Privacy Policy - Voconiq

Terakhir diperbarui: 14 Mei 2026

1. Important Information and Who We Are

Purpose of this privacy policy

This privacy policy aims to give you information on how Voconiq collects and processes your personal data through your use of this website, including any data you may provide through this website when you sign up to our newsletter, register for an account, purchase a product or service, undertake one of our surveys or use one of our expression of interest forms, contact us via telephone, email and/or web form, interact with our social media, or provide your details to any of our staff or representatives in person.

Situs web ini dan survei kami tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah usia 15 tahun dan kami tidak secara sengaja mengumpulkan data yang berkaitan dengan anak-anak di bawah usia 15 tahun. Kami menerapkan tingkat persetujuan orang tua tambahan untuk setiap data yang kami kumpulkan dalam survei kami yang berasal dari mereka yang berusia 15 hingga 18 tahun.

Penting bagi Anda untuk membaca kebijakan privasi ini bersama dengan kebijakan privasi lain, kebijakan pemrosesan yang adil, atau formulir persetujuan yang mungkin kami berikan pada saat-saat tertentu ketika kami mengumpulkan atau memproses data pribadi tentang Anda, agar Anda sepenuhnya memahami bagaimana dan mengapa kami menggunakan data Anda. Kebijakan privasi ini melengkapi pemberitahuan dan kebijakan privasi lainnya dan tidak dimaksudkan untuk menggantikannya.

Controller

Reflexivity Pty Ltd is the controller and responsible for your personal data (collectively referred to as “Voconiq”, “we”, “us” or “our” in this privacy policy).

Kami telah menunjuk seorang manajer privasi data yang bertanggung jawab untuk menangani pertanyaan terkait kebijakan privasi ini. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan privasi ini, termasuk permintaan untuk menggunakan hak hukum Anda (item #9 di bawah), silakan hubungi manajer privasi data menggunakan rincian yang tercantum di bawah ini.

Contact details

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan privasi ini atau praktik privasi kami, silakan hubungi manajer privasi data kami dengan cara berikut:

Nama lengkap badan hukum: Reflexivity Pty Ltd t/a Voconiq

Our Privacy Officer

Michael Wood
Email: michael.wood@voconiq.com

If you are an EEA Resident

Silakan hubungi Perwakilan UE kami di EUrep@voconiq.com. Atau, mereka dapat dihubungi melalui:

  • Pos: DPO Centre Europe, BERLIN: Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Jerman;
  • Telepon: +49 304 0817 3000;
  • Online: dpocentre.com/contact-us/

If you are a UK Resident

Silakan hubungi Perwakilan Inggris kami di UKrep@voconiq.com. Atau, mereka dapat dihubungi melalui:

  • Post: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, United Kingdom;
  • Telepon: +44 203 797 6340;
  • Online: dpocentre.com/contact-us/

Anda berhak mengajukan keluhan kapan saja kepada regulator yang bertanggung jawab atas isu perlindungan data di negara Anda. Namun, kami akan menghargai kesempatan untuk menangani kekhawatiran Anda sebelum Anda menghubungi regulator, jadi silakan hubungi kami terlebih dahulu.

In Australia, please contact the Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Untuk lokasi di UE, silakan hubungi regulator setempat Anda untuk masalah perlindungan data.

In the UK, you can contact the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK regulator for data protection issues (www.ico.org.uk).

Changes to the privacy policy and your duty to inform us of changes

Kami meninjau kebijakan privasi kami secara berkala. Versi ini terakhir diperbarui pada 30 Okt 2025.

Penting agar data pribadi yang kami simpan tentang Anda akurat dan terkini. Mohon beri tahu kami jika data pribadi Anda berubah selama hubungan Anda dengan kami.

Situs web ini dapat mencakup tautan ke situs web, plugin, dan aplikasi pihak ketiga. Mengklik tautan tersebut atau mengaktifkan koneksi tersebut dapat memungkinkan pihak ketiga mengumpulkan atau membagikan data tentang Anda. Kami tidak mengendalikan situs web pihak ketiga ini dan tidak bertanggung jawab atas pernyataan privasi mereka. Saat Anda meninggalkan situs web kami, kami menyarankan Anda membaca kebijakan privasi dari setiap situs web yang Anda kunjungi.

2. Survey Participant Personal Data

Website visitor, customer and service user personal data

Kebijakan privasi ini berlaku untuk semua pengguna layanan kami, termasuk pengunjung situs web, pelanggan, dan pengguna layanan. Seluruh dokumen ini relevan dengan interaksi Anda dengan Voconiq.

