Integritetspolicy

1. Viktig information och vilka vi är

Syftet med denna integritetspolicy

Denna integritetspolicy syftar till att ge dig information om hur Voconiq samlar in och behandlar dina personuppgifter genom din användning av denna webbplats, inklusive eventuella uppgifter du kan lämna via denna webbplats när du registrerar dig för vårt nyhetsbrev, skapar ett konto, köper en produkt eller tjänst, deltar i en av våra undersökningar eller använder ett av våra formulär för intresseanmälan, kontaktar oss via telefon, e-post och/eller webbformulär, interagerar med våra sociala medier eller lämnar dina uppgifter till någon av våra medarbetare eller representanter personligen.

Voconiq är verksamt globalt, i regioner med olika regelverk och integritetsprinciper. Voconiq använder en strategi med ”högsta gemensamma nämnare”. Voconiq följer de högsta nivåerna av integritet och regelefterlevnad.

Webbplatsen Voconiq och våra undersökningar är inte avsedda för barn under 15 år och vi samlar inte medvetet in uppgifter som rör barn under 15 år. Vi inhämtar ytterligare ett lager av föräldrarnas samtycke för alla uppgifter vi samlar in i våra undersökningar som rör personer i åldern 15 till 18 år.

Det är viktigt att du läser denna integritetspolicy tillsammans med eventuell annan integritetspolicy, policy för rättvis behandling eller samtyckesformulär som vi kan tillhandahålla vid särskilda tillfällen när vi samlar in eller behandlar personuppgifter om dig, så att du är fullt medveten om hur och varför vi använder dina uppgifter. Denna integritetspolicy kompletterar andra meddelanden och integritetspolicyer och är inte avsedd att ersätta dem.

Personuppgiftsansvarig

Reflexivity Pty Ltd är personuppgiftsansvarig och ansvarar för dina personuppgifter, och kallas i denna integritetspolicy gemensamt för "Voconiq", "vi", "oss" eller "vår".

Vi har utsett ett dataskyddsombud som ansvarar för att övervaka frågor som rör denna integritetspolicy. Om du har några frågor om denna integritetspolicy, inklusive begäranden om att utöva dina rättigheter enligt lag, kontakta dataskyddsombudet.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor om denna integritetspolicy eller våra rutiner för integritet, kontakta vårt dataskyddsombud eller via Kontakt | Voconiq.

Fullständigt namn på juridisk person: Reflexivity Pty Ltd t/a Voconiq

Dataskyddsombud

Mr. Michael Wood
E-post: DPO@voconiq.com

Om du är bosatt i EES

Kontakta vår EU-representant på EUrep@voconiq.com. Alternativt kan de nås via:

• Post: DPO Centre Europe, BERLIN: Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Tyskland;
• Telefon: +49 304 0817 3000;
• Online: dpocentre.com/contact-us/

Om du är bosatt i Storbritannien

Kontakta vår UK-representant på UKrep@voconiq.com. Alternativt kan de nås via:

• Postadress: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, Storbritannien;
• Telefon: +44 203 797 6340;
• Online: dpocentre.com/contact-us/

Ändringar i integritetspolicyn

Vi granskar regelbundet vår integritetspolicy. Denna version uppdaterades senast i juli 2026.

Voconiq kan välja att använda tjänster från tredje part som inte nämns i denna version av integritetspolicyn, och uppdatera policyn för att införliva dessa ändringar vid ett senare tillfälle.

Informera oss om ändringar

Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Vänligen håll oss informerade om dina personuppgifter ändras under din relation med oss.

Länkar till tredje part

Om du läser denna policy online kan den här webbplatsen innehålla länkar till webbplatser, insticksprogram och applikationer från tredje part. Om du klickar på dessa länkar eller aktiverar dessa anslutningar kan tredje parter samla in eller dela uppgifter om dig. Vi kontrollerar inte dessa tredjepartswebbplatser och ansvarar inte för deras integritetsmeddelanden. När du lämnar vår webbplats uppmuntrar vi dig att läsa integritetspolicyn för varje webbplats du besöker.

2. Vem denna policy gäller för

Denna integritetspolicy gäller alla användare av våra tjänster, inklusive webbplatsbesökare, kunder och tjänsteanvändare.

Denna policy gäller också, där det är relevant eller krävs enligt lag, för anställda, uppdragstagare, leverantörer och andra personer.

3. De uppgifter vi samlar in om dig

De uppgifter vi samlar in är ändamålsenliga. De uppgifter vi samlar in är relevanta, korrekta och inte alltför omfattande eller påträngande. Vi tillåter människor att inte identifiera sig för oss, där det är praktiskt möjligt.

Vi granskar eller kopierar endast ett identitetsdokument eller identitetsnummer, såsom körkort eller pass, om vi enligt lag är skyldiga eller behöriga att be om det, eller om vårt syfte med att begära det har direkt koppling till det syfte för vilket identitetsdokumentet eller numret ursprungligen tilldelades personen.

Vi samlar endast in känsliga personuppgifter om:

• personen har samtyckt, eller
• vår insamling av den informationen krävs enligt lag, eller
• informationen är nödvändig för att minska eller förhindra ett allvarligt och överhängande hot

Personuppgifter, eller personlig information, betyder all information om en individ utifrån vilken personen kan identifieras. Det omfattar inte uppgifter där identiteten har tagits bort (anonyma uppgifter).

