Politique de confidentialité - Voconiq

1. Informations importantes et qui nous sommes

Objet de cette politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité a pour but de vous informer sur la façon dont Voconiq collecte et traite vos données personnelles lorsque vous utilisez ce site, y compris les données que vous pouvez fournir via ce site lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, créez un compte, achetez un produit ou un service, participez à l’une de nos enquêtes ou utilisez un formulaire d’expression d’intérêt, nous contactez par téléphone, courriel et/ou formulaire web, interagissez avec nos réseaux sociaux, ou fournissez vos coordonnées à nos employés ou représentants en personne.

Ce site et nos enquêtes ne sont pas destinés aux enfants de moins de 15 ans et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants de moins de 15 ans. Nous recueillons un niveau supplémentaire de consentement parental pour les données provenant de personnes âgées de 15 à 18 ans dans le cadre de nos enquêtes.

Il est important que vous lisiez cette politique de confidentialité conjointement avec toute autre politique de confidentialité, politique de traitement équitable ou formulaire de consentement que nous pouvons fournir à des occasions spécifiques lorsque nous collectons ou traitons des données personnelles vous concernant, afin que vous soyez pleinement informé de la manière et des raisons pour lesquelles nous utilisons vos données. Cette politique de confidentialité complète les autres avis et politiques de confidentialité et ne vise pas à les supplanter.

Responsable du traitement

Reflexivity Pty Ltd est le responsable du traitement et responsable de vos données personnelles (désignées collectivement par « Voconiq », « nous », « nous » ou « notre » dans cette politique de confidentialité).

Nous avons nommé un responsable de la protection des données chargé de répondre aux questions relatives à cette politique de confidentialité. Si vous avez des questions concernant cette politique, y compris toute demande visant à exercer vos droits légaux (point n°9 ci‑dessous), veuillez contacter le responsable de la protection des données en utilisant les coordonnées indiquées ci‑dessous.

Coordonnées

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la protection des données de la manière suivante :

Nom complet de l'entité juridique : Reflexivity Pty Ltd exerçant sous le nom Voconiq

Notre responsable de la confidentialité

Michael Wood
Email : michael.wood@voconiq.com

Si vous êtes résident(e) de l'EEE

Veuillez contacter notre représentant pour l'UE à EUrep@voconiq.com. Alternativement, ils peuvent être joints par :

• Courrier : DPO Centre Europe, BERLIN : Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Allemagne;
• Téléphone : +49 304 0817 3000;
• En ligne : dpocentre.com/contact-us/

Si vous êtes résident(e) du Royaume-Uni

Veuillez contacter notre représentant au Royaume‑Uni à UKrep@voconiq.com. Alternativement, ils peuvent être joints par :

• Courrier : The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, Royaume‑Uni;
• Téléphone : +44 203 797 6340;
• En ligne : dpocentre.com/contact-us/

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l’autorité chargée de la protection des données dans votre pays. Nous apprécierions toutefois la possibilité de traiter vos préoccupations avant que vous ne saisissiez l’autorité ; veuillez donc nous contacter en premier lieu.

En Australie, veuillez contacter l'Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Pour les personnes situées dans l'UE, veuillez contacter votre autorité locale de régulation pour les questions de protection des données.

Au Royaume‑Uni, vous pouvez contacter l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de régulation britannique pour la protection des données (www.ico.org.uk).

Modifications de la politique de confidentialité et votre obligation de nous informer des changements

Nous réexaminons régulièrement notre politique de confidentialité. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 30 oct. 2025.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

Liens vers des sites tiers

Ce site peut contenir des liens vers des sites web, extensions et applications de tiers. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsqu’on quitte notre site, nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

2. Données personnelles des participants à l'enquête

Données personnelles des visiteurs du site, clients et utilisateurs de services

Cette politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs de nos services, y compris les visiteurs du site, les clients et les utilisateurs de services. L’ensemble du document est pertinent pour vos interactions avec Voconiq.