Survey participant personal data

  • Pengumpulan dan Penggunaan Data: Data peserta dikumpulkan untuk melakukan survei dan memperoleh wawasan. Data ini dapat mencakup detail kontak, tanggapan, dan informasi lain apa pun yang Anda berikan secara sukarela saat mengikuti salah satu survei kami. Pada awal survei apa pun, formulir persetujuan terperinci akan ditampilkan kepada Anda, untuk memberi tahu Anda dan memungkinkan Anda memilih ikut atau tidak ikut berpartisipasi. Data pribadi peserta hanya disimpan di Qualtrics (berbasis di Australia) dan dipisahkan dari tanggapan opini Anda.
  • Retensi Data:
    • Please see Section 9 (Data retention). Some notes:
      • Data peserta akan disimpan selama yang secara wajar diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya dan disimpan selama 12 bulan tambahan setelah hubungan kami dengan Anda berakhir — kecuali kami diwajibkan secara hukum untuk menyimpannya lebih lama, atau kecuali Anda meminta kami menghapusnya lebih cepat. Sebagai contoh, jika Anda berpartisipasi dalam seri survei Local Voices selama 3 tahun, data tersebut akan disimpan selama seri survei tersebut berlangsung (3 tahun) ditambah 12 bulan (agar kami dapat menghubungi Anda lagi jika seri survei dimulai kembali). This will be the case unless you ask us to delete your personal data sooner or we have a legal obligation to retain it (e.g. you commence litigation with us).
      • Data survei dan data peserta tanpa identitas — data yang tidak dapat dikaitkan secara spesifik dengan Anda, atau dengan individu tertentu mana pun — disimpan dalam kumpulan data gabungan kami tanpa batas waktu. Contoh data jenis 'gabungan' atau 'agregat' ini akan tetap disimpan dalam sistem kami secara berkelanjutan.
      • Survei kertas yang Anda serahkan atau kirimkan kepada kami hanya disimpan selama waktu yang diperlukan untuk memasukkannya ke dalam sistem Qualtrics kami. Setelah itu, survei akan dikirim untuk dihancurkan, lalu data digital disimpan seperti di atas.
  • Persetujuan dan Penarikan: Dengan setuju untuk berpartisipasi dalam survei kami, Anda menyetujui penggunaan data Anda untuk survei, agar respons tanpa identitas Anda dimasukkan ke dalam basis data gabungan kami, dan agar kami berpotensi menghubungi Anda untuk survei di masa mendatang. Peserta dapat menarik persetujuan mereka atas penggunaan data pribadi yang dapat diidentifikasi kapan saja dengan menghubungi kami melalui situs web, saluran telepon, atau alamat email kami, dan dapat menarik persetujuan mereka untuk dihubungi mengenai survei atau pemasaran di masa mendatang menggunakan tautan BERHENTI BERLANGGANAN di email undangan survei.
  • Akurasi Data: Kami akan menghubungi Peserta setiap 3 tahun untuk mengonfirmasi detail kontak mereka. Jika Peserta tidak merespons, kami akan melakukan satu upaya tambahan untuk menghubungi mereka. Jika masih tidak ada respons, data pribadi yang dapat diidentifikasi akan dihapus dari basis data kami. Setiap data opini tanpa identitas yang telah digabungkan dengan semua data opini lain yang kami kumpulkan akan tetap berada dalam basis data gabungan kami, dan tidak akan lagi dikaitkan dengan individu mana pun atau orang yang memberikannya.

These details are integrated into the current Voconiq privacy policy, which follows below.

3. The Data We Collect About You

Data pribadi, atau informasi pribadi, berarti setiap informasi tentang seseorang yang memungkinkan orang tersebut diidentifikasi. Ini tidak mencakup data yang identitasnya telah dihapus (data anonim).

We may collect, use, store and transfer different kinds of personal data about you which we have grouped together as follows:

  • Identity Data includes first name, maiden name, last name, username or similar identifier, marital status, title, date of birth and gender.
  • Contact Data includes billing address, delivery address, email address, telephone numbers and social media handles.
  • Financial Data includes bank account and payment card details.
  • Transaction Data includes details about payments to and from you and other details of products and services you have purchased from us.
  • Technical Data includes internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, and other technology on the devices you use to access this website and for our surveys.
  • Profile Data includes your username and password, purchases or orders made by you, your interests, preferences, social media handles, feedback and survey responses.
  • Usage Data includes information about how you use our website, products and services.
  • Marketing and Communications Data includes your preferences in receiving marketing from us and our third parties and your communication preferences.

