið okkar, vörur og þjónustu.
• Markaðs- og samskiptagögn fela í sér óskir þínar um að fá markaðsefni frá okkur og þriðju aðilum okkar og óskir þínar um samskipti.

Við söfnum einnig, notum og deilum samanlögðum gögnum eins og tölfræðilegum gögnum eða lýðfræðilegum gögnum í hvaða tilgangi sem er. Samanlögð gögn kunna að vera unnin úr persónuupplýsingum þínum en teljast ekki persónuupplýsingar í lögum þar sem þessi gögn munu ekki afhjúpa hver þú ert, hvorki beint né óbeint. Til dæmis gætum við safnað saman Notkunargögnum þínum til að reikna út hlutfall notenda sem opna tiltekinn vefsvæðiseiginleika. Hins vegar, ef við sameinum eða tengjum samanlögð gögn við persónuupplýsingar þínar þannig að hægt sé að bera kennsl á þig beint eða óbeint, meðhöndlum við sameinuðu gögnin sem persónuupplýsingar sem verða notaðar í samræmi við þessa persónuverndarstefnu.

Við söfnum ekki neinum sérstökum flokkum persónuupplýsinga um þig (þetta felur í sér upplýsingar um kynþátt eða þjóðerni, trúarlegar eða heimspekilegar skoðanir, kynlíf, kynhneigð, stjórnmálaskoðanir, aðild að stéttarfélagi, upplýsingar um heilsu þína og erfða- og líffræðileg gögn). Við söfnum heldur ekki neinum upplýsingum um sakfellingar eða lögbrot.

Ef þú getur ekki veitt persónuupplýsingar

Þegar við þurfum að safna persónuupplýsingum samkvæmt lögum, eða samkvæmt skilmálum samnings sem við höfum við þig, og þú lætur ekki þær upplýsingar í té þegar beðið er um þær, gætum við ekki verið fær um að uppfylla samninginn sem við höfum eða erum að reyna að gera við þig (til dæmis til að veita þér vörur eða þjónustu). Í þessu tilviki gætum við þurft að fella niður vöru eða þjónustu sem þú hefur hjá okkur en við munum láta þig vita ef svo er á þeim tíma.

4. Hvernig eru persónuupplýsingar þínar safnaðar?

Við notum mismunandi aðferðir til að safna gögnum frá þér og um þig, þar á meðal í gegnum:

Bein samskipti

Þú gætir verið vísað til okkar af þriðja aðila sem starfar fyrir okkar hönd, en þú munt alltaf láta gögnin í té beint til okkar. Þú getur veitt okkur auðkennis-, tengiliða- og fjárhagsgögn með því að fylla út eyðublöð eða eiga samskipti við okkur í pósti, í síma, með tölvupósti eða á annan hátt. Þetta á einnig við um persónuupplýsingar sem þú lætur í té þegar þú:

• sækja um vörur okkar eða þjónustu;
• stofna aðgang á vefsvæði okkar;
• gerast áskrifandi að þjónustu okkar eða útgáfum;
• óska eftir að markaðsefni verði sent til þín;
• taka þátt í keppni, kynningu eða könnun; eða
• gefa okkur endurgjöf eða hafa samband við okkur.

Sjálfvirk tækni eða samskipti

Þegar þú átt í samskiptum við vefinn okkar eða kannanir munum við sjálfkrafa safna tæknilegum gögnum um búnað þinn, vafraaðgerðir og mynstur. Við söfnum þessum persónuupplýsingum með því að nota smákökur, þjónaskrár og aðra sambærilega tækni. Vinsamlegast sjáðu stefnur okkar um smákökur til að fá nánari upplýsingar.

