Privacy Policy - Voconiq

Dernière mise à jour : 14 mai 2026

1. Important Information and Who We Are

Purpose of this privacy policy

This privacy policy aims to give you information on how Voconiq collects and processes your personal data through your use of this website, including any data you may provide through this website when you sign up to our newsletter, register for an account, purchase a product or service, undertake one of our surveys or use one of our expression of interest forms, contact us via telephone, email and/or web form, interact with our social media, or provide your details to any of our staff or representatives in person.

Ce site Web et nos enquêtes ne sont pas destinés aux enfants de moins de 15 ans et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants de moins de 15 ans. Nous recueillons un niveau supplémentaire de consentement parental pour toute donnée que nous collectons dans nos enquêtes et qui concerne des personnes âgées de 15 à 18 ans.

Il est important que vous lisiez la présente politique de confidentialité avec toute autre politique de confidentialité, politique de traitement équitable ou formulaire de consentement que nous pouvons fournir à certaines occasions lorsque nous collectons ou traitons des données personnelles vous concernant, afin que vous sachiez parfaitement comment et pourquoi nous utilisons vos données. La présente politique de confidentialité complète les autres avis et politiques de confidentialité et n’a pas vocation à les remplacer.

Controller

Reflexivity Pty Ltd is the controller and responsible for your personal data (collectively referred to as “Voconiq”, “we”, “us” or “our” in this privacy policy).

Nous avons nommé un responsable de la protection des données chargé de superviser les questions relatives à la présente politique de confidentialité. Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, y compris des demandes d’exercice de vos droits légaux (point #9 ci-dessous), veuillez contacter le responsable de la protection des données en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Contact details

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la protection des données de la manière suivante :

Nom complet de l’entité juridique : Reflexivity Pty Ltd exerçant sous le nom de Voconiq

Our Privacy Officer

Michael Wood
Email: michael.wood@voconiq.com

If you are an EEA Resident

Veuillez contacter notre représentant dans l'UE à l'adresse EUrep@voconiq.com. Sinon, il peut être joint via :

• Adresse : DPO Centre Europe, BERLIN : Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Allemagne ;
• Téléphone : +49 304 0817 3000 ;
• Online: dpocentre.com/contact-us/

If you are a UK Resident

Veuillez contacter notre représentant au Royaume-Uni à l'adresse UKrep@voconiq.com. Sinon, il peut être joint via :

• Post: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, United Kingdom;
• Téléphone : +44 203 797 6340 ;
• Online: dpocentre.com/contact-us/

Vous avez le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle responsable des questions de protection des données dans votre pays. Nous apprécierions toutefois d’avoir la possibilité de répondre à vos préoccupations avant que vous ne saisissiez l’autorité de contrôle ; veuillez donc nous contacter en premier lieu.

In Australia, please contact the Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

Pour les sites situés dans l’UE, veuillez contacter votre autorité de régulation locale pour les questions de protection des données.

In the UK, you can contact the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK regulator for data protection issues (www.ico.org.uk).

Changes to the privacy policy and your duty to inform us of changes

Nous examinons régulièrement notre politique de confidentialité. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 30 oct. 2025.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos données personnelles changent pendant votre relation avec nous.

Third-party links

Ce site Web peut inclure des liens vers des sites Web, extensions et applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web de tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.

2. Survey Participant Personal Data

Website visitor, customer and service user personal data

La présente politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs de nos services, y compris les visiteurs du site Web, les clients et les utilisateurs des services. L’ensemble du document s’applique à vos interactions avec Voconiq.