Données personnelles des participants à l’enquête

• Collecte et utilisation des données : Les données des participants sont collectées pour mener des enquêtes et obtenir des informations. Ces données peuvent inclure des coordonnées, des réponses et toute autre information que vous fournissez volontairement lors de la réalisation d'une de nos enquêtes. Au début de chaque enquête, un formulaire de consentement détaillé vous sera présenté afin de vous informer et de vous permettre de choisir de participer ou non. Les données personnelles des participants sont uniquement stockées sur Qualtrics (basé en Australie) et sont conservées séparément de vos réponses d'opinion.
• Conservation des données :
  • Please see Section 9 (Data retention). Some notes:
    • Données des participants seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles nous les avons collectées et conservées pendant 12 mois supplémentaires après la fin de notre relation avec vous — sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps, ou sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt. Par exemple, si vous participez à une série d'enquêtes Local Voices sur 3 ans, elles seront conservées pour la durée de cette série d'enquêtes (3 ans) plus 12 mois (afin que nous puissions vous recontacter si la série d'enquêtes reprend). Ce sera le cas sauf si vous nous demandez de supprimer vos données personnelles plus tôt ou si nous avons une obligation légale de les conserver (par ex. si vous engagez une procédure judiciaire contre nous).
    • Données d'enquête et des participants désidentifiées — données qui ne peuvent pas être liées spécifiquement à vous, ni à un individu particulier — sont conservées indéfiniment dans notre pool de données agrégé. Un exemple de ce type de données « regroupées » ou « agrégées » sera conservé en permanence dans nos systèmes.
    • Enquêtes papier que vous remettez ou envoyez par courrier ne sont conservées que le temps nécessaire pour les saisir dans notre système Qualtrics. Après cela, elles sont envoyées au broyage, puis les données numériques sont conservées comme indiqué ci‑dessus.
• Consentement et retrait : En acceptant de participer à nos enquêtes, vous consentez à l'utilisation de vos données pour l'enquête, à ce que vos réponses désidentifiées soient intégrées à notre base de données groupée, et à ce que nous puissions éventuellement vous contacter pour de futures enquêtes. Les participants peuvent retirer leur consentement à l'utilisation de leurs données personnelles identifiables à tout moment en nous contactant via notre site Web, notre ligne téléphonique ou notre adresse e‑mail, et peuvent retirer leur consentement à être contactés au sujet de futures enquêtes ou du marketing en utilisant le lien UNSUBSCRIBE dans les e‑mails d'invitation aux enquêtes.
• Exactitude des données : Nous contacterons les participants tous les 3 ans pour confirmer leurs coordonnées. Si un participant ne répond pas, nous effectuerons une tentative supplémentaire de contact. S'il n'y a toujours pas de réponse, ses données personnelles identifiables seront supprimées de notre base de données. Toute donnée d'opinion désidentifiée qui a été agrégée avec l'ensemble des autres données d'opinion que nous avons collectées restera dans notre base de données groupée et ne sera plus liée à un individu ou à la personne qui l'a fournie.

Ces éléments sont intégrés dans la politique de confidentialité actuelle de Voconiq, reproduite ci‑dessous.

3. Les données que nous collectons à votre sujet

Données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information concernant une personne physique à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant, que nous avons regroupés comme suit :

• Données d'identité incluent le prénom, le nom de jeune fille, le nom de famille, le nom d'utilisateur ou identifiant similaire, l'état civil, le titre, la date de naissance et le sexe.
• Données de contact incluent l'adresse de facturation, l'adresse de livraison, l'adresse e‑mail, les numéros de téléphone et les identifiants de réseaux sociaux.
• Données financières incluent les coordonnées bancaires et les détails des cartes de paiement.
• Données de transaction : inclut les informations sur les paiements vous concernant et d’autres détails sur les produits et services que vous avez achetés auprès de nous.
• Données techniques : inclut l’adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage du fuseau horaire et la localisation, les types et versions d’extensions du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, ainsi que d’autres technologies présentes sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site et pour nos enquêtes.
• Données de profil incluent votre nom d'utilisateur et mot de passe, vos achats ou commandes, vos centres d'intérêt, préférences, identifiants de réseaux sociaux, retours et réponses aux enquêtes.
• Données d’utilisation : inclut des informations sur la manière dont vous utilisez notre site, nos produits et nos services.
• Données marketing et de communication incluent vos préférences à recevoir des communications marketing de notre part et de nos tiers ainsi que vos préférences de communication.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées telles que des données statistiques ou démographiques, à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles mais ne sont pas considérées comme des données personnelles en droit, car elles ne révéleront pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d'utilisation pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique du site. Toutefois, si nous combinons ou associons des données agrégées à vos données personnelles de façon à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous ne collectons aucune catégorie particulière de données personnelles vous concernant (cela inclut des informations sur votre race ou origine ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance à un syndicat, des informations sur votre santé, ainsi que des données génétiques et biométriques). Nous ne collectons pas non plus d’informations sur des condamnations pénales et infractions.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons collecter des données personnelles en vertu de la loi ou des termes d’un contrat que nous avons avec vous et que vous ne fournissez pas ces données sur demande, nous pourrions être incapables d’exécuter le contrat que nous avons ou essayons de conclure avec vous (par exemple, vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous pourrions devoir annuler un produit ou service que vous avez chez nous, mais nous vous en informerons le cas échéant.