Auðkennis- og tengiliðagögn frá gagnabiðlurum eða safnendum

Svo sem:

• Arvanitis Marketing P/L með aðsetur í Simbabve
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda með aðsetur í Brasilíu
• Taverner Research hjá Tobumo Pty Ltd með aðsetur í Ástralíu
• Sample Solutions B.V. starfar í Portúgal, með aðsetur í Danmörku
• Aximage-Cominicação e Imagem, LDA með aðsetur í Portúgal
• Spirituc með aðsetur í Portúgal
• Marknadskraft i Norden AB með aðsetur í Svíþjóð
• Polis Pesquisa E Consultoria með aðsetur í Brasilíu

Auðkennis- og tengiliðagögn frá almennt tiltækum heimildum

Svo sem:

• LinkedIn með aðsetur í Bandaríkjunum
• Facebook með aðsetur í Bandaríkjunum
• Twitter með aðsetur í Bandaríkjunum
• Instagram með aðsetur í Bandaríkjunum
• Vefsvæði og færslur á Google
• Fjölmiðlaútgáfur

5. Hvernig notum við persónuupplýsingar þínar

Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar þegar lögin heimila okkur að gera það. Algengast er að við munum nota persónuupplýsingar þínar við eftirfarandi aðstæður:

• Þar sem við þurfum að efna samninginn sem við erum að fara að gera eða höfum gert við þig.
• Þar sem það er nauðsynlegt vegna lögmætra hagsmuna okkar (eða þriðja aðila) og hagsmunir þínir og grundvallarréttindi ganga ekki framar þeim hagsmunum.
• Þar sem við þurfum að uppfylla lagaskyldu.

Almennt treystum við ekki á samþykki sem lagagrundvöll fyrir vinnslu persónuupplýsinga þinna, þó munum við afla samþykkis þíns áður en við sendum þér beinar markaðssamskipanir þriðju aðila með tölvupósti eða textaskilaboðum. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki fyrir markaðssamskiptum hvenær sem er með því að hafa samband við okkur. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki fyrir markaðsefni hvenær sem er með því að hafa samband við okkur.

Tilgangar sem við munum nota persónuupplýsingar þínar til

Við höfum hér að neðan sett fram í töfluformi lýsingu á öllum þeim leiðum sem við ætlum að nota persónuupplýsingar þínar og á hvaða lagagrundvöllum við styðjumst við það. Við höfum einnig skilgreint hverjir lögmætu hagsmunir okkar eru, þar sem við á.

Athugaðu að við kunnum að vinna persónuupplýsingar þínar á fleiri en einum lögmætum grundvelli, eftir því hvaða tiltekna tilgangi við notum gögnin þín í. Hafðu samband við okkur ef þú þarft nánari upplýsingar um þann tiltekna lagagrundvöll sem við byggjum á við vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar fleiri en einn grundvöllur hefur verið tilgreindur í töflunni hér að neðan.

Kynningartilboð frá okkur

Við kunnum að nota auðkennis-, tengiliða-, tæknilegar, notkunar- og prófílgögn þín til að mynda mat á því sem við teljum að þú gætir viljað eða þurft, eða hvað gæti haft áhuga fyrir þig. Þannig ákveðum við hvaða vörur, þjónusta og tilboð geta verið viðeigandi fyrir þig (við köllum þetta markaðssetningu).

Þú munt fá markaðssamskipti frá okkur ef þú hefur óskað eftir upplýsingum frá okkur eða keypt vörur eða þjónustu frá okkur og þú hefur ekki afþakkað að fá slíkt markaðsefni.

Markaðssetning þriðju aðila

Við munum fá skýrt samþykki þitt áður en við deilum persónuupplýsingum þínum með þriðja aðila í markaðslegum tilgangi.

Afskráning

Þú getur beðið okkur eða þriðja aðila um að hætta að senda þér markaðsskilaboð hvenær sem er með því að fylgja afskráningartenglum í markaðsskilaboðum sem send eru til þín eða með því að hafa samband við okkur hvenær sem er.

Ef þú afþakkar að fá þessi markaðsskilaboð, á það ekki við um persónuupplýsingar sem okkur eru veittar vegna kaupa á vöru/þjónustu, reynslu af vöru/þjónustu eða annarra viðskipta.