Survey participant personal data

• Collecte et utilisation des données : Les données des participants sont collectées pour réaliser des enquêtes et obtenir des informations. Ces données peuvent inclure les coordonnées, les réponses et toute autre information que vous fournissez volontairement lorsque vous participez à l'une de nos enquêtes. Au début de toute enquête, un formulaire de consentement détaillé vous sera présenté afin de vous informer et de vous permettre de choisir de participer ou non. Les données personnelles des participants sont uniquement stockées sur Qualtrics (basé en Australie) et sont conservées séparément de vos réponses d'opinion.
• Conservation des données :
  • Please see Section 9 (Data retention). Some notes:
    • Les données des participants seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels nous les avons collectées et pendant 12 mois supplémentaires après la fin de notre relation avec vous — sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps, ou si vous nous demandez de les supprimer plus tôt. Par exemple, si vous participez à une série d'enquêtes Voix Locales sur une période de 3 ans, elles seront conservées pendant la durée de cette série d'enquêtes (3 ans) plus 12 mois (afin que nous puissions vous recontacter si la série d'enquêtes reprend). This will be the case unless you ask us to delete your personal data sooner or we have a legal obligation to retain it (e.g. you commence litigation with us).
    • Données d'enquête et données des participants anonymisées — des données qui ne peuvent pas être rattachées spécifiquement à vous, ni à aucune personne précise — sont conservées indéfiniment dans notre base de données agrégée. Un exemple de ce type de données « mutualisées » ou « agrégées » sera conservé dans nos systèmes de manière continue.
    • Les questionnaires papier que vous nous remettez ou nous envoyez par courrier ne sont conservés que le temps nécessaire à leur saisie dans notre système Qualtrics. Ensuite, ils sont envoyés à la destruction, puis les données numériques sont conservées comme indiqué ci-dessus.
• Consentement et retrait : En acceptant de participer à nos enquêtes, vous consentez à l'utilisation de vos données pour l'enquête, au stockage de vos réponses anonymisées dans notre base de données mutualisée et à ce que nous puissions éventuellement vous contacter pour de futures enquêtes. Les participants peuvent retirer à tout moment leur consentement à l'utilisation de leurs données personnelles identifiables en nous contactant via notre site web, notre ligne téléphonique ou notre adresse e-mail, et peuvent retirer leur consentement à être contactés au sujet de futures enquêtes ou de communications marketing en utilisant le lien de DÉSABONNEMENT dans les e-mails d'invitation à l'enquête.
• Exactitude des données : Nous contacterons les participants tous les 3 ans pour confirmer leurs coordonnées. Si un participant ne répond pas, nous ferons une tentative supplémentaire pour le contacter. S'il n'y a toujours pas de réponse, ses données personnelles identifiables seront supprimées de notre base de données. Toute donnée d'opinion anonymisée qui a été agrégée avec toutes les autres données d'opinion que nous avons recueillies restera dans notre base de données mutualisée et ne sera plus liée à une personne particulière ni à la personne qui l'a fournie.

These details are integrated into the current Voconiq privacy policy, which follows below.

3. The Data We Collect About You

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n’inclut pas les données dont l’identité a été supprimée (données anonymes).

We may collect, use, store and transfer different kinds of personal data about you which we have grouped together as follows:

• Identity Data includes first name, maiden name, last name, username or similar identifier, marital status, title, date of birth and gender.
• Contact Data includes billing address, delivery address, email address, telephone numbers and social media handles.
• Financial Data includes bank account and payment card details.
• Transaction Data includes details about payments to and from you and other details of products and services you have purchased from us.
• Technical Data includes internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, and other technology on the devices you use to access this website and for our surveys.
• Profile Data includes your username and password, purchases or orders made by you, your interests, preferences, social media handles, feedback and survey responses.
• Usage Data includes information about how you use our website, products and services.
• Marketing and Communications Data includes your preferences in receiving marketing from us and our third parties and your communication preferences.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées, telles que des données statistiques ou démographiques, à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles, mais ne sont pas considérées comme des données personnelles au sens de la loi, car ces données ne révéleront pas votre identité, directement ou indirectement, pas. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d’utilisation afin de calculer le pourcentage d’utilisateurs qui accèdent à une fonctionnalité spécifique du site Web. Toutefois, si nous combinons ou associons des données agrégées à vos données personnelles de manière à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous considérons les données combinées comme des données personnelles, qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous ne collectons aucune catégorie particulière de données personnelles vous concernant (cela inclut des informations sur votre origine raciale ou ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des informations sur votre santé, ainsi que des données génétiques et biométriques). Nous ne collectons pas non plus d’informations sur des condamnations pénales et infractions.