4. Comment sont collectées vos données personnelles ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données vous concernant et sur vous, notamment :

Interactions directes

Vous pouvez être orienté vers nous par un tiers agissant en notre nom, mais vous fournirez toujours vos données directement à nous. Vous pouvez nous communiquer vos données d’identité, de contact et financières en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, téléphone, courriel ou autrement. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque vous :

• faire une demande pour nos produits ou services ;
• créer un compte sur notre site ;
• s’abonner à notre service ou à nos publications ;
• demander l’envoi de matériel marketing ;
• participer à un concours, une promotion ou une enquête ; ou
• nous donner votre avis ou nous contacter.

Technologies ou interactions automatisées

Lorsque vous interagissez avec notre site ou nos enquêtes, nous collecterons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions de navigation et vos comportements. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies, des logs de serveur et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter nos politiques relatives aux cookies pour plus de détails.

Données d'identité et de contact provenant de courtiers en données ou d'agrégateurs

Par exemple :

• Arvanitis Marketing P/L basé au Zimbabwe
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda basé au Brésil
• Taverner Research par Tobumo Pty Ltd basé en Australie
• Sample Solutions B.V. opérant au Portugal, basé au Danemark
• Aximage-Cominicação e Imagem, LDA basée au Portugal
• Spirituc basé au Portugal
• Marknadskraft i Norden AB basé en Suède
• Polis Pesquisa E Consultoria basé au Brésil

Données d'identité et de contact provenant de sources publiquement accessibles

Par exemple :

• LinkedIn basé aux États‑Unis d'Amérique
• Facebook basé aux États‑Unis d'Amérique
• Twitter basé aux États‑Unis d’Amérique
• Instagram basé aux États‑Unis d'Amérique
• Sites web et entrées Google
• Publications médiatiques

5. Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous n’utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous les utiliserons dans les circonstances suivantes :

• Lorsqu’il est nécessaire d’exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous.
• Lorsqu’il est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne priment pas sur ces intérêts.
• Lorsqu’il nous faut respecter une obligation légale.

Généralement, nous ne nous fondons pas sur le consentement comme base légale pour le traitement de vos données personnelles, bien que nous obtenions votre consentement avant d'envoyer des communications commerciales directes de tiers par e-mail ou SMS. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant.

Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Nous présentons ci‑dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d’utiliser vos données personnelles et des bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour ce faire. Nous avons également identifié nos intérêts légitimes, le cas échéant.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles pour plus d'une base légale selon l'objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur la base légale spécifique sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsqu'il y a plus d'une base indiquée dans le tableau ci‑dessous.

Offres promotionnelles de notre part

Nous pouvons utiliser vos données d’identité, de contact, techniques, d’utilisation et de profil pour nous forger une opinion sur ce que vous pourriez vouloir ou nécessiter, ou ce qui pourrait vous intéresser. C’est ainsi que nous déterminons quels produits, services et offres peuvent être pertinents pour vous (nous appelons cela du marketing).

Vous recevrez des communications marketing de notre part si vous nous avez demandé des informations ou acheté des biens ou services et que vous ne vous êtes pas désabonné de ces communications.

Marketing par des tiers

Nous obtiendrons votre consentement explicite avant de partager vos données personnelles avec un tiers à des fins marketing.