Kami juga mengumpulkan, menggunakan, dan membagikan Data Teragregasi seperti data statistik atau demografis untuk tujuan apa pun. Data Teragregasi dapat berasal dari data pribadi Anda, tetapi tidak dianggap sebagai data pribadi menurut hukum karena data ini tidak akan mengungkapkan identitas Anda secara langsung maupun tidak langsung. Sebagai contoh, kami dapat menggabungkan Data Penggunaan Anda untuk menghitung persentase pengguna yang mengakses fitur situs web tertentu. Namun, jika kami menggabungkan atau menghubungkan Data Teragregasi dengan data pribadi Anda sehingga dapat mengidentifikasi Anda secara langsung maupun tidak langsung, kami memperlakukan data gabungan tersebut sebagai data pribadi yang akan digunakan sesuai dengan kebijakan privasi ini.

Kami tidak mengumpulkan Kategori Khusus Data Pribadi apa pun tentang Anda (ini mencakup rincian tentang ras atau etnis Anda, keyakinan agama atau filosofis, kehidupan seks, orientasi seksual, pendapat politik, keanggotaan serikat pekerja, informasi tentang kesehatan Anda, serta data genetik dan biometrik). Kami juga tidak mengumpulkan informasi apa pun tentang hukuman dan pelanggaran pidana.

If you fail to provide personal data

Jika kami perlu mengumpulkan data pribadi berdasarkan hukum, atau berdasarkan ketentuan kontrak yang kami miliki dengan Anda, dan Anda tidak memberikan data tersebut saat diminta, kami mungkin tidak dapat melaksanakan kontrak yang kami miliki atau sedang berupaya buat dengan Anda (misalnya, untuk menyediakan barang atau layanan kepada Anda). Dalam hal ini, kami mungkin harus membatalkan produk atau layanan yang Anda miliki bersama kami, tetapi kami akan memberi tahu Anda jika hal ini terjadi pada saat itu.

4. How Is Your Personal Data Collected?

We use different methods to collect data from and about you including through:

Direct interactions

Anda mungkin dirujuk kepada kami oleh pihak ketiga yang bertindak atas nama kami, tetapi Anda akan selalu memberikan data secara langsung kepada kami. Anda dapat memberikan Data Identitas, Kontak, dan Keuangan Anda kepada kami dengan mengisi formulir atau dengan berkorespondensi dengan kami melalui pos, telepon, email, atau cara lainnya. Ini mencakup data pribadi yang Anda berikan ketika Anda:

  • apply for our products or services;
  • create an account on our website;
  • subscribe to our service or publications;
  • request marketing to be sent to you;
  • enter a competition, promotion or survey; or
  • give us feedback or contact us.

Automated technologies or interactions

Saat Anda berinteraksi dengan situs web atau survei kami, kami akan secara otomatis mengumpulkan Data Teknis tentang peralatan Anda, tindakan penjelajahan, dan pola penjelajahan. Kami mengumpulkan data pribadi ini dengan menggunakan cookie, log server, dan teknologi serupa lainnya. Silakan lihat kebijakan cookie kami untuk detail lebih lanjut.

Identity and Contact Data from data brokers or aggregators

Such as:

  • Arvanitis Marketing P/L yang berbasis di Zimbabwe
  • Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda yang berbasis di Brasil
  • Taverner Research by Tobumo Pty Ltd based in Australia
  • Sample Solutions B.V. operating in Portugal, based in Denmark
  • Aximage-Cominicação e Imagem, LDA yang berbasis di Portugal
  • Spirituc based in Portugal
  • Marknadskraft i Norden AB yang berbasis di Swedia
  • Polis Pesquisa E Consultoria yang berbasis di Brasil

Identity and Contact Data from publicly available sources

Such as:

  • LinkedIn yang berbasis di Amerika Serikat
  • Facebook yang berbasis di Amerika Serikat
  • Twitter based in The United States of America
  • Instagram yang berbasis di Amerika Serikat
  • Websites and Google entries
  • Publikasi Media

5. How We Use Your Personal Data

Kami hanya akan menggunakan data pribadi Anda ketika hukum mengizinkan kami melakukannya. Umumnya, kami akan menggunakan data pribadi Anda dalam keadaan berikut:

  • Where we need to perform the contract we are about to enter into or have entered into with you.
  • Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.
  • Where we need to comply with a legal obligation.

Secara umum, kami tidak mengandalkan persetujuan sebagai dasar hukum untuk memproses data pribadi Anda, meskipun kami akan meminta persetujuan Anda sebelum mengirim komunikasi pemasaran langsung dari pihak ketiga kepada Anda melalui email atau pesan teks. Anda berhak menarik persetujuan untuk pemasaran kapan saja dengan menghubungi kami. Anda berhak untuk menarik kembali persetujuan atas pemasaran kapan saja dengan menghubungi kami.

