Politique de confidentialité

1. Informations importantes et qui nous sommes

Objet de la présente politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière dont Voconiq collecte et traite vos données personnelles dans le cadre de votre utilisation de ce site web, y compris toute donnée que vous pouvez fournir via ce site web lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, créez un compte, achetez un produit ou un service, participez à l'une de nos enquêtes ou utilisez l'un de nos formulaires de manifestation d'intérêt, nous contactez par téléphone, e-mail et/ou formulaire web, interagissez avec nos réseaux sociaux, ou fournissez vos coordonnées à l'un de nos employés ou représentants en personne.

Voconiq exerce ses activités à l’échelle mondiale, dans des régions soumises à des réglementations et à des principes de confidentialité différents. Voconiq adopte une approche fondée sur le « plus haut dénominateur commun ». Voconiq respecte les plus hauts niveaux d’intégrité et de conformité réglementaire.

Le site Web de Voconiq et nos enquêtes ne sont pas destinés aux enfants de moins de 15 ans et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants de moins de 15 ans. Nous recueillons un niveau supplémentaire de consentement parental pour toute donnée que nous collectons dans nos enquêtes et qui concerne des personnes âgées de 15 à 18 ans.

Il est important que vous lisiez la présente politique de confidentialité avec toute autre politique de confidentialité, politique de traitement équitable ou formulaire de consentement que nous pouvons fournir à certaines occasions lorsque nous collectons ou traitons des données personnelles vous concernant, afin que vous sachiez parfaitement comment et pourquoi nous utilisons vos données. La présente politique de confidentialité complète les autres avis et politiques de confidentialité et n’a pas vocation à les remplacer.

Responsable du traitement

Reflexivity Pty Ltd est le responsable du traitement et est responsable de vos données personnelles, collectivement désignées dans la présente politique de confidentialité par « Voconiq », « nous », « notre » ou « nos ».

Nous avons nommé un délégué à la protection des données, chargé de superviser les questions relatives à la présente politique de confidentialité. Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, y compris toute demande d’exercice de vos droits légaux, veuillez contacter le délégué à la protection des données.

Coordonnées de contact

Si vous avez des questions au sujet de cette politique de confidentialité ou de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, ou via Contact | Voconiq.

Nom complet de l’entité juridique : Reflexivity Pty Ltd exerçant sous le nom de Voconiq

Délégué à la protection des données

M. Michael Wood
Email : DPO@voconiq.com

Si vous résidez dans l’EEE

Veuillez contacter notre représentant dans l’UE à l’adresse EUrep@voconiq.com. Sinon, il peut être joint via :

• Adresse : DPO Centre Europe, BERLIN : Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Allemagne ;
• Téléphone : +49 304 0817 3000 ;
• En ligne : dpocentre.com/contact-us/

Si vous résidez au Royaume-Uni

Veuillez contacter notre représentant au Royaume-Uni à l’adresse UKrep@voconiq.com. Sinon, il peut être joint via :

• Courrier : The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, Londres, EC2M 7PY, Royaume-Uni ;
• Téléphone : +44 203 797 6340 ;
• En ligne : dpocentre.com/contact-us/

Modifications de la politique de confidentialité

Nous examinons régulièrement notre politique de confidentialité. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois en juillet 2026.

Voconiq peut choisir d’utiliser des services tiers non mentionnés dans cette version de la Politique de confidentialité, puis mettre à jour la politique ultérieurement pour intégrer ces changements.

Informez-nous des changements

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos données personnelles changent pendant votre relation avec nous.

Liens de tiers

Si vous lisez cette politique en ligne, ce site web peut inclure des liens vers des sites web, des plug-ins et des applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web de tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.

2. À qui s’applique cette politique

La présente politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs de nos services, y compris les visiteurs du site Web, les clients et les utilisateurs des services.

La présente politique s’applique également, lorsque cela est pertinent ou requis par la loi, au personnel, aux prestataires, aux fournisseurs et à d’autres personnes.

3. Les données que nous recueillons à votre sujet

Les informations que nous collectons sont adaptées à leur finalité. Les informations que nous collectons sont pertinentes, exactes et non excessives ni intrusives. Nous permettons aux personnes de ne pas s’identifier auprès de nous, lorsque cela est possible.

Nous examinons ou copions un document d’identité ou un numéro d’identité, comme un permis de conduire ou un passeport, uniquement si la loi nous y oblige ou nous y autorise, ou si l’objectif de notre demande est directement lié à la finalité pour laquelle ce document ou ce numéro d’identité a été initialement attribué à la personne.