If you fail to provide personal data

Lorsque nous devons collecter des données personnelles en vertu de la loi, ou en vertu des termes d’un contrat que nous avons avec vous, et que vous ne fournissez pas ces données lorsqu’elles vous sont demandées, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous pouvons être amenés à annuler un produit ou un service que vous avez chez nous, mais nous vous en informerons le cas échéant au moment concerné.

4. How Is Your Personal Data Collected?

We use different methods to collect data from and about you including through:

Direct interactions

Vous pouvez être orienté vers nous par un tiers agissant en notre nom, mais vous nous fournirez toujours les données directement. Vous pouvez nous communiquer vos données d’identité, de contact et financières en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, téléphone, e-mail ou autrement. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque vous :

• apply for our products or services;
• create an account on our website;
• subscribe to our service or publications;
• request marketing to be sent to you;
• enter a competition, promotion or survey; or
• give us feedback or contact us.

Automated technologies or interactions

Lorsque vous interagissez avec notre site web ou nos enquêtes, nous recueillons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions de navigation et vos habitudes de navigation. Nous collectons ces données personnelles à l'aide de cookies, de journaux de serveur et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter nos politiques en matière de cookies pour plus de détails.

Identity and Contact Data from data brokers or aggregators

Such as:

• Arvanitis Marketing P/L basé au Zimbabwe
• Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda basé au Brésil
• Taverner Research by Tobumo Pty Ltd based in Australia
• Sample Solutions B.V. operating in Portugal, based in Denmark
• Aximage-Cominicação e Imagem, LDA basé au Portugal
• Spirituc based in Portugal
• Marknadskraft i Norden AB basé en Suède
• Polis Pesquisa E Consultoria basé au Brésil

Identity and Contact Data from publicly available sources

Such as:

• LinkedIn basé aux États-Unis d’Amérique
• Facebook basé aux États-Unis d’Amérique
• Twitter based in The United States of America
• Instagram basé aux États-Unis d’Amérique
• Websites and Google entries
• Publications dans les médias

5. How We Use Your Personal Data

Nous n’utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• Where we need to perform the contract we are about to enter into or have entered into with you.
• Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.
• Where we need to comply with a legal obligation.

En général, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base juridique pour traiter vos données personnelles, bien que nous obtenions votre consentement avant de vous envoyer des communications de marketing direct de tiers par e-mail ou par SMS. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant.

Purposes for which we will use your personal data

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d’utiliser vos données personnelles, ainsi que des bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour ce faire. Nous avons également identifié, le cas échéant, quels sont nos intérêts légitimes.

Notez que nous pouvons traiter vos données personnelles sur plus d’un fondement licite, selon la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur le fondement juridique spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plusieurs fondements sont indiqués dans le tableau ci-dessous.

Promotional offers from us

Nous pouvons utiliser vos données d’identité, de contact, techniques, d’utilisation et de profil pour établir une vision de ce que nous pensons que vous pourriez vouloir ou dont vous pourriez avoir besoin, ou de ce qui pourrait vous intéresser. C’est ainsi que nous déterminons quels produits, services et offres peuvent vous intéresser (nous appelons cela le marketing).

You will receive marketing communications from us if you have requested information from us or purchased goods or services from us and you have not opted out of receiving that marketing.

Third-party marketing

We will get your express opt-in consent before we share your personal data with any third party for marketing purposes.

Opting out

You can ask us or third parties to stop sending you marketing messages at any time by following the opt-out links on any marketing message sent to you or by contacting us at any time.

Where you opt out of receiving these marketing messages, this will not apply to personal data provided to us as a result of a product/service purchase, product/service experience or other transactions.

Cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies, ou pour vous avertir lorsque des sites Web définissent ou consultent des cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, veuillez noter que certaines parties de ce site Web peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies mondiale, disponible à l’adresse voconiq.com/legal/cookies.