Se désinscrire

Vous pouvez demander à nous ou à des tiers de cesser de vous envoyer des messages marketing à tout moment en suivant les liens de désabonnement présents dans tout message marketing qui vous est envoyé ou en nous contactant à tout moment.

Si vous choisissez de ne plus recevoir ces messages marketing, cela ne s’appliquera pas aux données personnelles fournies à la suite d’un achat de produit/service, d’une expérience produit/service ou d’autres transactions.

Cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou certains, ou pour vous avertir lorsque des sites installent ou accèdent à des cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, certaines parties de ce site peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons, consultez la politique relative aux cookies applicable à votre région disponible à voconiq.com/legal.

Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos données personnelles que pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si nous estimons raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir des explications sur la compatibilité du nouveau traitement avec la finalité initiale, veuillez nous contacter.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à une fin non liée, nous vous en informerons et expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles sans votre connaissance ou consentement, conformément aux règles ci‑dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

6. Divulgations de vos données personnelles

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les parties énumérées ci‑dessous pour les finalités indiquées dans le tableau du point n°4 (Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles) ci‑dessous.

• Tiers internes tels qu'énoncés dans le Glossaire (point n°10 ci‑dessous).
• Tiers externes tels qu'énoncés dans le Glossaire (point n°10 ci‑dessous).
• Specific third parties such as:
  • Microsoft 365 Business Services basé aux États‑Unis d'Amérique pour stocker des données sur SharePoint et OneDrive, et pour traiter des données dans PowerBI, ainsi que pour notre correspondance et gestion commerciale générale;
  • Adobe Creative Suite d'Adobe Inc., basé aux États-Unis, pour la conception de nos rapports de données et nos actions marketing ;
  • Qualtrics basé en Australie qui réalise des enquêtes, stocke des données et contacte les participants aux enquêtes en notre nom;
  • Atlassian basé aux États-Unis d'Amérique (avec siège en Australie) qui fournit une plateforme de gestion des tâches et de planification de projets pour nos activités de travail;
  • Amazon Web Services basé aux États-Unis d'Amérique (avec des serveurs situés dans le monde entier) pour l'hébergement RStudio et le stockage des données.
  • Databricks basé aux États-Unis d'Amérique pour l'hébergement des données.
  • Docker basé aux États‑Unis d'Amérique pour construire, tester et déployer nos applications.
  • Dropbox basé aux États‑Unis d'Amérique et en Australie pour stocker nos données collectées dans Qualtrics;
  • RStudio basé aux États‑Unis d'Amérique en tant qu'environnement de développement logiciel centré sur le langage R, utilisé pour se connecter à l'API Qualtrics afin de traiter, gérer et désidentifier les données d'enquête.
  • Shinyapps.io de RStudio basé aux États‑Unis d’Amérique pour héberger nos tableaux de bord Shiny (les serveurs Shinyapps utilisent la technologie AWS d’Amazon avec le serveur lui‑même situé aux États‑Unis d’Amérique).
  • GitHub basé aux États‑Unis d'Amérique et en Australie pour stocker nos codes sources de développement et de traitement des données;
  • BitBucket basé aux États-Unis d'Amérique pour stocker nos codes sources de développement et de traitement des données;
  • BlueHost basé aux États-Unis d'Amérique (avec des serveurs supplémentaires au Royaume‑Uni, en Inde et en Chine) pour stocker et héberger notre site Voconiq et les données qui transitent par notre site, et pour stocker et afficher certaines visualisations de données en HTML;
  • SiteGround basé aux États‑Unis d’Amérique (avec des emplacements de données dans le monde, y compris le Royaume‑Uni, la Bulgarie, Chypre et l’Espagne) pour stocker et diffuser notre site Voconiq Local Voices et toute donnée transitant par notre site;
  • Google basé aux États‑Unis d'Amérique (avec des centres de données mondiaux notamment au Chili, en Irlande, aux Pays‑Bas, au Danemark, en Finlande, en Belgique, à Taïwan et à Singapour) pour Google Analytics sur nos sites, l'accès API et le stockage Google Cloud pour certains de nos fichiers de données;