Nous ne collectons des informations personnelles sensibles que si :

• la personne a consenti, ou
• la collecte de ces informations est exigée par la loi, ou
• les informations sont nécessaires pour réduire ou prévenir une menace grave et imminente

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n’inclut pas les données dont l’identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons collecter, utiliser, conserver et transférer différents types de données personnelles vous concernant, que nous avons regroupés comme suit :

• Données d’identité comprend le prénom, le nom de naissance, le nom de famille, le nom d’utilisateur ou un identifiant similaire, l’état civil, le titre, la date de naissance et le sexe.
• Données de contact comprend l’adresse de facturation, l’adresse de livraison, l’adresse e-mail, les numéros de téléphone et les identifiants sur les réseaux sociaux.
• Données financières comprend les coordonnées bancaires et les informations de carte de paiement.
• Les données de transaction comprennent des détails sur les paiements à destination et en provenance de vous, ainsi que d'autres détails sur les produits et services que vous avez achetés auprès de nous.
• Les données techniques comprennent l'adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le paramètre de fuseau horaire et la localisation, les types et versions de plug-ins de navigateur, le système d'exploitation et la plateforme, ainsi que d'autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site web et à nos enquêtes.
• Données de profil comprend votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, les achats ou commandes que vous avez effectués, vos centres d’intérêt, vos préférences, vos identifiants sur les réseaux sociaux, vos commentaires et vos réponses aux enquêtes.
• Les données d'utilisation comprennent des informations sur la manière dont vous utilisez notre site web, nos produits et nos services.
• Données de marketing et de communication comprend vos préférences en matière de réception de marketing de notre part et de la part de nos tiers, ainsi que vos préférences de communication.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées, telles que des données statistiques ou démographiques, à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles, mais ne sont pas considérées comme des données personnelles au sens de la loi, car ces données ne révéleront pas votre identité, directement ou indirectement, pas. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d’utilisation afin de calculer le pourcentage d’utilisateurs qui accèdent à une fonctionnalité spécifique du site Web. Toutefois, si nous combinons ou associons des données agrégées à vos données personnelles de manière à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous considérons les données combinées comme des données personnelles, qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous ne collectons aucune catégorie particulière de données personnelles vous concernant (cela inclut des informations sur votre origine raciale ou ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des informations sur votre santé, ainsi que des données génétiques et biométriques). Nous ne collectons pas non plus d’informations sur des condamnations pénales et infractions.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons collecter des données personnelles en vertu de la loi, ou en vertu des termes d’un contrat que nous avons avec vous, et que vous ne fournissez pas ces données lorsqu’elles vous sont demandées, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous pouvons être amenés à annuler un produit ou un service que vous avez chez nous, mais nous vous en informerons le cas échéant au moment concerné.

Données personnelles des participants aux enquêtes

• Collecte et utilisation des données : Les données des participants sont collectées pour réaliser des enquêtes et obtenir des informations. Ces données peuvent inclure les coordonnées, les réponses et toute autre information que vous fournissez volontairement lorsque vous participez à l'une de nos enquêtes. Au début de toute enquête, un formulaire de consentement détaillé vous sera présenté afin de vous informer et de vous permettre de choisir de participer ou non. Les données personnelles des participants sont stockées séparément, sur la plateforme Qualtrics en Australie, du traitement de vos réponses d’opinion.
• Conservation des données :
  • Les données des participants seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels nous les avons collectées et pendant 12 mois supplémentaires après la fin de notre relation avec vous — sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps, ou si vous nous demandez de les supprimer plus tôt. Par exemple, si vous participez à une série d'enquêtes Voix Locales sur une période de 3 ans, elles seront conservées pendant la durée de cette série d'enquêtes (3 ans) plus 12 mois (afin que nous puissions vous recontacter si la série d'enquêtes reprend). Ce sera le cas sauf si vous nous demandez de supprimer vos données personnelles plus tôt ou si nous avons une obligation légale de les conserver.
  • Données d'enquête et données des participants anonymisées — des données qui ne peuvent pas être rattachées spécifiquement à vous, ni à aucune personne précise — sont conservées indéfiniment dans notre base de données agrégée. Un exemple de ce type de données « mutualisées » ou « agrégées » sera conservé dans nos systèmes de manière continue.
  • Les questionnaires papier que vous nous remettez ou nous envoyez par courrier ne sont conservés que le temps nécessaire à leur saisie dans notre système Qualtrics. Une fois les données saisies, les questionnaires papier sont détruits de manière sécurisée. Les données numériques sont conservées comme indiqué ci-dessus.
• Consentement et retrait : En acceptant de participer à nos enquêtes, vous consentez à l'utilisation de vos données pour l'enquête, au stockage de vos réponses anonymisées dans notre base de données mutualisée et à ce que nous puissions éventuellement vous contacter pour de futures enquêtes. Les participants peuvent retirer à tout moment leur consentement à l'utilisation de leurs données personnelles identifiables en nous contactant via notre site web, notre ligne téléphonique ou notre adresse e-mail, et peuvent retirer leur consentement à être contactés au sujet de futures enquêtes ou de communications marketing en utilisant le lien de DÉSABONNEMENT dans les e-mails d'invitation à l'enquête.
• Exactitude des données : Nous contacterons les participants tous les 3 ans pour confirmer leurs coordonnées. Si un participant ne répond pas, nous ferons une tentative supplémentaire pour le contacter. S'il n'y a toujours pas de réponse, ses données personnelles identifiables seront supprimées de notre base de données. Toute donnée d'opinion anonymisée qui a été agrégée avec toutes les autres données d'opinion que nous avons recueillies restera dans notre base de données mutualisée et ne sera plus liée à une personne particulière ni à la personne qui l'a fournie.

4. Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données vous concernant et auprès de vous.

Les méthodes que nous utilisons pour collecter les informations personnelles sont licites, équitables et non intrusives.

Interactions directes

Vous pouvez être orienté vers nous par un tiers agissant en notre nom, mais vous nous fournirez toujours les données directement. Vous pouvez nous communiquer vos données d’identité, de contact et financières en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, téléphone, e-mail ou autrement. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque vous :

• demander nos produits ou services ;
• créer un compte sur notre site web ;
• s'abonner à notre service ou à nos publications ;
• demander à recevoir du marketing ;
• participer à un concours, une promotion ou une enquête ; ou
• nous faire part de vos commentaires ou nous contacter.

Technologies automatisées ou interactions

Lorsque vous interagissez avec notre site web ou nos enquêtes, nous recueillons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions de navigation et vos habitudes de navigation. Nous collectons ces données personnelles à l'aide de cookies, de journaux de serveur et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre Politique en matière de cookies pour plus de détails.

Collecteurs de données tiers

Voconiq peut faire appel à des collecteurs de données tiers pour aider à la fourniture des services, notamment :

• ACNexo basé au Chili
• Arvanitis Marketing P/L basé au Zimbabwe
• CBG Patagonia (Gaston Berardi) basé en Argentine
• DatosClaros basé en Argentine
• DEVEX basé en République de Guinée
• Dynata basé en Nouvelle-Zélande
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda basé au Brésil
• Kantar basé en Australie
• Keen Independent Research basé aux États-Unis d’Amérique
• Marknadskraft i Norden AB basé en Suède
• Mongolian Institute for Innovative Policies basé en Mongolie
• Perfopis Perfiles de Opinion CIA. LTDA. basé en Équateur
• Polis Pesquisa E Consultoria basé au Brésil
• Spirituc basé au Portugal (Spirituc Investigação Aplicada, Lda.)
• Taverner Research Group basé en Australie
• Topline Research Solution basé en Zambie
• Transfert Environnement et Société basé au Canada

Données d’identité et de contact provenant de sources accessibles au public

Par exemple :

• LinkedIn basé aux États-Unis d’Amérique
• Facebook basé aux États-Unis d’Amérique
• Twitter basé aux États-Unis d'Amérique
• Instagram basé aux États-Unis d’Amérique
• Sites web et entrées Google
• Publications dans les médias

5. Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous n’utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous.
• Lorsque cela est nécessaire à nos intérêts légitimes (ou à ceux d'un tiers) et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.

En général, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base juridique pour traiter vos données personnelles, bien que nous obtenions votre consentement avant de vous envoyer des communications de marketing direct de tiers par e-mail ou par SMS. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant.

Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Dans le tableau ci-dessous, nous fournissons une description générale de la manière dont nous pouvons utiliser vos informations, selon les circonstances, et de la base légale en vertu de laquelle nous traitons ces informations.

Notez que nous pouvons traiter vos données personnelles sur plus d’un fondement licite, selon la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur les bases légales spécifiques sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsqu’il existe plus d’une base indiquée dans le tableau ci-dessous.

Cookies

Un cookie est un fichier de données qu’un site web transfère sur votre ordinateur lorsque vous visitez ce site. Cela permet au site web de suivre les pages que vous avez visitées. Un cookie ne contient que les informations que vous fournissez. Il ne peut pas lire les données sur votre ordinateur. Il existe de nombreux types de cookies qui peuvent être utilisés à différentes fins. Par exemple, certains cookies aident un site web à mémoriser des informations sur votre visite, comme votre langue préférée et d’autres paramètres, tandis que d’autres peuvent identifier les pages consultées
ou offrir des fonctions de sécurité.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies, ou pour vous avertir lorsque des sites Web définissent ou consultent des cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, veuillez noter que certaines parties de nos sites Web peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. La plupart des navigateurs vous permettent de bloquer les cookies ou de bloquer les cookies provenant de sites particuliers. Les navigateurs peuvent également vous aider à supprimer les cookies lorsque vous fermez votre navigateur. Veuillez toutefois noter que cela peut entraîner la perte de toute option de refus ou préférence que vous avez définie sur nos sites Web. Pour en savoir plus sur les cookies, notamment sur la manière de voir quels cookies ont été déposés et comment les gérer et les supprimer, consultez http://www.allaboutcookies.org, qui fournit des informations sur la gestion de vos paramètres pour les principaux fournisseurs de navigateurs.

Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons, consultez notre Politique en matière de cookies.

Utilisation des informations personnelles à des fins de marketing direct

Nous pouvons utiliser des informations personnelles à des fins de marketing direct si :

• nous avons obtenu un consentement explicite ou implicite
• nous avons recueilli les informations auprès de la personne, et
• les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre de la fourniture de services au titre d’un contrat avec un organisme gouvernemental d’un État ou d’un territoire, sauf consentement obtenu, et
• les informations ne sont pas des informations personnelles sensibles, et
• le marketing direct entrerait dans le cadre de vos attentes raisonnables, et
• nous avons identifié qui nous sommes, et
• nous avons proposé un mécanisme simple de désinscription, et
• vous ne vous êtes pas désinscrit.

Offres promotionnelles de notre part

Nous pouvons utiliser vos données d’identité, de contact, techniques, d’utilisation et de profil pour établir une vision de ce que nous pensons que vous pourriez vouloir ou dont vous pourriez avoir besoin, ou de ce qui pourrait vous intéresser. C’est ainsi que nous déterminons quels produits, services et offres peuvent vous intéresser (nous appelons cela le marketing).

Vous recevrez des communications marketing de notre part si vous nous avez demandé des informations ou si vous avez acheté des biens ou des services auprès de nous et que vous n'avez pas choisi de ne pas recevoir ce marketing.

Marketing de tiers

Nous obtiendrons votre consentement explicite d'opt-in avant de partager vos données personnelles avec tout tiers à des fins de marketing.

Désactivation

Vous pouvez à tout moment nous demander, ou demander à des tiers, de cesser de vous envoyer des messages marketing en suivant les liens de désabonnement figurant sur tout message marketing qui vous est envoyé, ou en nous contactant à tout moment.

Lorsque vous vous opposez à recevoir ces messages marketing, cela ne s'appliquera pas aux données personnelles qui nous ont été fournies à la suite d'un achat de produit/service, d'une expérience de produit/service ou d'autres transactions.

Utilisation ou divulgation d’identifiants uniques

Voconiq n’attribue un identifiant unique, tel qu’un identifiant de client ou de consommateur, à une personne que si cela est raisonnablement
nécessaire à son fonctionnement efficace.

Voconiq n’utilise ni ne mentionne un identifiant unique gouvernemental d’une personne, tel qu’un numéro de dossier fiscal ou un numéro de passeport, sauf si cet identifiant est requis par la loi.

Voconiq n’utilise ou ne divulgue l’identifiant unique gouvernemental d’une personne que si :

• il est raisonnablement nécessaire de vérifier leur identité, ou
• pour satisfaire à des obligations envers un organisme gouvernemental, ou
• si la loi l’exige ou l’autorise.

Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous estimons raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir une explication sur la manière dont le traitement à cette nouvelle fin est compatible avec la finalité initiale, veuillez nous contacter.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à une autre fin, nous vous en informerons et nous expliquerons la base juridique qui nous y autorise.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

6. Divulgations de vos données personnelles

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les parties indiquées ci-dessous, comme décrit dans le tableau Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu’à des fins spécifiques, conformément à nos instructions et à la présente politique de confidentialité.

Parties internes tierces

• Autres sociétés du groupe Voconiq agissant en tant que responsables conjoints du traitement ou sous-traitants, basées en Australie, qui fournissent des services informatiques et d’administration des systèmes et assurent les rapports de la direction.
• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants au Zimbabwe, au Brésil et en Australie, qui collectent des données en notre nom dans le cadre d'enquêtes.

Parties externes tierces

• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants basés en Australie, au Zimbabwe, au Brésil, au Chili, en Argentine, en Équateur, au Portugal, au Danemark et en Suède, qui fournissent des services informatiques et d'administration des systèmes.
• Des conseillers professionnels agissant en tant que sous-traitants, notamment des avocats, banquiers, auditeurs et assureurs, basés en Argentine, en Australie, au Brésil, au Canada, au Chili, au Danemark, en Équateur, en Allemagne, en Nouvelle-Zélande, au Portugal, en Suède, au Royaume-Uni, aux États-Unis d’Amérique et au Zimbabwe, qui fournissent des services de conseil, bancaires, juridiques, d’assurance et de comptabilité.
• Des conseillers professionnels agissant en tant que sous-traitants, basés aux Philippines, qui fournissent des services de conception graphique.
• HM Revenue & Customs, les autorités de réglementation et autres autorités agissant en tant que sous-traitants, basées au Royaume-Uni et exigeant la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.
• L'Office australien des impôts, les régulateurs et d'autres autorités agissant en tant que sous-traitants, basés en Australie, qui exigent la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.