Vi kan samla in, använda, lagra och överföra olika typer av personuppgifter om dig, som vi har grupperat enligt följande:

• Identitetsuppgifter omfattar förnamn, flicknamn, efternamn, användarnamn eller liknande identifierare, civilstånd, titel, födelsedatum och kön.
• Kontaktuppgifter omfattar faktureringsadress, leveransadress, e-postadress, telefonnummer och användarnamn i sociala medier.
• Finansiella uppgifter omfattar bankkonto- och betalkortsuppgifter.
• Transaktionsdata inkluderar uppgifter om betalningar till och från dig samt andra uppgifter om produkter och tjänster som du har köpt av oss.
• Tekniska data inkluderar internetprotokolladress (IP-adress), dina inloggningsuppgifter, webbläsartyp och version, inställning för tidszon och plats, typer och versioner av webbläsarinsticksprogram, operativsystem och plattform samt annan teknik på de enheter du använder för att komma åt denna webbplats och för våra undersökningar.
• Profiluppgifter omfattar ditt användarnamn och lösenord, inköp eller beställningar som du har gjort, dina intressen, preferenser, användarnamn i sociala medier, feedback och enkätsvar.
• Användningsdata inkluderar information om hur du använder vår webbplats, våra produkter och tjänster.
• Marknads- och kommunikationsuppgifter omfattar dina preferenser för att ta emot marknadsföring från oss och våra tredje parter samt dina kommunikationspreferenser.

Vi samlar också in, använder och delar aggregerade uppgifter, såsom statistiska eller demografiska uppgifter, för alla ändamål. Aggregerade uppgifter kan härledas från dina personuppgifter men betraktas inte som personuppgifter enligt lag, eftersom dessa uppgifter inte direkt eller indirekt avslöjar din identitet. Till exempel kan vi sammanställa dina användningsuppgifter för att beräkna andelen användare som använder en viss funktion på webbplatsen. Men om vi kombinerar eller kopplar samman aggregerade uppgifter med dina personuppgifter så att de direkt eller indirekt kan identifiera dig, behandlar vi de kombinerade uppgifterna som personuppgifter som kommer att användas i enlighet med denna integritetspolicy.

Vi samlar inte in några särskilda kategorier av personuppgifter om dig (detta inkluderar uppgifter om din ras eller etniska tillhörighet, religiösa eller filosofiska övertygelser, sexualliv, sexuella läggning, politiska åsikter, fackföreningsmedlemskap, information om din hälsa samt genetiska och biometriska uppgifter). Vi samlar inte heller in någon information om brottmålsdomar och lagöverträdelser.

Om du inte lämnar personuppgifter

När vi enligt lag eller enligt villkoren i ett avtal med dig behöver samla in personuppgifter, och du inte lämnar dessa uppgifter när du ombeds göra det, kan vi kanske inte fullgöra det avtal som vi har eller försöker ingå med dig (till exempel för att tillhandahålla varor eller tjänster). I så fall kan vi behöva annullera en produkt eller tjänst som du har hos oss, men vi kommer att meddela dig om detta är fallet vid tidpunkten.

Personuppgifter för undersökningsdeltagare

• Insamling och användning av uppgifter: Deltagardata samlas in för att genomföra undersökningar och få insikter. Dessa uppgifter kan omfatta kontaktuppgifter, svar och annan information som du frivilligt lämnar när du deltar i någon av våra undersökningar. I början av varje undersökning visas ett detaljerat samtyckesformulär för dig, så att du informeras och kan välja att delta eller avstå. Deltagarens personuppgifter lagras separat, på Qualtrics-plattformen i Australien, från behandlingen av dina opinionssvar.
• Uppgiftslagring:
  • Deltagaruppgifter sparas så länge det rimligen är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka vi samlade in dem, och sparas i 12 ytterligare månader efter att vår relation med dig har upphört, om vi inte enligt lag måste spara dem längre eller om du ber oss att radera dem tidigare. Till exempel, om du deltar i en Local Voices-undersökningsserie under en period på 3 år, sparas uppgifterna under hela den serien (3 år) plus 12 månader (så att vi kan kontakta dig igen om undersökningsserien återupptas). Detta gäller om du inte ber oss att radera dina personuppgifter tidigare eller om vi har en rättslig skyldighet att behålla dem.
  • Avidentifierade undersöknings- och deltagaruppgifter — uppgifter som inte kan kopplas specifikt till dig, eller till någon viss individ — sparas i vår samlade datapool utan tidsbegränsning. Ett exempel på den här typen av "samlade" eller "sammanställda" uppgifter kommer att finnas kvar i våra system fortlöpande.
  • Pappersundersökningar som du lämnar till oss för hand eller med post sparas bara så länge det tar att lägga in dem i vårt Qualtrics-system. Efter att uppgifterna har matats in förstörs pappersenkäterna på ett säkert sätt. De digitala uppgifterna sparas enligt ovan.
• Samtycke och återkallelse: Genom att godkänna att delta i våra undersökningar samtycker du till att dina uppgifter används för undersökningen, att dina avidentifierade svar förs in i vår samlade databas och att vi eventuellt kontaktar dig för framtida undersökningar. Deltagare kan när som helst återkalla sitt samtycke till användning av sina personligt identifierbara uppgifter genom att kontakta oss via vår webbplats, telefonlinje eller e-postadress, och kan återkalla sitt samtycke till att bli kontaktade om framtida undersökningar eller marknadsföring genom att använda länken AVREGISTRERA i e-postinbjudningarna till undersökningen.
• Datakorrekthet: Vi kontaktar deltagare vart 3 år för att bekräfta deras kontaktuppgifter. Om en deltagare inte svarar gör vi ytterligare ett försök att kontakta hen. Om det fortfarande inte kommer något svar tas deras identifierbara personuppgifter bort från vår databas. All avidentifierad opinionsdata som har sammanställts med all annan opinionsdata vi har samlat in kommer att finnas kvar i vår samlade databas och kommer inte längre att kunna kopplas till någon individ eller den person som lämnade den.