Change of purpose

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous estimons raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir une explication sur la manière dont le traitement à cette nouvelle fin est compatible avec la finalité initiale, veuillez nous contacter.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à une autre fin, nous vous en informerons et nous expliquerons la base juridique qui nous y autorise.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

6. Disclosures of Your Personal Data

We may share your personal data with the parties set out below for the purposes set out in the table in item #4 (Purposes for which we will use your personal data) above.

• Internal Third Parties as set out in the Glossary (item #10 below).
• External Third Parties as set out in the Glossary (item #10 below).
• Specific third parties such as:
  • Microsoft 365 Business Services based in The United States of America to store data on SharePoint and OneDrive, and to process data in PowerBI, as well as for our general business correspondence and management;
  • Adobe Creative Suite products by Adobe Inc. based in The United States of America for designing our data reports and marketing;
  • Qualtrics based in Australia who conduct surveys, store data, contact survey participants on our behalf;
  • Atlassian based in The United States of America (with headquarters in Australia) who provide a task and project planning platform for our work activities;
  • Amazon Web Services based in The United States of America (with servers located globally) for RStudio hosting and data storage.
  • Databricks based in The United States of America for data hosting.
  • Docker based in The United States of America to build, test and deploy our applications.
  • Dropbox based in The United States of America and Australia to store our data collected in Qualtrics;
  • RStudio based in The United States of America as a software development environment focused on the R programming language used to connect to Qualtrics API to process, manage and de-identify survey data.
  • Shinyapps.io by RStudio based in The United States of America to host our shiny dashboards (Shinyapps servers leverage Amazon’s AWS technology with the server itself located in The United States of America).
  • GitHub based in The United States of America and Australia to store our development and data processing source codes;
  • BitBucket based in The United States of America to store our development and data processing source codes;
  • BlueHost based in The United States of America (with additional servers in the United Kingdom, India and China) to store and serve our Voconiq website and any data that comes through our website, and to store and serve some HTML based data visualisations;
  • SiteGround based in The United States of America (with data locations globally including The United Kingdom, Bulgaria, Cyprus and Spain) to store and serve our Voconiq Local Voices website and any data that comes through our website;
  • Google based in The United States of America (with data centres globally including in Chile, Ireland, Netherlands, Denmark, Finland, Belgium, Taiwan, Singapore) for Google Analytics information for our websites, API access and Google Cloud storage for some of our data files;
  • CyberDuck based in Switzerland to access our server files;
  • OpenAI based in The United States of America to assist in the summarisation of data and report writing;
  • Mailchimp based in The United States of America to store our email contact list, send emails and newsletters on our behalf;
  • Mail Merge Toolkit by MAPILab Ltd. based in Canada and Russia to send emails and newsletters through Microsoft products like Outlook;
  • HubSpot based in The United States of America and Germany to store our client contact information and send emails and newsletters on our behalf;
  • HubDoc based in The United States of America to store our client and business-related documents;
  • Hootsuite based in Canada (with servers in The United States of America) to manage our social media;
  • Canva based in Australia for graphic design templates;
  • SetUpMyOffshore (SUMO) based in The Philippines for graphic design services;
  • Miro based in The United States of America for note taking and planning;
  • Retrotool based in The United States of America for note taking and planning;
  • Mural by Tactivos, Inc. based in The United States of America and Argentina for note taking and planning during meetings;
  • Dovetail based in Australia for note summarisation, synthesis and customer data analysis;
  • Synthesia.io based in The United Kingdom for the creation of AI videos;
  • Screenpresso based in France for screen capture and editing screen captures;
  • EnableHR based in Australia and New Zealand to organise and monitor our Human Resources and Work Health and Safety documentation;
  • Xero based in New Zealand to organise and process our accounting and payment related documents;
  • Airwallex based in Australia (with data centres globally) to pay accounts and suppliers;
  • Airtable based in The United States of America to manage our Local Voices Rewards Program data and to send emails;
  • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards;
  • TollFreeForwarding based in The United States of America to manage our phone services and store data related to those who contact us by phone;
  • GiftPay by Unified Incentives Pty Ltd based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to survey takers and rewards groups;
  • GiftCardStore by Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to survey takers and rewards groups;
  • Try-Local by Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry based in Australia to allow us to provide incentives and rewards to local survey takers;
  • Wyntec Pty Ltd based in Australia for full-service Information Technology setup and support.
• Des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement intervient dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que celle décrite dans la présente politique de confidentialité.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu’à des fins spécifiques, conformément à nos instructions et à la présente politique de confidentialité.