Utilisation des plateformes informatiques

Nous utilisons des prestataires d’hébergement/de stockage tiers sécurisés pour stocker les informations personnelles en toute sécurité. Ces prestataires sont contractuellement tenus de ne pas accéder aux données ni de les utiliser, sauf pour fournir les services convenus.

Sous-traitants informatiques spécifiques

Général

• Airwallex basée en Australie (avec des centres de données dans le monde entier) pour payer les comptes et les fournisseurs ;
• Amazon Web Services basée aux États-Unis d’Amérique (avec des serveurs situés dans le monde entier) pour l’hébergement RStudio et le stockage des données.
• Cloudcannon basé en Nouvelle-Zélande est un système de gestion de contenu de site web (CMS)
• Crowdin basé en Estonie permet la localisation du contenu du site web pour le public
• Google basé aux États-Unis d’Amérique (avec des centres de données dans le monde entier, notamment au Chili, en Irlande, aux Pays-Bas, au Danemark, en Finlande, en Belgique, à Taïwan et à Singapour) pour les informations Google Analytics relatives aux sites web, aux API et au stockage dans le cloud ;
• HiBob basé au Royaume-Uni (avec des bureaux dans le monde entier) pour la gestion des informations relatives aux ressources humaines ;
• HubDoc basé aux États-Unis d’Amérique pour stocker des documents ;
• HubSpot basé aux États-Unis d’Amérique et en Allemagne pour gérer des documents liés à l’activité ;
• Mailchimp basé aux États-Unis d’Amérique pour envoyer des e-mails et des newsletters en notre nom ;
• Microsoft 365 Business Services basé aux États-Unis d’Amérique pour le stockage de données, ainsi que pour notre correspondance commerciale générale et la gestion ;
• OpenAI basé aux États-Unis d’Amérique pour aider à la synthèse des données et à la rédaction des rapports ;
• Qualtrics basé en Australie pour collecter et gérer les données d’enquête ;
• RStudio basé aux États-Unis d’Amérique est un environnement de développement intégré (EDI) ;
• SiteGround basé aux États-Unis d’Amérique (avec des emplacements de données dans le monde entier, notamment au Royaume-Uni, en Bulgarie, à Chypre et en Espagne) pour stocker et diffuser notre site Web Voconiq Voix Locales ;
• TollFreeForwarding basé aux États-Unis d’Amérique pour gérer nos services téléphoniques et la messagerie vocale ;
• Xero basé en Nouvelle-Zélande pour gérer notre comptabilité.

Programme de récompenses

• Airtable basée aux États-Unis d’Amérique pour gérer les données de notre programme de récompenses Voix Locales et pour envoyer des e-mails ;
• DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards;
• GiftPay de Unified Incentives Pty Ltd basé en Australie pour nous permettre d’offrir des incitations et des récompenses aux répondants aux enquêtes et aux groupes de récompenses ;
• GiftCardStore de Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd basé en Australie pour nous permettre d’offrir des incitations et des récompenses aux répondants aux enquêtes et aux groupes de récompenses ;
• Mail Merge Toolkit de MAPILab Ltd. basé en Lituanie, avec des bureaux au Canada, pour envoyer des e-mails et des newsletters ;
• Try-Local par Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry, basé en Australie, pour nous permettre d’offrir des incitations et des récompenses aux participants locaux aux enquêtes.

Sécurité

Nous communiquons des données à des prestataires de services tiers qui nous aident en matière de surveillance de la sécurité des terminaux, de gestion des appareils, d’assistance informatique de diagnostic et de détection des cybermenaces.

Transfert d’entreprise

Des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement intervient dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que celle décrite dans la présente politique de confidentialité.

7. Transferts internationaux

Depuis l’Australie

Voconiq ne divulgue des informations personnelles en dehors de l’Australie, ou à des destinataires en Australie-Méridionale et en Australie-Occidentale, que si :

• le destinataire est soumis à une loi ou à un régime contraignant comportant des obligations exécutoires en matière de vie privée
  équivalentes aux Principes australiens de protection de la vie privée (dans le Privacy Act de 1988),
  ou
• la personne a expressément consenti, après avoir été informée qu’en cas de consentement, elle
  pourrait ne pas être en mesure d’exercer une plainte relative à la vie privée contre le destinataire, ou
• la divulgation est exigée ou autorisée par une autre loi, ou
• la divulgation est nécessaire pour réduire ou prévenir une menace grave et imminente et il
  est impraticable de demander le consentement de la personne et nous ne fournissons pas de services
  dans le cadre d’un contrat avec le gouvernement de Tasmanie ou du Territoire du Nord.