Smákökur

Þú getur stillt vafrann þinn þannig að hann hafni öllum eða sumum vafrakökum, eða láti þig vita þegar vefsíður setja eða lesa vafrakökur. Ef þú gerir vafrakökur óvirkar eða hafnar þeim skaltu hafa í huga að sumir hlutar þessa vefsvæðis kunna að verða óaðgengilegir eða virka ekki rétt. Fyrir frekari upplýsingar um vafrakökurnar sem við notum, vinsamlegast farðu á alþjóðlega vafrakökustefnu okkar, sem er aðgengileg á voconiq.com/legal/cookies.

Breyting á tilgangi

Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar í þeim tilgangi sem við söfnuðum þeim í, nema við teljum með sanngjörnum hætti að við þurfum að nota þær í öðrum tilgangi og að sá tilgangur samræmist upprunalega tilganginum. Ef þú vilt fá skýringu á því hvernig vinnsla í nýja tilganginum samræmist upprunalega tilganginum skaltu hafa samband við okkur.

Ef við þurfum að nota persónuupplýsingar þínar í ótengdum tilgangi munum við láta þig vita og útskýra þann lagagrundvöll sem heimilar okkur að gera það.

Athugaðu að við kunnum að vinna persónuupplýsingar þínar án vitundar þinnar eða samþykkis, í samræmi við reglurnar hér að ofan, þegar lög krefjast þess eða heimila það.

6. Upplýsingagjöf um persónuupplýsingar þínar

Við kunnum að deila persónuupplýsingum þínum með þeim aðilum sem taldir eru upp hér að neðan í þeim tilgangi sem tilgreindur er í töflunni í lið #4 (Tilgangir sem við munum nota persónuupplýsingar þínar í) hér að ofan.