  • CyberDuck basé en Suisse pour accéder à nos fichiers serveur;
  • OpenAI basé aux États‑Unis d'Amérique pour aider au résumé des données et à la rédaction de rapports;
  • Mailchimp basé aux États‑Unis d'Amérique pour stocker notre liste de contacts e‑mail, envoyer des e‑mails et des newsletters en notre nom;
  • Mail Merge Toolkit par MAPILab Ltd. basé au Canada et en Russie pour envoyer des e‑mails et des newsletters via des produits Microsoft comme Outlook;
  • HubSpot basé aux États‑Unis d'Amérique et en Allemagne pour stocker nos informations de contact client et envoyer des e‑mails et des newsletters en notre nom;
  • HubDoc basé aux États‑Unis d'Amérique pour stocker nos documents clients et commerciaux;
  • Hootsuite basé au Canada (avec des serveurs aux États‑Unis d'Amérique) pour gérer nos réseaux sociaux;
  • Canva basé en Australie pour des modèles de conception graphique;
  • SetUpMyOffshore (SUMO) basé aux Philippines pour des services de design graphique;
  • Miro basé aux États‑Unis d'Amérique pour la prise de notes et la planification;
  • Retrotool basé aux États‑Unis d'Amérique pour la prise de notes et la planification;
  • Mural par Tactivos, Inc. basé aux États‑Unis d'Amérique et en Argentine pour la prise de notes et la planification lors de réunions;
  • Dovetail basé en Australie pour le résumé, la synthèse de notes et l'analyse des données clients;
  • Synthesia.io basé au Royaume‑Uni pour la création de vidéos par IA;
  • Screenpresso basé en France pour la capture d’écran et l’édition de captures d’écran;
  • EnableHR basé en Australie et en Nouvelle‑Zélande pour organiser et suivre notre documentation des ressources humaines et de la santé et sécurité au travail;
  • Xero basé en Nouvelle‑Zélande pour organiser et traiter nos documents comptables et relatifs aux paiements;
  • Airwallex, basé en Australie (avec des centres de données à l'échelle mondiale), pour payer les comptes et les fournisseurs ;
  • Airtable, basé aux États-Unis, pour gérer les données de notre programme Local Voices Rewards et envoyer des e-mails ;
  • DocsAutomator basé en Allemagne pour automatiser les relevés pour les récompenses des groupes communautaires;
  • TollFreeForwarding basé aux États‑Unis d’Amérique pour gérer nos services téléphoniques et stocker les données liées aux personnes qui nous contactent par téléphone;
  • GiftPay par Unified Incentives Pty Ltd basé en Australie pour nous permettre de fournir des incitations et récompenses aux répondants aux enquêtes et aux groupes de récompenses;
  • GiftCardStore par Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd basé en Australie pour nous permettre de fournir des incitations et récompenses aux répondants aux enquêtes et aux groupes de récompenses;
  • Try-Local par Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry basé en Australie, nous permettant d’offrir des incitatifs et récompenses aux participants locaux des enquêtes;
  • Wyntec Pty Ltd basé en Australie pour l’installation et le support informatique complets.
• Tiers auxquels nous pourrions choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre activité ou de nos actifs. Nous pouvons aussi chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement intervient dans notre activité, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos données personnelles de la même manière que celle décrite dans cette politique de confidentialité.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données personnelles et les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne leur permettons de les traiter que pour des finalités spécifiées, selon nos instructions et en conformité avec cette politique de confidentialité.

7. Transferts internationaux

Nous et bon nombre de nos tiers externes sommes basés hors du Royaume‑Uni et de l’UE ; le traitement de vos données personnelles par ces tiers impliquera donc un transfert de données en dehors du Royaume‑Uni ou de l’UE, selon le cas. La majorité de notre traitement des données a lieu en Australie et est conforme aux Australian Privacy Principles (APPs) contenus dans le Privacy Act 1988 (Cth) (le Privacy Act), disponible à : www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Chaque fois que nous transférons vos données personnelles hors du Royaume‑Uni ou de l’UE, nous veillons à ce qu’un niveau de protection similaire leur soit assuré en garantissant la présence d’au moins une des garanties suivantes :