4. Hur samlas dina personuppgifter in?

Vi använder olika metoder för att samla in data från dig och om dig.

De metoder vi använder för att samla in personuppgifter är lagliga, rättvisa och inte påträngande.

Direkta interaktioner

Du kan bli hänvisad till oss av en tredje part som agerar för vår räkning, men du kommer alltid att lämna uppgifter direkt till oss. Du kan lämna dina identitets-, kontakt- och finansiella uppgifter till oss genom att fylla i formulär eller genom att kommunicera med oss per post, telefon, e-post eller på annat sätt. Detta omfattar personuppgifter som du lämnar när du:

• ansöka om våra produkter eller tjänster;
• skapa ett konto på vår webbplats;
• prenumerera på vår tjänst eller våra publikationer;
• begära att marknadsföring skickas till dig;
• delta i en tävling, kampanj eller undersökning; eller
• ge oss feedback eller kontakta oss.

Automatiserad teknik eller interaktioner

När du använder vår webbplats eller våra undersökningar samlar vi automatiskt in tekniska uppgifter om din enhet, ditt surfande och dina mönster. Vi samlar in dessa personuppgifter genom att använda cookies, serverloggar och andra liknande tekniker. Se vår cookiepolicy för mer information.

Tredjepartsdatainsamlare

Voconiq kan använda datainsamlare från tredje part för att bistå vid leverans av tjänster, inklusive men inte begränsat till:

• ACNexo baserat i Chile
• Arvanitis Marketing P/L baserat i Zimbabwe
• CBG Patagonia (Gaston Berardi) baserat i Argentina
• DatosClaros baserat i Argentina
• DEVEX baserat i Republiken Guinea
• Dynata baserat i Nya Zeeland
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda baserat i Brasilien
• Kantar baserat i Australien
• Keen Independent Research baserat i Amerikas förenta stater
• Marknadskraft i Norden AB baserat i Sverige
• Mongolian Institute for Innovative Policies baserat i Mongoliet
• Perfopis Perfiles de Opinion CIA. LTDA. baserat i Ecuador
• Polis Pesquisa E Consultoria baserat i Brasilien
• Spirituc baserat i Portugal (Spirituc Investigação Aplicada, Lda.)
• Taverner Research Group baserat i Australien
• Topline Research Solution baserat i Zambia
• Transfert Environnement et Société baserat i Kanada

Identitets- och kontaktuppgifter från offentligt tillgängliga källor

Till exempel:

• LinkedIn baserat i Amerikas förenta stater
• Facebook baserat i Amerikas förenta stater
• Twitter baserat i USA
• Instagram baserat i Amerikas förenta stater
• Webbplatser och Google-listningar
• Mediepublikationer

5. Hur vi använder dina personuppgifter

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när lagen tillåter oss att göra det. Vanligast är att vi använder dina personuppgifter i följande situationer:

• När vi behöver fullgöra det avtal som vi är på väg att ingå eller har ingått med dig.
• När det är nödvändigt för våra berättigade intressen (eller en tredje parts) och dina intressen och grundläggande rättigheter inte går före dessa intressen.
• När vi behöver följa en rättslig förpliktelse.

I allmänhet förlitar vi oss inte på samtycke som rättslig grund för att behandla dina personuppgifter, även om vi kommer att inhämta ditt samtycke innan vi skickar marknadsföring från tredje part till dig via e-post eller sms. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till marknadsföring genom att kontakta oss.

Ändamål för vilka vi kommer att använda dina personuppgifter

I tabellen nedan ger vi en allmän beskrivning av hur vi kan använda din information, beroende på omständigheterna, och den rättsliga grund enligt vilken vi behandlar den informationen.

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter med mer än en rättslig grund beroende på det specifika ändamål för vilket vi använder dina uppgifter. Kontakta oss om du behöver uppgifter om de specifika rättsliga grunder som vi stödjer oss på för att behandla dina personuppgifter när mer än en grund har angetts i tabellen nedan.

Cookies

En cookie är en datafil som en webbplats överför till din dator när du besöker webbplatsen. Detta gör att webbplatsen kan spåra de sidor du har besökt. En cookie innehåller bara information som du lämnar. Den kan inte läsa data på din dator. Det finns många typer av cookies som kan användas för olika ändamål. Till exempel hjälper vissa cookies en webbplats att komma ihåg information om ditt besök, som ditt föredragna språk och andra inställningar, medan andra kan identifiera vilka sidor som besöks eller erbjuda säkerhetsfunktioner.