• Innri þriðju aðilar eins og lýst er í orðaskýringum (liður #10 hér að neðan).
• Ytri þriðju aðilar eins og lýst er í orðaskýringum (liður #10 hér að neðan).
• Specific third parties such as:
  • Microsoft 365 Business Services með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma gögn á SharePoint og OneDrive, og til að vinna úr gögnum í PowerBI, ásamt almennum viðskiptasamskiptum og stjórnun okkar;
  • Adobe Creative Suite vörur frá Adobe Inc. með aðsetur í Bandaríkjunum til að hanna gagnaskýrslur okkar og markaðsefni;
  • Qualtrics með aðsetur í Ástralíu sem annast kannanir, geymir gögn og hefur samband við þátttakendur í könnunum fyrir okkar hönd;
  • Atlassian með aðsetur í Bandaríkjunum (með höfuðstöðvar í Ástralíu) sem veita verkefna- og áætlanagerðarvettvang fyrir vinnu okkar;
  • Amazon Web Services með aðsetur í Bandaríkjunum (með þjóna staðsetta víðs vegar um heiminn) fyrir RStudio-hýsingu og gagnageymslu.
  • Databricks með aðsetur í Bandaríkjunum fyrir gagnahýsingu.
  • Docker með aðsetur í Bandaríkjunum til að smíða, prófa og dreifa forritunum okkar.
  • Dropbox með aðsetur í Bandaríkjunum og Ástralíu til að geyma gögn sem við söfnum í Qualtrics;
  • RStudio með aðsetur í Bandaríkjunum sem hugbúnaðarþróunarumhverfi með áherslu á R forritunarmálið, notað til að tengjast Qualtrics API til að vinna úr, stjórna og afpersónugera gögn úr könnunum.
  • Shinyapps.io hjá RStudio með aðsetur í Bandaríkjunum til að hýsa Shiny-stjórnborðin okkar (þjónarnir hjá Shinyapps nýta AWS-tækni Amazon, og þjónninn sjálfur er staðsettur í Bandaríkjunum).
  • GitHub með aðsetur í Bandaríkjunum og Ástralíu til að geyma frumkóða þróunar- og gagnavinnslu okkar;
  • BitBucket með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma frumkóða þróunar- og gagnavinnslu okkar;
  • BlueHost með aðsetur í Bandaríkjunum (með viðbótarþjóna í Bretlandi, Indlandi og Kína) til að geyma og birta vefsvæði Voconiq og öll gögn sem berast í gegnum vefsvæðið okkar, og til að geyma og birta nokkrar HTML-bundnar gagnasýniranir;
  • SiteGround með aðsetur í Bandaríkjunum (með gagnaaðsetur víðs vegar um heiminn, þar á meðal í Bretlandi, Búlgaríu, Kýpur og Spáni) til að geyma og birta vefsvæði Voconiq Local Voices og öll gögn sem berast í gegnum vefsvæðið okkar;
  • Google með aðsetur í Bandaríkjunum (með gagnaver víðs vegar um heiminn, þar á meðal í Chile, Írlandi, Hollandi, Danmörku, Finnlandi, Belgíu, Taívan og Singapúr) fyrir Google Analytics-upplýsingar fyrir vefsvæði okkar, API-aðgang og Google Cloud geymslu fyrir sumar gagnaskrár okkar;
  • CyberDuck með aðsetur í Sviss til að fá aðgang að þjenu-skrám okkar;
  • OpenAI með aðsetur í Bandaríkjunum til að aðstoða við samantekt gagna og skrif skýrslna;
  • Mailchimp með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma netfangalista okkar, senda tölvupóst og fréttabréf fyrir okkar hönd;
  • Mail Merge Toolkit frá MAPILab Ltd. með aðsetur í Kanada og Rússlandi til að senda tölvupóst og fréttabréf í gegnum Microsoft-vörur eins og Outlook;
  • HubSpot með aðsetur í Bandaríkjunum og Þýskalandi til að geyma tengiliðaupplýsingar viðskiptavina okkar og senda tölvupóst og fréttabréf fyrir okkar hönd;
  • HubDoc með aðsetur í Bandaríkjunum til að geyma skjöl tengd viðskiptavinum og rekstri okkar;
  • Hootsuite með aðsetur í Kanada (með þjóna í Bandaríkjunum) til að halda utan um samfélagsmiðla okkar;
  • Canva með aðsetur í Ástralíu fyrir sniðmát fyrir grafíska hönnun;
  • SetUpMyOffshore (SUMO) með aðsetur í Filippseyjum fyrir grafíska hönnunarþjónustu;
  • Miro með aðsetur í Bandaríkjunum fyrir glósutöku og áætlanagerð;
  • Retrotool með aðsetur í Bandaríkjunum fyrir glósutöku og áætlanagerð;
  • Mural hjá Tactivos, Inc. með aðsetur í Bandaríkjunum og Argentínu fyrir glósutöku og áætlanagerð á fundum;
  • Dovetail með aðsetur í Ástralíu fyrir samantekt athugasemda, samþættingu og greiningu á viðskiptavinagögnum;
  • Synthesia.io með aðsetur í Bretlandi til að búa til gervigreindarmyndbönd;
  • Screenpresso með aðsetur í Frakklandi fyrir skjáskot og klippingu skjámynda;
  • EnableHR með aðsetur í Ástralíu og Nýja-Sjálandi til að skipuleggja og fylgjast með mannauðs- og skjölum um vinnuvernd;
  • Xero með aðsetur í Nýja-Sjálandi til að skipuleggja og vinna úr bókhalds- og greiðslutengdum skjölum okkar;
  • Airwallex með aðsetur í Ástralíu (með gagnaver um allan heim) til að greiða reikninga og birgja;
  • Airtable með aðsetur í Bandaríkjunum til að halda utan um gögn í Local Voices Rewards Program og senda tölvupóst;
  • DocsAutomator með aðsetur í Þýskalandi til að sjálfvirknivæða yfirlit fyrir umbun samfélagshópa;
  • TollFreeForwarding með aðsetur í Bandaríkjunum til að halda utan um símaþjónustu okkar og geyma gögn sem tengjast þeim sem hafa samband við okkur í síma;
  • GiftPay hjá Unified Incentives Pty Ltd með aðsetur í Ástralíu til að gera okkur kleift að veita þátttakendum í könnunum og umbunahópum hvata og umbun;
  • GiftCardStore hjá Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd með aðsetur í Ástralíu til að gera okkur kleift að veita þátttakendum í könnunum og umbunahópum hvata og umbun;
  • Try-Local hjá Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry með aðsetur í Ástralíu til að gera okkur kleift að veita hvata og umbun til heimafólks sem svarar könnunum;
  • Wyntec Pty Ltd með aðsetur í Ástralíu fyrir alhliða uppsetningu og stuðning upplýsingatæknikerfa.
• Þriðju aðilar sem við kunnum að ákveða að selja, framselja eða sameina hluta starfsemi okkar eða eignir við. Að öðrum kosti kunnum við að leitast við að kaupa önnur fyrirtæki eða sameinast þeim. Ef breyting verður á starfsemi okkar geta nýju eigendurnir notað persónuupplýsingar þínar á sama hátt og fram kemur í þessari persónuverndarstefnu.