Purposes for which we will use your personal data

Di bawah ini, dalam format tabel, kami sajikan deskripsi semua cara yang kami rencanakan untuk menggunakan data pribadi Anda, serta dasar hukum yang kami andalkan untuk melakukannya. Kami juga telah mengidentifikasi apa saja kepentingan sah kami jika relevan.

Perlu diketahui bahwa kami dapat memproses data pribadi Anda berdasarkan lebih dari satu dasar hukum, tergantung pada tujuan spesifik penggunaan data Anda. Silakan hubungi kami jika Anda memerlukan rincian tentang dasar hukum spesifik yang kami gunakan untuk memproses data pribadi Anda apabila lebih dari satu dasar telah dicantumkan dalam tabel di bawah ini.

Purpose/Activity

Type of data

Lawful basis for processing including basis of legitimate interest

To register you as a new customer

(a) Identity
(b) Contact

Performance of a contract with you

To process and deliver your order including:
(a) Manage payments, fees and charges
(b) Collect and recover money owed to us

(a) Identity
(b) Contact
(c) Financial
(d) Transaction
(e) Marketing and Communications

(a) Performance of a contract with you
(b) Necessary for our legitimate interests (to recover debts due to us)

To manage our relationship with you which will include:
(a) Notifying you about changes to our terms or privacy policy
(b) Asking you to leave a review or take a survey

(a) Identity
(b) Contact
(c) Profile
(d) Marketing and Communications

(a) Performance of a contract with you
(b) Necessary to comply with a legal obligation
(c) Necessary for our legitimate interests (to keep our records updated and to study how customers use our products/services)

To enable you to partake in a prize draw, competition or complete a survey

(a) Identity
(b) Contact
(c) Profile
(d) Usage
(e) Marketing and Communications

(a) Performance of a contract with you
(b) Necessary for our legitimate interests (to study how customers use our products/services, to develop them and grow our business)

To administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data)

(a) Identity
(b) Contact
(c) Technical

(a) Necessary for our legitimate interests (for running our business, provision of administration and IT services, network security, to prevent fraud and in the context of a business reorganization or group restructuring exercise)
(b) Necessary to comply with a legal obligation

To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you

(a) Identity
(b) Contact
(c) Profile
(d) Usage
(e) Marketing and Communications
(f) Technical

Necessary for our legitimate interests (to study how customers use our products/services, to develop them, to grow our business and to inform our marketing strategy)

To use data analytics to improve our website, products/services, marketing, customer relationships and experiences

(a) Technical
(b) Usage

Necessary for our legitimate interests (to define types of customers for our products and services, to keep our website updated and relevant, to develop our business and to inform our marketing strategy)

To make suggestions and recommendations to you about goods or services that may be of interest to you

(a) Identity
(b) Contact
(c) Technical
(d) Usage
(e) Profile
(f) Marketing and Communications

Necessary for our legitimate interests (to develop our products/services and grow our business)

Promotional offers from us

Kami dapat menggunakan Data Identitas, Kontak, Teknis, Penggunaan, dan Profil Anda untuk membentuk pandangan tentang apa yang kami pikir Anda mungkin inginkan atau butuhkan, atau apa yang mungkin menarik bagi Anda. Begitulah cara kami memutuskan produk, layanan, dan penawaran mana yang mungkin relevan bagi Anda (kami menyebutnya pemasaran).

You will receive marketing communications from us if you have requested information from us or purchased goods or services from us and you have not opted out of receiving that marketing.

Third-party marketing

We will get your express opt-in consent before we share your personal data with any third party for marketing purposes.

Opting out

You can ask us or third parties to stop sending you marketing messages at any time by following the opt-out links on any marketing message sent to you or by contacting us at any time.

Where you opt out of receiving these marketing messages, this will not apply to personal data provided to us as a result of a product/service purchase, product/service experience or other transactions.

Cookies

Anda dapat mengatur peramban Anda untuk menolak semua atau beberapa kuki peramban, atau untuk memberi tahu Anda saat situs web menetapkan atau mengakses kuki. Jika Anda menonaktifkan atau menolak kuki, harap diperhatikan bahwa beberapa bagian situs web ini mungkin menjadi tidak dapat diakses atau tidak berfungsi dengan baik. Untuk informasi lebih lanjut tentang kuki yang kami gunakan, silakan kunjungi Kebijakan Kuki global kami, yang tersedia di voconiq.com/legal/cookies.

Change of purpose

Kami hanya akan menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan kami mengumpulkannya, kecuali jika kami secara wajar menilai bahwa kami perlu menggunakannya untuk alasan lain dan alasan tersebut sesuai dengan tujuan awal. Jika Anda ingin penjelasan tentang bagaimana pemrosesan untuk tujuan baru tersebut sesuai dengan tujuan awal, silakan hubungi kami.