Voconiq prend des mesures pour s’assurer que le destinataire ne contrevient pas aux Principes australiens de protection de la vie privée.

En dehors de l’Australie

Nous, ainsi que nombre de nos tiers externes, sommes établis en dehors du Royaume-Uni et de l’UE ; le traitement de vos données personnelles impliquera donc un transfert de données hors du Royaume-Uni ou de l’UE, selon le cas. La majorité de nos traitements de données ont lieu en Australie et sont également conformes aux Principes australiens de protection de la vie privée (APP) contenus dans le Privacy Act de 1988 (Cth) (le Privacy Act), disponible à l’adresse suivante : www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Chaque fois que nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni ou de l'UE, nous veillons à ce qu'un degré de protection similaire leur soit accordé en nous assurant qu'au moins une des garanties suivantes est en place :

• Nous ne transférerons vos données personnelles qu'aux pays qui ont été jugés offrir un niveau de protection adéquat des données personnelles ; ou
• Lorsque nous faisons appel à certains prestataires de services, nous pouvons utiliser des contrats spécifiques approuvés pour une utilisation au Royaume-Uni ou dans l'UE, selon le cas, qui offrent aux données personnelles la même protection qu'elles ont au Royaume-Uni ou dans l'UE, selon le cas ; ou
• Nous obtiendrons votre consentement explicite pour transférer vos données vers le pays de stockage/de traitement (qui est généralement l'Australie, où nous sommes basés) et maintiendrons nos processus et pratiques internes afin de donner suite à toutes les demandes d'exercice de vos droits et de traiter vos données conformément aux normes UK/EU/GDPR/RGPD.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lorsque nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni ou de l’UE.

8. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées et robustes pour protéger les informations personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, l’altération, la modification non autorisée et la divulgation non autorisée. Nos mesures de sécurité empêchent toute utilisation ou divulgation non autorisée par nos prestataires de services contractuels, ainsi que par les autres parties auxquelles nous fournissons des informations personnelles.

Dans le cas très improbable d’une suspicion de violation de données personnelles, Voconiq dispose d’un protocole d’intervention rapide qui comprend la notification des personnes potentiellement concernées, une enquête détaillée et une collaboration avec les autorités compétentes en matière de sécurité des données et d’application de la loi

9. Conservation des données

Pendant combien de temps conserverez-vous mes données personnelles ?

Voconiq ne conservera vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à toute obligation légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de déclaration.
Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de réclamation ou si nous estimons raisonnablement qu’un litige est susceptible de survenir concernant notre relation avec vous.

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus de 12 mois après la fin de notre relation avec vous, sauf si nous sommes légalement tenus de conserver les informations clients (y compris les données de contact, d’identité, financières et de transaction) à des fins fiscales ; dans ce cas, nous conserverons ces informations pendant 6 ans après la fin de notre relation.

Dans certains cas, vous pouvez accéder aux données ou les modifier dans le cadre de vos droits légaux.

Voconiq peut anonymiser et regrouper vos données avec d’autres données, afin qu’elles ne puissent plus vous être associées, à des fins de recherche ou de statistiques. Ces données regroupées et anonymes peuvent être conservées et utilisées indéfiniment sans autre notification de votre part.

10. Vos droits légaux

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles.

Vous avez le droit de :

• Demander l’accès
• Demander la rectification
• Demander l’effacement
• S’opposer au traitement
• Demander la limitation du traitement
• Demander le transfert
• Retirer le consentement

Davantage de détails sur ces droits sont fournis dans le glossaire.

En outre, une copie des Australian Privacy Principles et des droits des Australiens (ainsi que de ceux qui ont consenti au transfert de leurs données en Australie) peut être obtenue sur le site web de l’Office of the Australian Information Commissioner à l’adresse oaic.gov.au.

Demande de données

Pour accéder à vos données ou exercer l’un de vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de Voconiq ou utiliser tout autre moyen de communication habituel. Votre demande n’a pas besoin d’être formulée par écrit.

Voconiq accusera réception de votre demande et continuera à communiquer avec vous au sujet de toute information supplémentaire nécessaire, des décisions prises et des délais.

Ce dont nous pouvons avoir besoin de votre part

Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accéder à vos données personnelles (ou d’exercer l’un quelconque de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne soient pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations supplémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Lorsque vous agissez pour le compte d’une autre personne, Voconiq devra confirmer votre habilitation à agir avant de poursuivre.