Du kan ställa in din webbläsare så att den nekar alla eller vissa webbläsarcookies, eller så att du får en avisering när webbplatser ställer in eller använder cookies. Om du inaktiverar eller avvisar cookies, observera att vissa delar av våra webbplatser kan bli otillgängliga eller inte fungera korrekt. De flesta webbläsare gör det möjligt för dig att blockera cookies eller att blockera cookies från vissa webbplatser. Webbläsare kan också hjälpa dig att radera cookies när du stänger webbläsaren. Du bör dock notera att detta kan innebära att eventuella avanmälningar eller inställningar som du har gjort på våra webbplatser går förlorade. Om du vill veta mer om cookies, inklusive hur du ser vilka cookies som har angetts och hur du hanterar och tar bort dem, besök http://www.allaboutcookies.org som innehåller information om hur du hanterar dina inställningar för de största webbläsarleverantörerna.

För mer information om de cookies vi använder, se vår cookiepolicy.

Användning av personuppgifter för direktmarknadsföring

Vi kan använda personuppgifter för direktmarknadsföring om:

• vi har erhållit uttryckligt eller underförstått samtycke
• vi samlade in informationen från personen, och
• informationen samlades inte in när tjänster tillhandahölls enligt avtal med en statlig eller territoriell myndighet, om inte samtycke inhämtades, och
• informationen är inte känsliga personuppgifter, och
• direktmarknadsföring skulle ligga inom dina rimliga förväntningar, och
• vi har identifierat vilka vi är, och
• vi har erbjudit en enkel mekanism för avanmälan, och
• du har inte avanmält dig.

Marknadsföringserbjudanden från oss

Vi kan använda dina identitets-, kontakt-, tekniska-, användnings- och profiluppgifter för att skapa en uppfattning om vad vi tror att du kan vilja ha eller behöva, eller vad som kan vara av intresse för dig. Så här avgör vi vilka produkter, tjänster och erbjudanden som kan vara relevanta för dig (vi kallar detta marknadsföring).

Du kommer att få marknadsföringskommunikation från oss om du har begärt information från oss eller köpt varor eller tjänster från oss och du inte har valt att avstå från att ta emot sådan marknadsföring.

Marknadsföring från tredje part

Vi inhämtar ditt uttryckliga samtycke innan vi delar dina personuppgifter med någon tredje part för marknadsföringsändamål.

Avregistrering

Du kan när som helst be oss eller tredje parter att sluta skicka marknadsföringsmeddelanden till dig genom att följa avregistreringslänkarna i alla marknadsföringsmeddelanden som skickas till dig eller genom att kontakta oss när som helst.

Om du väljer att avstå från att ta emot dessa marknadsföringsmeddelanden gäller detta inte för personuppgifter som lämnats till oss som ett resultat av ett köp av en produkt/tjänst, en produkt-/tjänsteupplevelse eller andra transaktioner.

Användning eller utlämnande av unika identifierare

Voconiq tilldelar endast en unik identifierare, såsom en klient- eller kundidentifierare, till en person om det är skäligen
nödvändigt för att vi ska kunna fungera effektivt.

Voconiq använder eller hänvisar inte till en persons statligt utfärdade unika identifierare, såsom ett skattefilnummer eller passnummer, om inte den identifieraren krävs enligt lag.

Voconiq använder eller lämnar endast ut en persons statligt utfärdade unika identifierare om:

• det är skäligen nödvändigt att verifiera deras identitet, eller
• för att uppfylla skyldigheter gentemot en statlig myndighet, eller
• om det krävs eller är tillåtet enligt lag.

Ändring av ändamål

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter för de ändamål för vilka vi samlade in dem, om vi inte rimligen bedömer att vi behöver använda dem för ett annat skäl och att det skälet är förenligt med det ursprungliga ändamålet. Om du vill ha en förklaring till hur behandlingen för det nya ändamålet är förenlig med det ursprungliga ändamålet, vänligen kontakta oss.

Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett annat ändamål kommer vi att meddela dig och förklara den rättsliga grund som gör det möjligt för oss att göra det.

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter utan din kännedom eller ditt samtycke, i enlighet med reglerna ovan, när detta krävs eller tillåts enligt lag.

6. Upplysningar om dina personuppgifter

Vi kan dela dina personuppgifter med de parter som anges nedan, enligt beskrivningen i tabellen Ändamål för vilka vi kommer att använda dina personuppgifter.

Vi kräver att alla tredje parter respekterar säkerheten för dina personuppgifter och behandlar dem i enlighet med lagen. Vi tillåter inte våra tredjepartsleverantörer att använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och tillåter dem endast att behandla dina personuppgifter för angivna ändamål och i enlighet med våra instruktioner och denna integritetspolicy.

Interna tredje parter

• Andra företag i Voconiq-koncernen som agerar som gemensamt personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden och som är baserade i Australien och tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster samt ansvarar för ledningsrapportering.
• Tjänsteleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden i Zimbabwe, Brasilien och Australien och som samlar in data för vår räkning som en del av undersökningar.

Externa tredje parter

• Tjänsteleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden, baserade i Australien, Zimbabwe, Brasilien, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Danmark och Sverige, och som tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster.
• Professionella rådgivare som agerar personuppgiftsbiträden, inklusive jurister, bankirer, revisorer och försäkringsbolag, baserade i Argentina, Australien, Brasilien, Kanada, Chile, Danmark, Ecuador, Tyskland, Nya Zeeland, Portugal, Sverige, Storbritannien, Amerikas förenta stater och Zimbabwe, som tillhandahåller konsult-, bank-, juridik-, försäkrings- och redovisningstjänster.
• Professionella rådgivare som agerar personuppgiftsbiträden och är baserade i Filippinerna, som tillhandahåller grafisk designtjänster.
• HM Revenue & Customs, tillsynsmyndigheter och andra myndigheter som agerar som personuppgiftsbiträden och är baserade i Storbritannien och som i vissa fall kräver rapportering av behandlingsaktiviteter.
• Den australiska skattemyndigheten, tillsynsmyndigheter och andra myndigheter som agerar som personuppgiftsbiträden och är baserade i Australien och som i vissa fall kräver rapportering av behandling.