Jika kami perlu menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan yang tidak terkait, kami akan memberi tahu Anda dan menjelaskan dasar hukum yang memungkinkan kami melakukannya.

Harap diperhatikan bahwa kami dapat memproses data pribadi Anda tanpa sepengetahuan atau persetujuan Anda, sesuai dengan aturan di atas, jika hal tersebut diwajibkan atau diizinkan oleh hukum.

6. Disclosures of Your Personal Data

We may share your personal data with the parties set out below for the purposes set out in the table in item #4 (Purposes for which we will use your personal data) above.

  • Internal Third Parties as set out in the Glossary (item #10 below).
  • External Third Parties as set out in the Glossary (item #10 below).
  • Specific third parties such as:
    • Microsoft 365 Business Services based in The United States of America to store data on SharePoint and OneDrive, and to process data in PowerBI, as well as for our general business correspondence and management;
    • Adobe Creative Suite products by Adobe Inc. based in The United States of America for designing our data reports and marketing;
    • Qualtrics based in Australia who conduct surveys, store data, contact survey participants on our behalf;
    • Atlassian based in The United States of America (with headquarters in Australia) who provide a task and project planning platform for our work activities;
    • Amazon Web Services based in The United States of America (with servers located globally) for RStudio hosting and data storage.
    • Databricks based in The United States of America for data hosting.
    • Docker based in The United States of America to build, test and deploy our applications.
    • Dropbox based in The United States of America and Australia to store our data collected in Qualtrics;
    • RStudio based in The United States of America as a software development environment focused on the R programming language used to connect to Qualtrics API to process, manage and de-identify survey data.
    • Shinyapps.io by RStudio based in The United States of America to host our shiny dashboards (Shinyapps servers leverage Amazon’s AWS technology with the server itself located in The United States of America).
    • GitHub based in The United States of America and Australia to store our development and data processing source codes;
    • BitBucket based in The United States of America to store our development and data processing source codes;
    • BlueHost based in The United States of America (with additional servers in the United Kingdom, India and China) to store and serve our Voconiq website and any data that comes through our website, and to store and serve some HTML based data visualisations;
    • SiteGround based in The United States of America (with data locations globally including The United Kingdom, Bulgaria, Cyprus and Spain) to store and serve our Voconiq Local Voices website and any data that comes through our website;
    • Google based in The United States of America (with data centres globally including in Chile, Ireland, Netherlands, Denmark, Finland, Belgium, Taiwan, Singapore) for Google Analytics information for our websites, API access and Google Cloud storage for some of our data files;
    • CyberDuck based in Switzerland to access our server files;
    • OpenAI based in The United States of America to assist in the summarisation of data and report writing;
    • Mailchimp based in The United States of America to store our email contact list, send emails and newsletters on our behalf;
    • Mail Merge Toolkit by MAPILab Ltd. based in Canada and Russia to send emails and newsletters through Microsoft products like Outlook;
    • HubSpot based in The United States of America and Germany to store our client contact information and send emails and newsletters on our behalf;
    • HubDoc based in The United States of America to store our client and business-related documents;
    • Hootsuite based in Canada (with servers in The United States of America) to manage our social media;
    • Canva based in Australia for graphic design templates;
    • SetUpMyOffshore (SUMO) based in The Philippines for graphic design services;
    • Miro based in The United States of America for note taking and planning;
    • Retrotool based in The United States of America for note taking and planning;
    • Mural by Tactivos, Inc. based in The United States of America and Argentina for note taking and planning during meetings;
    • Dovetail based in Australia for note summarisation, synthesis and customer data analysis;
    • Synthesia.io based in The United Kingdom for the creation of AI videos;
    • Screenpresso based in France for screen capture and editing screen captures;
    • EnableHR based in Australia and New Zealand to organise and monitor our Human Resources and Work Health and Safety documentation;
    • Xero based in New Zealand to organise and process our accounting and payment related documents;
    • Airwallex based in Australia (with data centres globally) to pay accounts and suppliers;
    • Airtable based in The United States of America to manage our Local Voices Rewards Program data and to send emails;
    • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards;
    • TollFreeForwarding based in The United States of America to manage our phone services and store data related to those who contact us by phone;
    • GiftPay by Unified Incentives Pty Ltd based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to survey takers and rewards groups;
    • GiftCardStore by Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to survey takers and rewards groups;
    • Try-Local by Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to local survey takers;
    • Wyntec Pty Ltd based in Australia for full-service Information Technology setup and support.
  • Pihak ketiga yang mungkin kami pilih untuk menjual, mengalihkan, atau menggabungkan sebagian bisnis atau aset kami. Sebagai alternatif, kami dapat berupaya mengakuisisi bisnis lain atau bergabung dengannya. Jika terjadi perubahan pada bisnis kami, pemilik baru dapat menggunakan data pribadi Anda dengan cara yang sama seperti yang diuraikan dalam kebijakan privasi ini.