Si une demande est considérée comme contraire à la loi, manifestement infondée, répétitive ou excessive, Voconiq peut ne pas y donner suite.

Aucun frais généralement exigé

Pour la plupart des demandes d’accès aux données, nous ne facturerons aucun frais pour vous permettre d’accéder à vos données personnelles ou d’exercer vos droits.

Cependant, les demandes qui nécessitent l’accès à de grandes quantités de données, ou un travail technique important, peuvent entraîner des frais de gestion pour couvrir les coûts.

Délai de réponse

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il peut parfois nous falloir plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

11. Comment déposer une plainte concernant une violation de vos droits en matière de confidentialité

Vous avez le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle responsable des questions de protection des données dans votre pays. Nous apprécierions toutefois d’avoir la possibilité de répondre à vos préoccupations avant que vous ne saisissiez l’autorité de contrôle ; veuillez donc nous contacter en premier lieu.

Les plaintes doivent être adressées au délégué à la protection des données.

Toutes les plaintes seront enregistrées et examinées par Voconiq. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires et consulter d’autres parties concernées. Vous serez informé de l’avancement et de l’issue des enquêtes.

Au cours de l’enquête, Voconiq peut choisir de ne pas vous communiquer certaines informations, conformément aux conseils des autorités de régulation et afin de protéger les informations d’autres personnes.

Plaintes auprès des autorités de régulation

Vous pouvez déposer une plainte relative à la protection de la vie privée auprès de l’autorité nationale chargée de la protection des données et de la vie privée.

En Australie, veuillez contacter l’Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Au Royaume-Uni, vous pouvez contacter l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de réglementation des questions de protection des données (www.ico.org.uk).

Pour les personnes de l’Espace économique européen (EEE), vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité nationale Nos membres | Comité européen de la protection des données

12. Glossaire

Types d’informations

Informations personnelles

Les informations personnelles sont des informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne. Cela comprend le nom, l’adresse et la date de naissance.

Informations personnelles sensibles

Les informations personnelles sensibles désignent les informations personnelles concernant :

• santé ou handicap
• services de santé reçus actuellement ou par le passé, ou souhaits concernant de futurs services de santé
  tels qu’un don d’organes
• origine raciale ou ethnique
• convictions ou affiliations religieuses
• convictions philosophiques
• opinions politiques, appartenance à une association politique
• appartenance à une association professionnelle ou commerciale, ou à un syndicat
• orientation sexuelle ou pratiques sexuelles
• casier judiciaire
• informations génétiques
• informations biométriques à des fins de vérification ou d’identification, ou modèles biométriques.

Base légale

Voconiq identifie la base légale du traitement des données qu’elle effectue. La base légale est le motif juridique qui nous permet de collecter, conserver et traiter les différents types de données. Il existe 6 bases légales différentes qui peuvent s’appliquer : consentement, contrat, obligation légale, intérêts vitaux (protéger la vie d’une personne), missions d’intérêt public (dans l’intérêt public), intérêt légitime.

Le consentement est une communication à double sens. Il demande à une personne sa permission d’utiliser ou de divulguer ses informations personnelles d’une certaine manière, et la personne peut répondre par un « oui » ou un « non ».

Il existe différentes formes de consentement. Le consentement explicite est une expression active du consentement, à l’oral, par écrit ou via un formulaire en ligne. Le consentement implicite existe lorsque le consentement peut raisonnablement être déduit des circonstances et du comportement de la personne concernée.

Intérêt légitime désigne l'intérêt de notre entreprise à exercer et gérer nos activités pour nous permettre de vous offrir le meilleur service/produit et l'expérience la plus sûre et la plus satisfaisante. Nous veillons à examiner et à mettre en balance tout impact potentiel sur vous (positif et négatif) ainsi que vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités lorsque nos intérêts sont supplantés par l'impact sur vous (sauf si nous avons votre consentement ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes au regard de tout impact potentiel sur vous, pour des activités spécifiques, en nous contactant.

Exécution d’un contrat signifie traiter vos données lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à la prise de mesures, à votre demande, avant la conclusion d’un tel contrat.

Se conformer à une obligation légale signifie traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Tiers

Parties internes tierces

• Autres sociétés du groupe Voconiq agissant en tant que responsables conjoints du traitement ou sous-traitants, basées en Australie, qui fournissent des services informatiques et d’administration des systèmes et assurent les rapports de la direction.
• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants au Zimbabwe, au Brésil et en Australie, qui collectent des données en notre nom dans le cadre d'enquêtes.