7. International Transfers

Nous, ainsi que nombre de nos tiers externes, sommes établis en dehors du Royaume-Uni et de l’UE ; le traitement de vos données personnelles impliquera donc un transfert de données hors du Royaume-Uni ou de l’UE, selon le cas. La majorité de notre traitement des données a lieu en Australie, et est également conforme aux Principes australiens de confidentialité (APP) contenus dans la loi de 1988 sur la protection de la vie privée (Cth) (Privacy Act), disponibles à l’adresse suivante : www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles.

Whenever we transfer your personal data out of the UK or EU, we ensure a similar degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is present:

• We will only transfer your personal data to countries that have been deemed to provide an adequate level of protection for personal data; or
• Where we use certain service providers, we may use specific contracts approved for use in the UK or EU, as appropriate, which give personal data the same protection it has in the UK or EU, as appropriate; or
• We will obtain your explicit consent to transfer your data to the country of storage/processing (which is typically Australia, where we are based), and maintain our internal processes and practices to honour all requests to enact your rights and handle your data in accordance with UK/EU/GDPR/RGPD standards.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lorsque nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni ou de l’UE.

8. Data Security

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, prestataires et autres tiers qui ont un besoin professionnel d’en connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité.

We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.

9. Data Retention

How long will you use my personal data for?

Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de déclaration. Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de réclamation ou si nous estimons raisonnablement qu’il existe une perspective de litige concernant notre relation avec vous.

En tout état de cause, nous ne conserverons pas vos données personnelles plus de 12 mois après la fin de notre relation avec vous, sauf si nous sommes légalement tenus de conserver les informations client (y compris les données de contact, d’identité, financières et de transaction) à des fins fiscales, auquel cas nous conserverons ces informations pendant 6 ans après la fin de notre relation.

In some circumstances you can ask us to delete your data: see your legal rights (item #9) below for further information.

Dans certains cas, nous anonymiserons vos données personnelles (de sorte qu’elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou statistiques, auquel cas nous pourrons utiliser ces informations indéfiniment sans autre notification de votre part.

10. Your Legal Rights

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles. Veuillez cliquer sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur ces droits :

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessus, veuillez nous contacter.

In addition, a copy of the Australian Privacy Principles and rights for Australians (and those who have consented to have their data transferred to Australia) may be obtained from the website of The Office of the Australian Information Commissioner at oaic.gov.au.

No fee usually required

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l’un quelconque des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Autrement, nous pourrions refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

What we may need from you

Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accéder à vos données personnelles (ou d’exercer l’un quelconque de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne soient pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations supplémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Time limit to respond

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il peut parfois nous falloir plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

11. Glossary

Lawful Basis

Intérêt légitime désigne l'intérêt de notre entreprise à exercer et gérer nos activités pour nous permettre de vous offrir le meilleur service/produit et l'expérience la plus sûre et la plus satisfaisante. Nous veillons à examiner et à mettre en balance tout impact potentiel sur vous (positif et négatif) ainsi que vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités lorsque nos intérêts sont supplantés par l'impact sur vous (sauf si nous avons votre consentement ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes au regard de tout impact potentiel sur vous, pour des activités spécifiques, en nous contactant.

Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract.

Comply with a legal obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal obligation that we are subject to.

Third Parties

Internal Third Parties

• Autres sociétés du groupe Voconiq agissant en tant que responsables conjoints du traitement ou sous-traitants, basées en Australie, qui fournissent des services informatiques et d’administration des systèmes et assurent les rapports de la direction.
• Service Providers acting as processors in Zimbabwe, Brazil and Australia who collect data on our behalf as part of surveys.