• Nous ne transférerons vos données personnelles qu’à des pays jugés offrir un niveau de protection adéquat des données personnelles ; ou
• Lorsque nous faisons appel à certains prestataires, nous pouvons utiliser des contrats spécifiques approuvés pour le Royaume‑Uni ou l’UE, le cas échéant, qui assurent aux données personnelles la même protection que celle en vigueur au Royaume‑Uni ou dans l’UE ; ou
• Nous obtiendrons votre consentement explicite pour transférer vos données vers le pays de stockage/traitement (généralement l’Australie, où nous sommes basés), et nous maintiendrons nos processus internes afin de respecter toutes les demandes d’exercice de vos droits et de traiter vos données conformément aux normes du Royaume‑Uni/UE/GDPR/RGPD.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez plus d'informations sur le mécanisme spécifique utilisé par nous lors du transfert de vos données personnelles hors du Royaume‑Uni ou de l'UE.

8. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous‑traitants et autres tiers ayant besoin de ces informations pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de données personnelles et nous vous en informerons, ainsi que tout régulateur compétent, lorsque la loi nous y oblige.

9. Conservation des données

Combien de temps conserverez‑vous mes données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de reporting. Nous pourrions conserver vos données plus longtemps en cas de plainte ou si nous estimons raisonnablement qu’il existe une perspective de litige concernant notre relation avec vous.

En tout état de cause, nous ne conserverons pas vos données personnelles plus de 12 mois après la fin de notre relation avec vous, sauf si nous sommes légalement tenus de conserver des informations client (y compris les données de contact, d'identité, financières et de transaction) à des fins fiscales, auquel cas nous conserverons ces informations pendant 6 ans après la fin de notre relation.

Dans certains cas, vous pouvez nous demander de supprimer vos données : voir vos droits légaux (point n°9) ci‑dessous pour plus d'informations.

Dans certains cas, nous anonymiserons vos données personnelles (de sorte qu'elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou statistiques, auquel cas nous pourrons utiliser ces informations indéfiniment sans autre avis de votre part.

10. Vos droits légaux

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles. Veuillez cliquer sur les liens ci‑dessous pour en savoir plus sur ces droits :

Si vous souhaitez exercer l'un des droits énoncés ci‑dessus, veuillez nous contacter.

En outre, un exemplaire des Australian Privacy Principles et des droits pour les Australiens (et ceux qui ont consenti au transfert de leurs données vers l'Australie) peut être obtenu sur le site Web de l'Office of the Australian Information Commissioner à oaic.gov.au.

Aucun frais généralement requis

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, nous pouvons exiger des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Dans ces cas, nous pourrions aussi refuser de donner suite à votre demande.

Ce dont nous pourrions avoir besoin

Nous pourrions avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour confirmer votre identité et garantir votre droit d’accès à vos données personnelles (ou pour exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à empêcher la divulgation de données personnelles à toute personne non autorisée. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Délai de réponse

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il se peut que cela prenne plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous en avez soumis plusieurs. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

11. Glossaire

Base légale

Intérêt légitime désigne l'intérêt de notre entreprise à exercer et gérer nos activités afin de vous fournir le meilleur service/produit et la meilleure expérience la plus sûre. Nous nous assurons de considérer et d'équilibrer tout impact potentiel sur vous (à la fois positif et négatif) et vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités où nos intérêts sont supplantés par l'impact sur vous (sauf si nous avons votre consentement ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise). Vous pouvez obtenir plus d'informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes par rapport à tout impact potentiel sur vous pour des activités spécifiques en nous contactant.

Exécution d'un contrat signifie traiter vos données lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Se conformer à une obligation légale signifie traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Tiers

Tiers internes

• Autres sociétés du groupe Voconiq agissant en tant que responsables conjoints ou processeurs et qui sont basées en Australie et fournissent des services informatiques et d'administration système et réalisent des rapports de direction.
• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants au Zimbabwe, au Brésil et en Australie qui collectent des données pour notre compte dans le cadre d’enquêtes.

Tiers externes

• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants basés en Australie, au Zimbabwe, au Brésil, au Chili, en Argentine, en Équateur, au Portugal, au Danemark et en Suède, qui fournissent des services informatiques et d’administration système.
• Conseillers professionnels agissant en tant que processeurs, y compris avocats, banquiers, auditeurs et assureurs basés en Australie, Zimbabwe, Brésil, Chili, Argentine, Équateur, Portugal, Danemark, Suède, États‑Unis d'Amérique, Canada et Nouvelle‑Zélande qui fournissent des services de conseil, bancaires, juridiques, d'assurance et de comptabilité.
• HM Revenue & Customs, régulateurs et autres autorités agissant en tant que processeurs basés au Royaume‑Uni qui exigent la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.
• The Australian Tax Office, les autorités de régulation et autres autorités agissant en tant que sous‑traitants basées en Australie qui exigent le signalement des activités de traitement dans certaines circonstances.