Parties externes tierces

• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants basés en Australie, au Zimbabwe, au Brésil, au Chili, en Argentine, en Équateur, au Portugal, au Danemark et en Suède, qui fournissent des services informatiques et d'administration des systèmes.
• Des conseillers professionnels agissant en tant que sous-traitants, notamment des avocats, banquiers, auditeurs et assureurs basés en Australie, au Zimbabwe, au Brésil, au Chili, en Argentine, en Équateur, au Portugal, au Danemark, en Suède, aux États-Unis d’Amérique, au Canada et en Nouvelle-Zélande, qui fournissent des services de conseil, bancaires, juridiques, d’assurance et de comptabilité.
• HM Revenue & Customs, les autorités de réglementation et autres autorités agissant en tant que sous-traitants, basées au Royaume-Uni et exigeant la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.
• L'Office australien des impôts, les régulateurs et d'autres autorités agissant en tant que sous-traitants, basés en Australie, qui exigent la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.

Vos droits légaux

Vous avez le droit de :

Demander l’accès à vos données personnelles (également appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet d’obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons conformément à la loi.

Demander la rectification des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire rectifier toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet, même si nous pouvons avoir besoin de vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou d’effacer des données personnelles lorsqu’il n’existe aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou d’effacer vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons pu traiter vos informations de manière illégale, ou lorsque nous devons effacer vos données personnelles pour nous conformer au droit local. Veuillez noter toutefois que nous ne pourrons pas toujours accéder à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront communiquées le cas échéant au moment de votre demande.

Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur celui d'un tiers) et qu'il existe quelque chose dans votre situation particulière qui vous amène à vous y opposer, car vous estimez que cela porte atteinte à vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous y opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous disposons de motifs légitimes impérieux pour traiter vos informations, qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

• Si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des données.
• Lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions.
• Lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n'en avons plus besoin, parce que vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des actions en justice.
• Vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données, mais nous devons vérifier si nous disposons de motifs légitimes impérieux pour les utiliser.

Demander le transfert de vos données personnelles à vous-même ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou fournirons à un tiers que vous aurez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux informations automatisées que vous nous avez d’abord donné votre consentement à utiliser ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles. Toutefois, cela n’affectera pas la licéité des traitements effectués avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous en informerons, le cas échéant, au moment où vous retirerez votre consentement.

13. Journal des modifications

Cette section documente les modifications apportées à notre politique de confidentialité.

juillet 2026

• Changes to the policy are as follows:
  • 11. Change log
    • Réorganisé par ordre chronologique inverse
  • 12. Glossary
    • Définitions mises à jour et complémentaires
  • Significant rewrite of content to:
    • Intégrer les protocoles de bonnes pratiques de Voconiq
    • Préciser notre approche en matière de prise de décision automatisée
    • Mettre à jour les déclarations relatives aux tiers et aux plateformes informatiques afin de refléter les pratiques actuelles
    • Mettre en évidence notre procédure de réclamation et notre procédure de demandes de données

30 oct. 2025 : La politique de confidentialité précédente datée du 03 oct. 2024 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 30 oct. 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable basée aux États-Unis d’Amérique pour gérer les données de notre programme de récompenses Voix Locales et pour envoyer des e-mails ;
      • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards.

03 oct. 2024 : La politique de confidentialité précédente datée du 21 août 2024 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 03 oct. 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
    • Informations du responsable de la protection des données ajoutées.

21 août 2024 : La politique de confidentialité précédente datée du 06 mars 2024 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 21 août 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
  • Ajout d’une nouvelle section 2 intitulée « Données personnelles des participants à l’enquête » et de son contenu. Le contenu ajouté permet aux participants aux enquêtes de Voconiq de trouver facilement un résumé des informations de confidentialité liées à leur participation à nos enquêtes. Il oriente également les visiteurs du site web, les clients et les autres utilisateurs de services vers le reste du document. L’ensemble de la politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs du service, mais cette modification vise à le préciser davantage pour les participants aux enquêtes.
  • Les autres sections ont été renumérotées pour tenir compte de la nouvelle section 2, et l’index a été mis à jour.

06 mars 2024 : La politique de confidentialité précédente datée du 13 déc. 2023 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 06 mars 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
    • Ajout des coordonnées de notre représentant au Royaume-Uni
    • Nous avons réorganisé certaines informations dans cette section, mais sans en modifier le contenu.

13 déc. 2023 : La politique de confidentialité précédente datée du 04 mai 2023 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 13 déc. 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
    • Ajout des coordonnées de notre représentant dans l’UE

04 mai 2023 : La politique de confidentialité précédente datée du 16 mai 2022 a été remplacée par une politique mise à jour datée du 04 mai 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Liste modifiée des données d’identité et de contact provenant de courtiers de données ou d’agrégateurs.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Liste modifiée des tiers spécifiques avec lesquels les données personnelles peuvent être partagées.