Användning av IT-plattformar

Vi använder säkra tredjepartsleverantörer för hosting och lagring för att lagra personuppgifter på ett säkert sätt. Dessa leverantörer är avtalsmässigt begränsade från att få tillgång till eller använda uppgifterna annat än för att tillhandahålla avtalade tjänster.

Särskilda IT-tredjepartsleverantörer

Allmänt

• Airwallex baserat i Australien (med datacenter globalt) för att betala konton och leverantörer;
• Amazon Web Services baserat i Amerikas förenta stater (med servrar placerade globalt) för RStudio-värdskap och datalagring.
• Cloudcannon baserat i Nya Zeeland är ett innehållshanteringssystem för webbplatser (CMS)
• Crowdin baserat i Estland gör det möjligt att lokalisera webbplatsinnehåll för målgruppen
• Google baserat i Amerikas förenta stater (med datacenter globalt, bland annat i Chile, Irland, Nederländerna, Danmark, Finland, Belgien, Taiwan, Singapore) för Google Analytics-information för webbplatser, API:er och molnlagring;
• HiBob baserat i Storbritannien (med kontor globalt) för hantering av information om personalresurser;
• HubDoc baserat i Amerikas förenta stater för att lagra dokument;
• HubSpot baserat i Amerikas förenta stater och Tyskland för att hantera affärsrelaterade dokument;
• Mailchimp baserat i Amerikas förenta stater för att skicka e-post och nyhetsbrev för vår räkning;
• Microsoft 365 Business Services baserat i Amerikas förenta stater för datalagring samt för vår allmänna affärskommunikation och hantering;
• OpenAI baserat i Amerikas förenta stater för att hjälpa till med sammanfattning av data och rapportskrivning;
• Qualtrics baserat i Australien för att samla in och hantera enkätdata;
• RStudio baserat i Amerikas förenta stater är en integrerad utvecklingsmiljö (IDE);
• SiteGround baserat i Amerikas förenta stater (med dataplaceringar globalt, inklusive Storbritannien, Bulgarien, Cypern och Spanien) för att lagra och leverera vår webbplats Voconiq Local Voices;
• TollFreeForwarding baserat i Amerikas förenta stater för att hantera våra telefontjänster och röstbrevlåda;
• Xero baserat i Nya Zeeland för att hantera vår redovisning.

Belöningsprogram

• Airtable baserat i Amerikas förenta stater för att hantera data i vårt Local Voices Rewards Program och för att skicka e-post;
• DocsAutomator baserat i Tyskland för att automatisera intyg för samhällegruppers belöningar;
• GiftPay av Unified Incentives Pty Ltd baserat i Australien för att göra det möjligt för oss att erbjuda incitament och belöningar till svarspersoner och belöningsgrupper;
• GiftCardStore av Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd baserat i Australien för att göra det möjligt för oss att erbjuda incitament och belöningar till svarspersoner och belöningsgrupper;
• Mail Merge Toolkit av MAPILab Ltd. baserat i Litauen, med kontor i Kanada, för att skicka e-post och nyhetsbrev;
• Try-Local av Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry baserat i Australien för att vi ska kunna erbjuda incitament och belöningar till lokala svarande.

Säkerhet

Vi lämnar ut data till tjänsteleverantörer från tredje part som hjälper oss med övervakning av slutpunktssäkerhet, enhetshantering, IT-diagnostikstöd och upptäckt av cyberhot.

Företagsöverlåtelse

Tredje parter till vilka vi kan välja att sälja, överföra eller slå samman delar av vår verksamhet eller våra tillgångar. Alternativt kan vi försöka förvärva andra företag eller gå samman med dem. Om det sker en förändring i vår verksamhet kan de nya ägarna använda dina personuppgifter på samma sätt som anges i denna integritetspolicy.

7. Internationella överföringar

Från Australien

Voconiq lämnar endast ut personuppgifter utanför Australien, eller till mottagare i Syd
Australien och Västaustralien, om:

• mottagaren omfattas av en lag eller ett bindande system som har verkställbara integritets
  skyldigheter motsvarande de australiska integritetsprinciperna (enligt Privacy Act 1988),
  eller
• personen har uttryckligen samtyckt, efter att ha informerats om att om de samtycker kan de
  kanske inte göra gällande ett integritetsklagomål mot mottagaren, eller
• utlämnandet krävs eller är tillåtet enligt annan lag, eller
• uppgiften lämnas ut för att minska eller förhindra ett allvarligt och överhängande hot och det
  inte är praktiskt möjligt att inhämta personens samtycke och vi inte levererar tjänster
  under avtal med vare sig den tasmaniska eller Northern Territorys regering.

Voconiq vidtar åtgärder för att säkerställa att mottagaren inte bryter mot de australiska integritetsprinciperna.