Vos droits légaux

Vous avez le droit de :

Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelée « demande d'accès du sujet des données »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

Demander la rectification des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet, bien que nous puissions devoir vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou d'effacer des données personnelles lorsqu'il n'y a pas de motif légitime pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de demander l'effacement de vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit de vous opposer au traitement (voir ci‑dessous), lorsque nous avons traité vos informations de manière illégale ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos données personnelles pour respecter la loi locale. Notez toutefois que nous ne pourrons pas toujours accéder à votre demande d'effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront précisées, le cas échéant, au moment de votre demande.

S'opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu'il existe un élément dans votre situation particulière qui vous pousse à vous opposer au traitement pour ce motif car vous estimez qu'il porte atteinte à vos droits fondamentaux et libertés. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pourrions démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux pour traiter vos informations qui l'emportent sur vos droits et libertés.

Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants :

• Si vous souhaitez que nous vérifiions l'exactitude des données.
• Lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions.
• Lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des actions en justice.
• Vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données, mais nous devons vérifier si nous disposons de motifs légitimes prépondérants pour les utiliser.

Demander la portabilité de vos données personnelles vers vous ou vers un tiers. Nous fournirons à vous, ou à un tiers que vous aurez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit ne s'applique qu'aux informations automatisées que vous avez initialement fournies par consentement ou lorsque nous avons utilisé les informations pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer le consentement à tout moment lorsque nous nous appuyons sur le consentement pour traiter vos données personnelles. Toutefois, cela n’affectera pas la licéité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir certains produits ou services. Nous vous en informerons le cas échéant au moment du retrait.

12. Journal des modifications

Journal des modifications

Cette section documente les modifications apportées à notre politique de confidentialité.

04 mai 2023 : La politique de confidentialité précédente datée du 16 mai 2022 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 04 mai 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de dernière modification.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Liste modifiée des données d'identité et de contact provenant de courtiers en données ou d'agrégateurs.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Liste modifiée des tiers spécifiques avec lesquels des données personnelles peuvent être partagées.

13 déc. 2023 : La politique de confidentialité précédente datée du 04 mai 2023 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 13 déc. 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de dernière modification.
    • Ajout des coordonnées de notre représentant pour l'UE

06 mars 2024 : La politique de confidentialité précédente datée du 13 déc. 2023 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 06 mars 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de dernière modification.
    • Ajout des coordonnées de notre représentant pour le Royaume-Uni
    • Réorganisation de certaines informations dans cette section, sans modification de leur contenu.

21 août 2024 : La politique de confidentialité précédente datée du 06 mars 2024 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 21 août 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de dernière modification.
  • Ajout d'une nouvelle section 2 intitulée « Données personnelles des participants à l'enquête » et de son contenu. Le contenu ajouté permet à un participant aux enquêtes de Voconiq de trouver facilement un résumé des informations de confidentialité relatives à sa participation à nos enquêtes. Il oriente également les visiteurs du site, les clients et autres utilisateurs de services vers le reste du document. L'ensemble de la politique de confidentialité s'applique à tous les utilisateurs de services, mais ce changement vise à clarifier cela pour les participants aux enquêtes.
  • Autres sections renumérotées pour tenir compte de la nouvelle section 2, et index mis à jour.

03 oct. 2024 : La politique de confidentialité précédente datée du 21 août 2024 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 03 oct. 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de dernière modification.
    • Ajout des informations sur le responsable de la protection des données.

30 oct. 2025 : La politique de confidentialité précédente datée du 03 oct. 2024 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 30 oct. 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de dernière modification.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable, basé aux États-Unis, pour gérer les données de notre programme Local Voices Rewards et envoyer des e-mails ;
      • DocsAutomator basé en Allemagne pour automatiser les relevés pour les récompenses des groupes communautaires.