External Third Parties

• Service providers acting as processors based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, who provide IT and system administration services.
• Professional advisers acting as processors including lawyers, bankers, auditors and insurers based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, The United States of America, Canada and New Zealand who provide consultancy, banking, legal, insurance and accounting services.
• HM Revenue & Customs, les autorités de réglementation et autres autorités agissant en tant que sous-traitants, basées au Royaume-Uni et exigeant la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.
• The Australian Tax Office regulators and other authorities acting as processors based in Australia who require reporting of processing activities in certain circumstances.

Your Legal Rights

You have the right to:

Demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé une « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet d’obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons conformément à la loi.

Demander la rectification des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire rectifier toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet, même si nous pouvons avoir besoin de vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou d’effacer des données personnelles lorsqu’il n’existe aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou d’effacer vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons pu traiter vos informations de manière illégale, ou lorsque nous devons effacer vos données personnelles pour nous conformer au droit local. Veuillez noter toutefois que nous ne pourrons pas toujours accéder à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront communiquées le cas échéant au moment de votre demande.

Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur celui d'un tiers) et qu'il existe quelque chose dans votre situation particulière qui vous amène à vous y opposer, car vous estimez que cela porte atteinte à vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous y opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous disposons de motifs légitimes impérieux pour traiter vos informations, qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

• Si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des données.
• Where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it.
• Where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims.
• You have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.

Demander le transfert de vos données personnelles à vous-même ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou fournirons à un tiers que vous aurez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux informations automatisées que vous nous avez d’abord donné votre consentement à utiliser ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles. Toutefois, cela n’affectera pas la licéité des traitements effectués avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous en informerons, le cas échéant, au moment où vous retirerez votre consentement.

12. Change Log

Change Log

This section documents the changes made to our Privacy Policy.

04 May 2023: The previous Privacy Policy dated 16 May 2022 was replaced with an updated policy dated 04 May 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Liste modifiée des données d’identité et de contact provenant de courtiers de données ou d’agrégateurs.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Liste modifiée des tiers spécifiques avec lesquels les données personnelles peuvent être partagées.

13 Dec 2023: The previous Privacy Policy dated 04 May 2023 was replaced with an updated policy dated 13 Dec 2023.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
    • Ajout des coordonnées de notre représentant dans l’UE

06 Mar 2024: The previous Privacy Policy dated 13 Dec 2023 was replaced with an updated policy dated 06 Mar 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
    • Ajout des coordonnées de notre représentant au Royaume-Uni
    • Rearranged some information inside this section, but did not change any of it.

21 Aug 2024: The previous Privacy Policy dated 06 Mar 2024 was replaced with an updated policy dated 21 Aug 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
  • Ajout d’une nouvelle section 2 intitulée « Données personnelles des participants à l’enquête » et de son contenu. Le contenu ajouté permet à un participant aux enquêtes de Voconiq de trouver facilement un résumé des informations de confidentialité liées à sa participation à nos enquêtes. Il oriente également les visiteurs du site web, les clients et les autres utilisateurs de services vers le reste du document. L’ensemble de la politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs du service, mais cette modification vise à le préciser davantage pour les participants aux enquêtes.
  • Les autres sections ont été renumérotées pour tenir compte de la nouvelle section 2, et l’index a été mis à jour.

03 Oct 2024: The previous Privacy Policy dated 21 Aug 2024 was replaced with an updated policy dated 03 Oct 2024.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
    • Informations du responsable de la protection des données ajoutées.

30 Oct 2025: The previous Privacy Policy dated 03 Oct 2024 was replaced with an updated policy dated 30 Oct 2025.

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Date de la dernière modification.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with, adding the following entries:
      • Airtable based in The United States of America to manage our Local Voices Rewards Program data and to send emails;
      • DocsAutomator based in Germany to automate statements for community group rewards.