Utanför Australien

Vi och många av våra externa tredje parter är baserade utanför Storbritannien och EU, så deras behandling av dina personuppgifter kommer att innebära en överföring av uppgifter utanför Storbritannien eller EU, beroende på vad som är tillämpligt. Merparten av vår databehandling sker i Australien och följer även de australiska integritetsprinciperna (APP) i Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act), tillgänglig på: www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

När vi överför dina personuppgifter utanför Storbritannien eller EU säkerställer vi att en liknande skyddsnivå ges genom att säkerställa att minst en av följande skyddsåtgärder finns på plats:

• Vi kommer endast att överföra dina personuppgifter till länder som har bedömts ge en adekvat skyddsnivå för personuppgifter; eller
• När vi använder vissa tjänsteleverantörer kan vi använda särskilda avtal som godkänts för användning i Storbritannien eller EU, beroende på vad som är tillämpligt, vilka ger personuppgifter samma skydd som de har i Storbritannien eller EU, beroende på vad som är tillämpligt; eller
• Vi kommer att inhämta ditt uttryckliga samtycke för att överföra dina uppgifter till det land där de lagras/behandlas (vanligtvis Australien, där vi är baserade) och vi upprätthåller våra interna processer och rutiner för att respektera alla begäranden om att utöva dina rättigheter och hantera dina uppgifter i enlighet med standarderna i UK/EU/GDPR/RGPD.

Kontakta oss om du vill ha mer information om den specifika mekanism som vi använder när vi överför dina personuppgifter utanför Storbritannien eller EU.

8. Datasäkerhet

Vi har lämpliga och robusta säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, obehörig åtkomst, missbruk, störning, obehörig ändring och obehörigt röjande. Våra säkerhetsåtgärder förhindrar obehörig användning eller röjande av våra upphandlade tjänsteleverantörer och andra parter som vi lämnar personuppgifter till.

Vid en mycket osannolik misstänkt personuppgiftsincident har Voconiq ett snabbinsatsprotokoll som omfattar underrättelse av personer som kan ha påverkats, detaljerad utredning och samarbete med relevanta myndigheter för dataskydd och brottsbekämpning

9. Datalagring

Hur länge kommer ni att behålla mina personuppgifter?

Voconiq kommer endast att behålla dina personuppgifter så länge som det rimligen är nödvändigt för att uppfylla det ändamål för vilket de samlades in, inklusive för att uppfylla eventuella juridiska, regulatoriska, skatte-, redovisnings- eller rapporteringskrav.
Vi kan behålla dina personuppgifter under en längre period vid ett klagomål eller om vi rimligen bedömer att det finns risk för rättsliga åtgärder i fråga om vår relation med dig.

Vi kommer inte att behålla dina personuppgifter längre än 12 månader efter att vår relation med dig har upphört, om vi inte enligt lag är skyldiga att spara kundinformation (inklusive kontakt-, identitets-, finansiell och transaktionsdata) för skatteändamål, i vilket fall vi sparar informationen i 6 år efter att relationen har upphört.

I vissa fall kan du få tillgång till eller ändra uppgifter, som en del av dina lagliga rättigheter.

Voconiq kan avidentifiera och sammanställa dina uppgifter med andra uppgifter, så att de inte längre kan kopplas till dig, för forsknings- eller statistikändamål. Dessa sammanställda och anonyma uppgifter kan lagras och användas tills vidare utan ytterligare meddelande till dig.

10. Dina juridiska rättigheter

Under vissa omständigheter har du rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen i förhållande till dina personuppgifter.

Du har rätt att:

• Begära tillgång
• Begära rättelse
• Begära radering
• Invända mot behandling
• Begära begränsning av behandlingen
• Begära överföring
• Återkalla samtycke

Mer information om dessa rättigheter finns i ordlistan.

Dessutom kan en kopia av de australiska integritetsprinciperna och rättigheterna för australiensare (och för dem som har samtyckt till att deras uppgifter överförs till Australien) erhållas på Office of the Australian Information Commissioners webbplats på oaic.gov.au.

Begäran om uppgifter

För att få tillgång till dina uppgifter eller utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta Voconiqs dataskyddsombud eller använda någon vanlig kommunikationskanal. Din begäran behöver inte vara skriftlig.

Voconiq kommer att bekräfta din begäran och fortsätta att kommunicera med dig om eventuell ytterligare information som behövs, beslut som fattas och tidsramar.

Vad vi kan behöva från dig

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till dina personuppgifter (eller utöva någon av dina andra rättigheter). Detta är en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till någon som inte har rätt att ta emot dem. Vi kan också kontakta dig för att be om mer information i samband med din begäran för att snabba upp vårt svar.

Om du agerar på någon annans vägnar behöver Voconiq bekräfta din behörighet att agera innan vi går vidare.

Om en begäran bedöms strida mot lagen, vara uppenbart ogrundad, upprepad eller överdriven kan Voconiq välja att inte uppfylla begäran.

Ingen avgift krävs normalt

För de flesta begäranden om tillgång till uppgifter tar vi inte ut någon avgift för att du ska få tillgång till dina personuppgifter eller utöva någon av dina rättigheter.

Begäranden som kräver åtkomst till stora mängder data eller som kräver betydande tekniskt arbete kan dock medföra en administrationsavgift för att täcka kostnaderna.

Tidsfrist för svar

Vi försöker svara på alla legitima begäranden inom en månad. Ibland kan det ta längre än en månad om din begäran är särskilt komplex eller om du har lämnat in flera begäranden. I så fall kommer vi att meddela dig och hålla dig uppdaterad.

11. Så här gör du en anmälan om ett intrång i dina integritetsrättigheter

Du har rätt att när som helst lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten som ansvarar för dataskyddsfrågor i ditt land. Vi skulle dock uppskatta möjligheten att hantera dina synpunkter innan du kontaktar tillsynsmyndigheten, så kontakta oss i första hand.