Kami mewajibkan semua pihak ketiga untuk menghormati keamanan data pribadi Anda dan memperlakukannya sesuai dengan hukum. Kami tidak mengizinkan penyedia layanan pihak ketiga kami menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan mereka sendiri dan hanya mengizinkan mereka memproses data pribadi Anda untuk tujuan yang ditentukan dan sesuai dengan instruksi kami serta sejalan dengan Kebijakan Privasi ini.

7. International Transfers

Kami, dan banyak pihak ketiga eksternal kami, berbasis di luar Inggris dan Uni Eropa, sehingga pemrosesan data pribadi Anda akan melibatkan pemindahan data ke luar Inggris atau Uni Eropa, sesuai dengan yang berlaku. Sebagian besar pemrosesan data kami berlangsung di Australia, dan juga mematuhi Prinsip Privasi Australia (APP) yang tercantum dalam Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act), tersedia di: www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Whenever we transfer your personal data out of the UK or EU, we ensure a similar degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is present:

  • We will only transfer your personal data to countries that have been deemed to provide an adequate level of protection for personal data; or
  • Where we use certain service providers, we may use specific contracts approved for use in the UK or EU, as appropriate, which give personal data the same protection it has in the UK or EU, as appropriate; or
  • We will obtain your explicit consent to transfer your data to the country of storage/processing (which is typically Australia, where we are based), and maintain our internal processes and practices to honour all requests to enact your rights and handle your data in accordance with UK/EU/GDPR/RGPD standards.

Silakan hubungi kami jika Anda menginginkan informasi lebih lanjut tentang mekanisme spesifik yang kami gunakan saat mentransfer data pribadi Anda keluar dari Inggris atau Uni Eropa.

8. Data Security

Kami telah menerapkan langkah-langkah keamanan yang sesuai untuk mencegah data pribadi Anda hilang, digunakan, atau diakses secara tidak sengaja dengan cara yang tidak berwenang, diubah, atau diungkapkan. Selain itu, kami membatasi akses ke data pribadi Anda hanya kepada karyawan, agen, kontraktor, dan pihak ketiga lainnya yang memiliki kebutuhan bisnis untuk mengetahuinya. Mereka hanya akan memproses data pribadi Anda atas instruksi kami dan mereka terikat kewajiban kerahasiaan.

We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.

9. Data Retention

How long will you use my personal data for?

Kami hanya akan menyimpan data pribadi Anda selama yang secara wajar diperlukan untuk memenuhi tujuan kami mengumpulkannya, termasuk untuk memenuhi persyaratan hukum, regulasi, pajak, akuntansi, atau pelaporan. Kami dapat menyimpan data pribadi Anda lebih lama jika ada keluhan atau jika kami secara wajar meyakini ada kemungkinan litigasi terkait hubungan kami dengan Anda.

Dalam hal apa pun, kami tidak akan menyimpan data pribadi Anda lebih dari 12 bulan setelah berakhirnya hubungan kami dengan Anda, kecuali kami diwajibkan secara hukum untuk menyimpan informasi pelanggan (termasuk Data Kontak, Identitas, Keuangan, dan Transaksi) untuk keperluan pajak, dalam hal ini kami akan menyimpan informasi tersebut selama 6 tahun setelah berakhirnya hubungan kami.

In some circumstances you can ask us to delete your data: see your legal rights (item #9) below for further information.

Dalam beberapa keadaan, kami akan menganonimkan data pribadi Anda (sehingga data tersebut აღარ dapat lagi dikaitkan dengan Anda) untuk tujuan penelitian atau statistik, dan dalam hal ini kami dapat menggunakan informasi ini tanpa batas waktu tanpa pemberitahuan lebih lanjut kepada Anda.

Dalam keadaan tertentu, Anda memiliki hak berdasarkan undang-undang perlindungan data terkait data pribadi Anda. Silakan klik tautan di bawah ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang hak-hak ini:

Jika Anda ingin menggunakan salah satu hak yang diuraikan di atas, silakan hubungi kami.

In addition, a copy of the Australian Privacy Principles and rights for Australians (and those who have consented to have their data transferred to Australia) may be obtained from the website of The Office of the Australian Information Commissioner at oaic.gov.au.

No fee usually required

Anda tidak perlu membayar biaya untuk mengakses data pribadi Anda (atau untuk menggunakan hak-hak lainnya). Namun, kami dapat mengenakan biaya yang wajar jika permintaan Anda jelas tidak berdasar, berulang, atau berlebihan. Sebagai alternatif, kami dapat menolak untuk memenuhi permintaan Anda dalam keadaan ini.