Við krefjumst þess að allir þriðju aðilar virði öryggi persónuupplýsinga þinna og meðhöndli þær í samræmi við lög. Við leyfum ekki þjónustuveitendum þriðju aðila að nota persónuupplýsingar þínar í eigin tilgangi og heimilum þeim aðeins að vinna þær í tilteknum tilgangi og í samræmi við fyrirmæli okkar og þessa persónuverndarstefnu.

7. Alþjóðlegar flutningar

Við og margir ytri þriðju aðilar okkar eru staðsettir utan Bretlands og ESB, þannig að vinnsla þeirra á persónuupplýsingum þínum mun fela í sér flutning gagna utan Bretlands eða ESB, eftir því sem við á. Meirihluti gagnavinnslu okkar fer fram í Ástralíu og uppfyllir einnig Australian Privacy Principles (APPs) sem eru í Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act), aðgengileg á: www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Þegar við flytjum persónuupplýsingar þínar út fyrir Bretland eða ESB tryggjum við að þeim sé veitt svipuð vernd með því að tryggja að minnsta kosti eitt af eftirfarandi öryggisráðum sé til staðar:

• Við munum aðeins flytja persónuupplýsingar þínar til landa sem hafa verið metin til að veita fullnægjandi vernd persónuupplýsinga; eða
• Þar sem við notum tiltekna þjónustuveitendur kunnum við að nota sérstaka samninga sem samþykktir eru til notkunar í Bretlandi eða ESB, eftir því sem við á, sem veita persónuupplýsingum sömu vernd og þær hafa í Bretlandi eða ESB, eftir því sem við á; eða
• Við munum fá skýrt samþykki þitt til að flytja gögn þín til landsins þar sem þau eru geymd/vinnsluð (sem er venjulega Ástralía, þar sem við erum staðsett), og við munum viðhalda innri ferlum okkar og starfsháttum til að virða allar beiðnir um að framfylgja réttindum þínum og meðhöndla gögn þín í samræmi við staðla UKEU/GDPR/RGPD.

Hafðu samband við okkur ef þú vilt frekari upplýsingar um þá tilteknu aðferð sem við notum þegar við flytjum persónuupplýsingar þínar út fyrir Bretland eða ESB.

8. Gagnaöryggi

Við höfum komið á viðeigandi öryggisráðstöfunum til að koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar glatist fyrir slysni, séu notaðar eða aðgengilegar á óheimilan hátt, breyttar eða birtar. Að auki takmörkum við aðgang að persónuupplýsingum þínum við þá starfsmenn, umboðsmenn, verktaka og aðra þriðju aðila sem hafa viðskiptalega þörf fyrir að vita þær. Þeir munu aðeins vinna með persónuupplýsingar þínar samkvæmt fyrirmælum okkar og þeir eru bundnir trúnaðarskyldu.

Við höfum komið á verklagi til að bregðast við hvers kyns grun um brot á persónuupplýsingum og munum tilkynna þér og viðeigandi eftirlitsaðila um brot þar sem okkur er lagalega skylt að gera það.

9. Gagnavarðveisla

Hversu lengi notið þið persónuupplýsingar mínar?

Við munum aðeins varðveita persónuupplýsingar þínar eins lengi og sanngjarnt er nauðsynlegt til að uppfylla tilganginn sem við söfnuðum þeim í, þar á meðal til að uppfylla allar lagalegar, reglugerðarlegar, skattalegar, bókhaldslegar eða skýrslugjafarkröfur. Við kunnum að varðveita persónuupplýsingar þínar lengur ef kvörtun kemur fram eða ef við teljum með sanngjörnum hætti að líkur séu á málsókn vegna sambands okkar við þig.