Klagomål ska riktas till dataskyddsombudet.

Alla klagomål kommer att registreras och utredas av Voconiq. Vi kan begära ytterligare information från dig och samråda med andra relevanta parter. Du kommer att informeras om utredningarnas gång och resultat.

Under utredningen kan Voconiq välja att inte lämna ut viss information till dig, enligt rekommendation från tillsynsmyndigheter och för att skydda uppgifter om andra personer.

Klagomål till tillsynsmyndigheter

Du kan lämna in ett integritetsklagomål till den nationella myndighet som ansvarar för att hantera dataskydd och integritet.

I Australien, kontakta Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

I Storbritannien kan du kontakta Information Commissioner's Office (ICO), den brittiska tillsynsmyndigheten för dataskyddsfrågor (www.ico.org.uk).

För personer i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) kan du lämna in ett klagomål till din nationella myndighet Our Members | European Data Protection Board

12. Ordlista

Typer av information

Personuppgifter

Personuppgifter är information som kan användas för att identifiera en person. Detta omfattar namn, adress och födelsedag.

Känsliga personuppgifter

Känsliga personuppgifter avser personuppgifter om en persons:

• hälsa eller funktionsnedsättning
• nuvarande eller tidigare hälsotjänster som mottagits, eller önskemål om framtida hälsotjänster
  såsom organdonation
• ras eller etniskt ursprung
• religiös övertygelse eller tillhörighet
• filosofiska övertygelser
• politiska åsikter, medlemskap i en politisk förening
• medlemskap i en yrkes- eller branschorganisation, eller fackförening
• sexuell läggning eller sexuella praktiker
• brottsregister
• genetisk information
• biometrisk information för verifiering eller identifiering, eller biometriska mallar.

Rättslig grund

Voconiq identifierar den rättsliga grunden för den personuppgiftsbehandling som företaget utför. Den rättsliga grunden är den juridiska anledning som vi samlar in, lagrar och behandlar olika typer av data. Det finns 6 olika rättsliga grunder som kan tillämpas - samtycke, avtal, rättslig förpliktelse, vitala intressen (att skydda någons liv), uppgifter av allmänt intresse (i allmänhetens intresse), berättigat intresse.

Samtycke är tvåvägskommunikation. Det innebär att en person ombeds ge sitt tillstånd att använda eller lämna ut sina personuppgifter på ett visst sätt, och personen kan svara med antingen "ja" eller "nej".

Det finns olika typer av samtycke. Uttryckligt samtycke är ett aktivt uttryck för samtycke muntligen, skriftligen eller via ett onlineformulär. Underförstått samtycke uppstår när samtycke rimligen kan utläsas under omständigheterna utifrån den enskildes agerande.

Berättigat intresse betyder vårt företags intresse av att bedriva och förvalta vår verksamhet så att vi kan ge dig den bästa tjänsten eller produkten och den bästa och säkraste upplevelsen. Vi ser till att vi beaktar och väger in all möjlig påverkan på dig, både positiv och negativ, samt dina rättigheter innan vi behandlar dina personuppgifter för våra berättigade intressen. Vi använder inte dina personuppgifter för aktiviteter där våra intressen väger mindre än påverkan på dig, såvida vi inte har ditt samtycke eller på annat sätt är skyldiga eller tillåtna enligt lag att göra det. Du kan få mer information om hur vi bedömer våra berättigade intressen mot eventuell påverkan på dig i fråga om specifika aktiviteter genom att kontakta oss.

Fullgörande av avtal innebär att vi behandlar dina uppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett sådant avtal ingås.

Följa en rättslig skyldighet innebär att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som vi omfattas av.

Tredje parter

Interna tredje parter

• Andra företag i Voconiq-koncernen som agerar som gemensamt personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden och som är baserade i Australien och tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster samt ansvarar för ledningsrapportering.
• Tjänsteleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden i Zimbabwe, Brasilien och Australien och som samlar in data för vår räkning som en del av undersökningar.

Externa tredje parter

• Tjänsteleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden, baserade i Australien, Zimbabwe, Brasilien, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Danmark och Sverige, och som tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster.
• Yrkesrådgivare som agerar som personuppgiftsbiträden, inklusive jurister, banktjänstemän, revisorer och försäkringsgivare, baserade i Australien, Zimbabwe, Brasilien, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Danmark, Sverige, Amerikas förenta stater, Kanada och Nya Zeeland, som tillhandahåller konsult-, bank-, juridiska, försäkrings- och redovisningstjänster.
• HM Revenue & Customs, tillsynsmyndigheter och andra myndigheter som agerar som personuppgiftsbiträden och är baserade i Storbritannien och som i vissa fall kräver rapportering av behandlingsaktiviteter.
• Den australiska skattemyndigheten, tillsynsmyndigheter och andra myndigheter som agerar som personuppgiftsbiträden och är baserade i Australien och som i vissa fall kräver rapportering av behandling.

Dina lagliga rättigheter

Du har rätt att:

Begära tillgång till dina personuppgifter (vanligen kallat en "begäran om registerutdrag"). Detta gör att du kan få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och kontrollera att vi behandlar dem lagligt.

Begära rättelse av de personuppgifter vi har om dig. Detta gör att du kan få ofullständiga eller felaktiga uppgifter vi har om dig rättade, även om vi kan behöva verifiera riktigheten i de nya uppgifter du lämnar till oss.

Begär radering av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att radera eller ta bort personuppgifter när det inte finns någon godtagbar anledning för oss att fortsätta behandla dem. Du har också rätt att be oss att radera eller ta bort dina personuppgifter när du framgångsrikt har utövat din rätt att invända mot behandling (se nedan), när vi kan ha behandlat dina uppgifter på ett olagligt sätt eller när vi måste radera dina personuppgifter för att följa lokal lagstiftning. Observera dock att vi inte alltid kan följa din begäran om radering av specifika juridiska skäl, vilka i förekommande fall kommer att meddelas dig vid tidpunkten för din begäran.

Invända mot behandling av dina personuppgifter när vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller en tredje parts intressen) och det finns något i din specifika situation som gör att du vill invända mot behandlingen på denna grund eftersom du anser att den påverkar dina grundläggande rättigheter och friheter. Du har också rätt att invända när vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring. I vissa fall kan vi visa att vi har tvingande berättigade grunder för att behandla dina uppgifter som väger tyngre än dina rättigheter och friheter.

Begär begränsning av behandling av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att tillfälligt upphöra med behandlingen av dina personuppgifter i följande situationer:

• Om du vill att vi fastställer uppgifternas riktighet.
• När vår användning av uppgifterna är olaglig men du inte vill att vi raderar dem.
• När du behöver att vi behåller uppgifterna även om vi inte längre behöver dem, eftersom du behöver dem för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Du har invänt mot vår användning av dina uppgifter, men vi behöver verifiera om vi har tvingande berättigade skäl att använda dem.

Begär överföring av dina personuppgifter till dig eller till en tredje part. Vi kommer att tillhandahålla dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till dig eller till en tredje part som du har valt. Observera att denna rätt endast gäller automatiserade uppgifter som du ursprungligen samtyckte till att vi använder eller där vi använde uppgifterna för att fullgöra ett avtal med dig.

Återkalla samtycke när som helst när vi förlitar oss på samtycke för att behandla dina personuppgifter. Detta påverkar dock inte lagligheten i någon behandling som utfördes innan du återkallade ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke kan vi kanske inte tillhandahålla vissa produkter eller tjänster till dig. Vi kommer att meddela dig om så är fallet när du återkallar ditt samtycke.

13. Ändringslogg

Detta avsnitt dokumenterar ändringarna som gjorts i vår integritetspolicy.

juli 2026

• Changes to the policy are as follows:
  • 11. Change log
    • Omarrangerad i omvänd kronologisk ordning
  • 12. Glossary
    • Uppdaterade och kompletterande definitioner
  • Significant rewrite of content to:
    • Inför Voconiqs bästa praxis-protokoll
    • Ange vår metod för automatiserat beslutsfattande
    • Uppdatera deklarationer för tredje part och IT-plattformar så att de återspeglar nuvarande praxis
    • Lyft särskilt fram vår klagomålsprocess och vår process för datainförfrågningar

30 okt 2025: Den tidigare integritetspolicyn daterad 03 okt 2024 ersattes med en uppdaterad policy daterad 30 okt 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Ändrad datum för senaste uppdatering.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable baserat i Amerikas förenta stater för att hantera data i vårt Local Voices Rewards Program och för att skicka e-post;
      • DocsAutomator baserat i Tyskland för att automatisera intyg för samhällegruppers belöningar.

03 okt 2024: Den tidigare integritetspolicyn daterad 21 aug 2024 ersattes med en uppdaterad policy daterad 03 okt 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Ändrad datum för senaste uppdatering.
    • Lagt till information om integritetsskyddsombud.

21 aug 2024: Den tidigare integritetspolicyn daterad 06 mar 2024 ersattes med en uppdaterad policy daterad 21 aug 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Ändrad datum för senaste uppdatering.
  • Lade till ett nytt avsnitt 2 med rubriken "Personuppgifter för enkät­deltagare" och dess innehåll. Det tillagda innehållet gör det enkelt för Voconiqs surveydeltagare att hitta en sammanfattning av integritetsinformation som rör deras deltagande i våra undersökningar. Det leder också webbplatsbesökare, kunder och andra användare av tjänsten till resten av dokumentet. Hela integritetspolicyn är relevant för alla användare av tjänsten, men denna ändring försöker göra det tydligare för undersökningsdeltagare.
  • Andra avsnitt har numrerats om för att ta hänsyn till nytt avsnitt 2, och indexet har uppdaterats.

06 mar 2024: Den tidigare integritetspolicyn daterad 13 dec 2023 ersattes med en uppdaterad policy daterad 06 mar 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Ändrad datum för senaste uppdatering.
    • Lagt till kontaktuppgifterna till vår UK-representant
    • Omformulerade viss information i detta avsnitt, men ändrade inget i den.

13 dec 2023: Den tidigare integritetspolicyn daterad 04 maj 2023 ersattes med en uppdaterad policy daterad 13 dec 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Ändrad datum för senaste uppdatering.
    • Lagt till kontaktuppgifterna till vår EU-representant

04 maj 2023: Den tidigare integritetspolicyn daterad 16 maj 2022 ersattes med en uppdaterad policy daterad 04 maj 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Ändrad datum för senaste uppdatering.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Modifierad lista över identitets- och kontaktuppgifter från datamäklare eller dataaggregatorer.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modifierad lista över specifika tredje parter som personuppgifter kan delas med.