What we may need from you

Kami mungkin perlu meminta informasi tertentu dari Anda untuk membantu kami memastikan identitas Anda dan memastikan hak Anda untuk mengakses data pribadi Anda (atau menggunakan hak-hak Anda yang lain). Ini adalah langkah keamanan untuk memastikan bahwa data pribadi tidak diungkapkan kepada siapa pun yang tidak berhak menerimanya. Kami juga dapat menghubungi Anda untuk meminta informasi lebih lanjut terkait permintaan Anda guna mempercepat respons kami.

Time limit to respond

Kami berupaya menanggapi semua permintaan yang sah dalam waktu satu bulan. Terkadang, kami membutuhkan waktu lebih dari satu bulan jika permintaan Anda sangat kompleks atau Anda telah mengajukan sejumlah permintaan. Dalam hal ini, kami akan memberi tahu Anda dan terus memberikan pembaruan.

11. Glossary

Lawful Basis

Kepentingan yang Sah berarti kepentingan bisnis kami dalam menjalankan dan mengelola bisnis kami agar kami dapat memberikan layanan/produk terbaik serta pengalaman terbaik dan paling aman kepada Anda. Kami memastikan bahwa kami mempertimbangkan dan menyeimbangkan setiap potensi dampak terhadap Anda (baik positif maupun negatif) dan hak-hak Anda sebelum kami memproses data pribadi Anda untuk kepentingan yang sah kami. Kami tidak menggunakan data pribadi Anda untuk aktivitas yang kepentingan kami dikalahkan oleh dampaknya terhadap Anda (kecuali kami memiliki persetujuan Anda atau diwajibkan atau diizinkan oleh hukum). Anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut tentang bagaimana kami menilai kepentingan yang sah kami terhadap potensi dampaknya pada Anda untuk aktivitas tertentu dengan menghubungi kami.

Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract.

Comply with a legal obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal obligation that we are subject to.

Third Parties

Internal Third Parties
  • Perusahaan lain dalam Grup Voconiq yang bertindak sebagai pengendali bersama atau pemroses dan berbasis di Australia, serta menyediakan layanan TI dan administrasi sistem dan menyusun pelaporan kepada pimpinan.
  • Service Providers acting as processors in Zimbabwe, Brazil and Australia who collect data on our behalf as part of surveys.
External Third Parties
  • Service providers acting as processors based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, who provide IT and system administration services.
  • Professional advisers acting as processors including lawyers, bankers, auditors and insurers based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, The United States of America, Canada and New Zealand who provide consultancy, banking, legal, insurance and accounting services.
  • HM Revenue & Customs, regulator, dan otoritas lain yang bertindak sebagai pemroses yang berbasis di Britania Raya yang memerlukan pelaporan aktivitas pemrosesan dalam keadaan tertentu.
  • The Australian Tax Office regulators and other authorities acting as processors based in Australia who require reporting of processing activities in certain circumstances.

You have the right to:

Meminta akses ke data pribadi Anda (umumnya dikenal sebagai “permintaan akses subjek data”). Ini memungkinkan Anda menerima salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda dan memeriksa bahwa kami memprosesnya secara sah.

Meminta koreksi atas data pribadi yang kami simpan tentang Anda. Ini memungkinkan Anda meminta agar data yang tidak lengkap atau tidak akurat yang kami simpan tentang Anda diperbaiki, meskipun kami mungkin perlu memverifikasi keakuratan data baru yang Anda berikan kepada kami.

Meminta penghapusan data pribadi Anda. Ini memungkinkan Anda meminta kami menghapus atau meniadakan data pribadi jika tidak ada alasan yang baik bagi kami untuk terus memprosesnya. Anda juga berhak meminta kami menghapus atau meniadakan data pribadi Anda jika Anda telah berhasil menggunakan hak Anda untuk menolak pemrosesan (lihat di bawah), jika kami mungkin telah memproses informasi Anda secara melanggar hukum, atau jika kami diwajibkan untuk menghapus data pribadi Anda guna mematuhi hukum setempat. Namun, perlu dicatat bahwa kami mungkin tidak selalu dapat memenuhi permintaan penghapusan Anda karena alasan hukum tertentu yang akan diberitahukan kepada Anda, jika berlaku, pada saat Anda mengajukan permintaan.

Menolak pemrosesan data pribadi Anda ketika kami mengandalkan kepentingan yang sah (atau milik pihak ketiga) dan ada sesuatu tentang situasi khusus Anda yang membuat Anda ingin menolak pemrosesan atas dasar ini karena Anda merasa hal itu berdampak pada hak dan kebebasan fundamental Anda. Anda juga berhak menolak apabila kami memproses data pribadi Anda untuk tujuan pemasaran langsung. Dalam beberapa kasus, kami dapat menunjukkan bahwa kami memiliki alasan yang sah dan kuat untuk memproses informasi Anda yang mengesampingkan hak dan kebebasan Anda.