Hvað sem öðru líður munum við ekki varðveita persónuupplýsingar þínar lengur en 12 mánuði eftir að samskiptum okkar við þig lýkur nema við séum lagalega skuldbundin til að varðveita upplýsingar um viðskiptavini (þar á meðal tengiliðaupplýsingar, auðkennisupplýsingar, fjárhagsupplýsingar og færslugögn) í skattalegum tilgangi. Í því tilviki munum við varðveita þær upplýsingar í 6 ár eftir að samskiptum okkar lýkur.

Í sumum tilvikum geturðu farið fram á að við eyðum gögnum þínum: sjá lagaleg réttindi þín (liður #9) hér að neðan fyrir frekari upplýsingar.

Við munum í sumum tilfellum afpersónugera persónuupplýsingar þínar (svo að þær verði ekki lengur tengdar við þig) í rannsóknar- eða tölfræðilegum tilgangi, og þá kunnum við að nota þessar upplýsingar ótakmarkað og án frekari tilkynningar til þín.

10. Lagaleg réttindi þín

Við ákveðnar aðstæður hefur þú réttindi samkvæmt lögum um gagnavernd í tengslum við persónuupplýsingar þínar. Vinsamlegast smelltu á tenglana hér að neðan til að fá frekari upplýsingar um þessi réttindi:

Ef þú vilt nýta einhver þeirra réttinda sem eru talin upp hér að ofan skaltu hafa samband við okkur.

Auk þess má fá afrit af Australian Privacy Principles og réttindum ástralskra borgara (og þeirra sem hafa samþykkt að gögn þeirra verði flutt til Ástralíu) á vef Office of the Australian Information Commissioner á oaic.gov.au.

Yfirleitt engin gjaldtaka krafist

Þú þarft ekki að greiða gjald til að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum (eða til að nýta önnur réttindi). Hins vegar gætum við rukkað sanngjarnt gjald ef beiðni þín er augljóslega tilefnislaus, endurtekin eða óhófleg. Að öðrum kosti gætum við neitað að verða við beiðni þinni við þessar aðstæður.

Það sem við kunnum að þurfa af þér

Við gætum þurft að biðja þig um tilteknar upplýsingar til að hjálpa okkur að staðfesta auðkenni þitt og tryggja rétt þinn til að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum (eða til að nýta einhver önnur réttindi þín). Þetta er öryggisráðstöfun til að tryggja að persónuupplýsingar séu ekki birtar neinum sem hefur ekki rétt til að fá þær. Við kunnum einnig að hafa samband við þig og biðja um frekari upplýsingar í tengslum við beiðni þína til að flýta fyrir svörun okkar.

Tími til að bregðast við

Við reynum að svara öllum lögmætum beiðnum innan eins mánaðar. Stundum getur það tekið okkur lengur en mánuð ef beiðni þín er sérstaklega flókin eða ef þú hefur lagt fram margar beiðnir. Í því tilviki munum við láta þig vita og halda þér upplýstum.

11. Orðalisti

Lagalegur grundvöllur

Lögmætir hagsmunir merkja hagsmuni fyrirtækis okkar af því að reka og stjórna starfsemi okkar þannig að við getum veitt þér bestu þjónustuna/vöruna og bestu og öruggustu upplifunina. Við tryggjum að við metum og vegum hugsanleg áhrif á þig (bæði jákvæð og neikvæð) og réttindi þín áður en við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar. Við notum ekki persónuupplýsingar þínar í starfsemi þar sem hagsmunir okkar vega minna en áhrifin á þig (nema við höfum samþykki þitt eða lög krefjist þess eða leyfi það). Þú getur fengið frekari upplýsingar um hvernig við metum lögmæta hagsmuni okkar gagnvart hugsanlegum áhrifum á þig hvað varðar tilteknar aðgerðir með því að hafa samband við okkur.

Frammistaða samnings merkir vinnslu gagna þinna þegar hún er nauðsynleg til að efna samning sem þú ert aðili að eða til að gera ráðstafanir að þinni beiðni áður en slíkur samningur er gerður.

Fylgja lagaskyldu merkir vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar hún er nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu sem við berum.

Þriðju aðilar

Innri þriðju aðilar

• Önnur fyrirtæki í Voconiq-samstæðunni sem starfa sem sameiginlegir ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar, eru staðsett í Ástralíu, veita upplýsingatækni- og kerfisstjórnun þjónustu og annast skýrslugjöf til stjórnenda.
• Þjónustuaðilar sem starfa sem vinnsluaðilar í Simbabve, Brasilíu og Ástralíu sem safna gögnum fyrir okkar hönd sem hluta af könnunum.

Ytri þriðju aðilar

• Þjónustuaðilar sem starfa sem vinnsluaðilar með aðsetur í Ástralíu, Simbabve, Brasilíu, Chile, Argentínu, Ekvador, Portúgal, Danmörku og Svíþjóð, sem veita upplýsingatækni- og kerfisstjórnunarþjónustu.
• Faglegir ráðgjafar sem starfa sem vinnsluaðilar, þar á meðal lögmenn, bankamenn, endurskoðendur og tryggingafélög með aðsetur í Ástralíu, Simbabve, Brasilíu, Chile, Argentínu, Ekvador, Portúgal, Danmörku, Svíþjóð, Bandaríkjunum, Kanada og Nýja-Sjálandi sem veita ráðgjafar-, banka-, lögfræði-, trygginga- og bókhaldsþjónustu.
• HM Revenue & Customs, eftirlitsaðilar og önnur yfirvöld sem starfa sem vinnsluaðilar og eru staðsett í Bretlandi og krefjast skýrslugjafar um vinnsluaðgerðir við ákveðnar aðstæður.
• Skattayfirvöld Ástralíu og önnur yfirvöld sem starfa sem vinnsluaðilar með aðsetur í Ástralíu og krefjast skýrslugjafar um vinnslu í ákveðnum tilvikum.

Lagaleg réttindi þín

Þú hefur rétt til að:

Óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum þínum (oft kallað „beiðni um aðgang skráðra upplýsinga“). Þetta gerir þér kleift að fá afrit af persónuupplýsingunum sem við höfum um þig og kanna hvort við vinnum þær í samræmi við lög.

Óska eftir leiðréttingu á persónuupplýsingunum sem við höfum um þig. Þetta gerir þér kleift að fá leiðréttingu á öllum ófullkomnum eða ónákvæmum gögnum sem við höfum um þig, þó að við kunnum að þurfa að staðfesta nákvæmni nýrra gagna sem þú lætur okkur í té.

Óska eftir eyðingu á persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þegar engin gild ástæða er fyrir því að við höldum áfram að vinna þær. Þú átt einnig rétt á að biðja okkur að eyða eða fjarlægja persónuupplýsingar þínar þegar þú hefur með árangri nýtt rétt þinn til að andmæla vinnslu (sjá hér að neðan), þegar við kunnum að hafa unnið upplýsingar þínar ólöglega eða þegar okkur er skylt að eyða persónuupplýsingum þínum til að fara að staðbundnum lögum. Athugaðu þó að við getum ekki alltaf orðið við beiðni þinni um eyðingu af sérstökum lagalegum ástæðum sem þér verða tilkynntar, ef við á, þegar þú leggur beiðnina fram.

Mótmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar við styðjumst við lögmæta hagsmuni (eða hagsmuni þriðja aðila) og eitthvað í þinni sérstöku stöðu gerir það að verkum að þú vilt mótmæla vinnslunni á þeim grundvelli að hún hafi áhrif á grundvallarréttindi þín og frelsi. Þú átt einnig rétt á að mótmæla þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar í beinni markaðssetningu. Í sumum tilvikum getum við sýnt fram á að við höfum knýjandi lögmæta ástæðu til að vinna upplýsingar þínar sem ganga framar réttindum þínum og frelsi.

Óska eftir takmörkun á vinnslu á persónuupplýsingum þínum. Þetta gerir þér kleift að biðja okkur um að stöðva vinnslu persónuupplýsinga þinna í eftirfarandi tilvikum:

• Ef þú vilt að við staðfestum réttmæti gagnanna.
• Þar sem notkun okkar á gögnunum er ólögmæt en þú vilt ekki að við eyðum þeim.
• Þar sem þú þarft á því að halda að við geymum gögnin jafnvel þótt við þurfum ekki lengur á þeim að halda, þar sem þú þarft á þeim að halda til að stofna, framfylgja eða verja lagakröfur.
• Þú hefur mótmælt því að við notum gögnin þín en við þurfum að sannreyna hvort við höfum ríkari lögmætar ástæður til að nota þau.

Óska eftir flutningi á persónuupplýsingum þínum til þín eða til þriðja aðila. Við munum afhenda þér, eða þriðja aðila sem þú hefur valið, persónuupplýsingar þínar á skipulögðu, algengu og tölvulesanlegu sniði. Athugaðu að þessi réttur gildir aðeins um sjálfvirkar upplýsingar sem þú gafst okkur upphaflega samþykki fyrir að nota eða þar sem við notuðum upplýsingarnar til að framkvæma samning við þig.

Draga samþykki til baka hvenær sem er þegar við byggjum á samþykki til að vinna persónuupplýsingar þínar. Hins vegar hefur þetta ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fór fram áður en þú dregur samþykki þitt til baka. Ef þú dregur samþykki þitt til baka gætum við ekki getað veitt þér tilteknar vörur eða þjónustu. Við munum láta þig vita ef svo er þegar þú dregur samþykki þitt til baka.

12. Breytingaskrá

Breytingaskrá

Þessi kafli skráir þær breytingar sem gerðar hafa verið á persónuverndarstefnu okkar.

04. maí 2023: fyrri persónuverndarstefna dagsett 16. maí 2022 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsetta 04. maí 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Breyttur listi yfir auðkennis- og tengiliðagögn frá gagnamiðlurum eða gagnasöfnurum.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Breyttur listi yfir tiltekna þriðju aðila sem persónuupplýsingum kann að vera deilt með.

13. des. 2023: fyrri persónuverndarstefna dagsett 04. maí 2023 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsetta 13. des. 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við samskiptaupplýsingum fulltrúa okkar í ESB

06. mar. 2024: fyrri persónuverndarstefna dagsett 13. des. 2023 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsetta 06. mar. 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við samskiptaupplýsingum fulltrúa okkar í Bretlandi
    • Endurraðaði einhverjum upplýsingum innan þessa kafla, en breytti engu af efni hans.

21. ágú. 2024: fyrri persónuverndarstefna dagsett 06. mar. 2024 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsetta 21. ágú. 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Bætt við nýjum kafla 2 sem ber heitið „Persónuupplýsingar þátttakenda í könnun“ og innihaldi hans. Efnið sem bætt var við gerir einum af þátttakendum í könnun Voconiq kleift að finna auðveldlega samantekt á persónuverndarupplýsingum sem tengjast þátttöku þeirra í könnunum okkar. Það vísar einnig gestum vefsíðunnar, viðskiptavinum og öðrum notendum þjónustunnar á restina af skjalinu. Öll persónuverndarstefnan á við alla notendur þjónustunnar, en þessi breyting reynir að gera það skýrara fyrir þátttakendur í könnunum.
  • Aðrir kaflar endurvísaðir til að taka mið af nýjum kafla 2 og efnisyfirlit uppfært.

03. okt. 2024: fyrri persónuverndarstefna dagsett 21. ágú. 2024 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsetta 03. okt. 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
    • Bætt við upplýsingum um persónuverndarfulltrúa.

30. okt. 2025: fyrri persónuverndarstefna dagsett 03. okt. 2024 var skipt út fyrir uppfærða stefnu dagsetta 30. okt. 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Breytt dagsetning síðustu uppfærslu.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable með aðsetur í Bandaríkjunum til að halda utan um gögn í Local Voices Rewards Program og senda tölvupóst;
      • DocsAutomator með aðsetur í Þýskalandi til að sjálfvirknivæða yfirlit fyrir umbun samfélagshópa.