Meminta pembatasan pemrosesan atas data pribadi Anda. Ini memungkinkan Anda meminta kami menangguhkan pemrosesan data pribadi Anda dalam situasi berikut:

  • Jika Anda ingin kami menetapkan keakuratan data tersebut.
  • Where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it.
  • Where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims.
  • You have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.

Meminta pemindahan data pribadi Anda kepada Anda atau kepada pihak ketiga. Kami akan memberikan kepada Anda, atau kepada pihak ketiga yang Anda pilih, data pribadi Anda dalam format yang terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin. Perlu dicatat bahwa hak ini hanya berlaku untuk informasi otomatis yang pada awalnya Anda berikan persetujuan kepada kami untuk digunakan, atau ketika kami menggunakan informasi tersebut untuk melaksanakan kontrak dengan Anda.

Menarik persetujuan kapan saja jika kami mengandalkan persetujuan untuk memproses data pribadi Anda. Namun, hal ini tidak akan memengaruhi keabsahan pemrosesan apa pun yang dilakukan sebelum Anda menarik persetujuan Anda. Jika Anda menarik persetujuan Anda, kami mungkin tidak dapat menyediakan produk atau layanan tertentu kepada Anda. Kami akan memberi tahu Anda jika hal ini terjadi pada saat Anda menarik persetujuan Anda.

12. Change Log

Change Log

This section documents the changes made to our Privacy Policy.

04 May 2023: The previous Privacy Policy dated 16 May 2022 was replaced with an updated policy dated 04 May 2023.

  • Changes to the policy are as follows:
    • Section 1. Important information and who we are
      • Tanggal modifikasi pembaruan terakhir.
    • Section 3. How is your personal data collected?
      • Daftar modifikasi Data Identitas dan Kontak dari broker data atau agregator.
    • Section 5. Disclosures of your personal data
      • Daftar modifikasi pihak ketiga tertentu yang dapat menerima berbagi data pribadi.

13 Dec 2023: The previous Privacy Policy dated 04 May 2023 was replaced with an updated policy dated 13 Dec 2023.

  • Changes to the policy are as follows:
    • Section 1. Important information and who we are
      • Tanggal modifikasi pembaruan terakhir.
      • Menambahkan detail kontak Perwakilan UE kami

06 Mar 2024: The previous Privacy Policy dated 13 Dec 2023 was replaced with an updated policy dated 06 Mar 2024.

  • Changes to the policy are as follows:
    • Section 1. Important information and who we are
      • Tanggal modifikasi pembaruan terakhir.
      • Menambahkan detail kontak Perwakilan Inggris kami
      • Rearranged some information inside this section, but did not change any of it.

21 Aug 2024: The previous Privacy Policy dated 06 Mar 2024 was replaced with an updated policy dated 21 Aug 2024.

  • Changes to the policy are as follows:
    • Section 1. Important information and who we are
      • Tanggal modifikasi pembaruan terakhir.
    • Ditambahkan bagian baru 2 berjudul “Data pribadi peserta survei” dan isinya. Konten yang ditambahkan memungkinkan salah satu peserta survei Voconiq untuk dengan mudah menemukan ringkasan informasi privasi terkait partisipasi mereka dalam survei kami. Ini juga mengarahkan pengunjung situs web, pelanggan, dan pengguna layanan lainnya ke bagian lain dari dokumen ini. Seluruh kebijakan privasi relevan bagi semua pengguna layanan, tetapi perubahan ini mencoba membuat hal itu lebih jelas bagi peserta survei.
    • Bagian lain diberi nomor ulang untuk menyesuaikan dengan bagian 2 yang baru, dan indeks diperbarui.

03 Oct 2024: The previous Privacy Policy dated 21 Aug 2024 was replaced with an updated policy dated 03 Oct 2024.

  • Changes to the policy are as follows:
    • Section 1. Important information and who we are
      • Tanggal modifikasi pembaruan terakhir.
      • Informasi Petugas Privasi ditambahkan.

30 Oct 2025: The previous Privacy Policy dated 03 Oct 2024 was replaced with an updated policy dated 30 Oct 2025.

  • Changes to the policy are as follows:
    • Section 1. Important information and who we are
      • Tanggal modifikasi pembaruan terakhir.
    • Section 5. Disclosures of your personal data
      • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
        • Airtable based in The United States of America to manage our Local Voices Rewards Program data and to send emails;
        • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards.