Velkommen til Voconiqs personvernerklæring.

Hensikten med denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi deg informasjon om hvordan Voconiq samler inn og behandler dine personopplysninger gjennom din bruk av denne nettsiden, inkludert alle data du måtte oppgi via denne nettsiden når du registrerer deg på vårt nyhetsbrev, registrerer deg for en konto, kjøper et produkt eller tjenesten, gjennomføre en av våre undersøkelser eller bruke en av våre interessemeldingsskjemaer, kontakte oss via telefon, e-post og/eller nettskjema, samhandle med våre sosiale medier, eller oppgi opplysningene dine til noen av våre ansatte eller representanter personlig.

Denne nettsiden og våre undersøkelser er ikke ment for barn under 15 år og vi samler ikke bevisst inn data relatert til barn under 15 år. Vi samler inn et tilleggsnivå av foreldresamtykke for alle data vi samler inn i undersøkelsene våre, som er fra personer i alderen 15 til 18 år.

Det er viktig at du leser denne personvernerklæringen sammen med alle andre retningslinjer for personvern, retningslinjer for rettferdig behandling eller samtykkeskjema vi kan gi ved spesifikke anledninger når vi samler inn eller behandler personopplysninger om deg, slik at du er fullstendig klar over hvordan og hvorfor vi ved å bruke dataene dine. Denne personvernerklæringen supplerer andre merknader og personvernregler og er ikke ment å overstyre dem.

Kontroller

Reflexivity Pty Ltd er behandlingsansvarlig og ansvarlig for dine personopplysninger (samlet referert til som "Voconiq", "vi", "oss" eller "vår" i denne personvernerklæringen).

Vi har utnevnt en personvernansvarlig som er ansvarlig for å føre tilsyn med spørsmål i forhold til denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om denne personvernreglene, inkludert eventuelle forespørsler om å trene dine juridiske rettigheter (punkt #9 nedenfor), vennligst kontakt personvernansvarlig ved å bruke detaljene nedenfor.

Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål om denne personvernreglene eller vår personvernpraksis, vennligst kontakt vår personvernansvarlige på følgende måter:

Fullt navn på juridisk enhet: Reflexivity Pty Ltd t/a Voconiq

• Epostadresse: info@voconiq.com
• Postadresse: Level 6, 25 King Street, Bowen Hills, Queensland, Australia 4006, Australia
• Telefonnummer: +61 1800 232 836

Hvis du er bosatt i EØS: Ta kontakt med vår EU-representant på EUrep@voconiq.com. Alternativt kan de nås på:

• Post: DPO Center Europe, BERLIN: Friedrichstrabe 88, Excellent Business Centre, Berlin, 10117, Tyskland;
• Telefon: +49 304 0817 3000;
• På nett: dpocentre.com/contact-us/

If you are a UK Resident: Please contact our UK Representative at UKrep@voconiq.com. Alternativt kan de nås på:

• Post: The DPO Centre Ltd, 50 Liverpool Street, London, EC2M 7PY, United Kingdom;
• Telefon: +44 203 797 6340;
• På nett: dpocentre.com/contact-us/

Du har rett til å sende inn en klage når som helst til regulatoren som er ansvarlig for databeskyttelsesspørsmål i ditt land. Vi vil imidlertid sette pris på muligheten til å håndtere dine bekymringer før du henvender deg til regulatoren, så vennligst kontakt oss i første omgang.

I Australia, vennligst kontakt Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au). 

For steder i EU, vennligst kontakt din lokale regulator for databeskyttelsesproblemer.

I Storbritannia kan du kontakte Information Commissioner's Office (ICO), den britiske regulatoren for databeskyttelsesspørsmål (www.ico.org.uk).

Endringer i personvernreglene og din plikt til å informere oss om endringer

Vi holder vår personvernerklæring under regelmessig gjennomgang. Denne versjonen ble sist oppdatert 04. mai 2023.

Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er nøyaktige og oppdaterte. Hold oss informert dersom dine personopplysninger endres under forholdet ditt til oss.

Tredjepartskoblinger

Denne nettsiden kan inneholde lenker til tredjeparts nettsteder, plugin-moduler og applikasjoner. Ved å klikke på disse koblingene eller aktivere disse forbindelsene kan tredjeparter samle inn eller dele data om deg. Vi kontrollerer ikke disse tredjepartsnettstedene og er ikke ansvarlige for deres personvernerklæringer. Når du forlater nettstedet vårt, oppfordrer vi deg til å lese personvernreglene for hvert nettsted du besøker.

Personopplysninger, eller personlig informasjon, betyr all informasjon om en person som denne personen kan identifiseres fra. Det inkluderer ikke data der identiteten er fjernet (anonyme data).

Vi kan samle inn, bruke, lagre og overføre forskjellige typer personopplysninger om deg som vi har gruppert som følger:

• Identitetsdata inkluderer fornavn, pikenavn, etternavn, brukernavn eller lignende identifikator, sivilstand, tittel, fødselsdato og kjønn.
• Kontaktdata inkluderer faktureringsadresse, leveringsadresse, e-postadresse, telefonnumre og sosiale medier-håndtak.
• Økonomiske data inkluderer bankkonto og betalingskortdetaljer.
• Transaksjonsdata inkluderer detaljer om betalinger til og fra deg og andre detaljer om produkter og tjenester du har kjøpt fra oss.
• Tekniske data inkluderer internettprotokoll (IP)-adresse, påloggingsdata, nettlesertype og -versjon, tidssoneinnstilling og plassering, nettleserplugintyper og versjoner, operativsystem og plattform og annen teknologi på enhetene du bruker for å få tilgang til denne nettsiden og for våre undersøkelser.
• Profildata inkluderer brukernavnet og passordet ditt, kjøp eller bestillinger gjort av deg, dine interesser, preferanser, håndtering av sosiale medier, tilbakemeldinger og undersøkelsessvar.
• Bruksdata inkluderer informasjon om hvordan du bruker nettsiden, produktene og tjenestene våre.
• Markeds- og kommunikasjonsdata inkluderer dine preferanser for å motta markedsføring fra oss og våre tredjeparter og dine kommunikasjonspreferanser.

Vi samler, bruker og deler også Aggregerte data statistiske eller demografiske data for ethvert formål. Samlede data kan utledes fra dine personopplysninger, men anses ikke som personopplysninger i loven slik disse dataene vil ikke direkte eller indirekte avsløre identiteten din. For eksempel kan vi samle bruksdataene dine for å beregne prosentandelen av brukere som har tilgang til en bestemt nettsidefunksjon. Men hvis vi kombinerer eller kobler aggregerte data med dine personlige data slik at de direkte eller indirekte kan identifisere deg, behandler vi de kombinerte dataene som personopplysninger som vil bli brukt i samsvar med denne personvernerklæringen.

I noen av undersøkelsene våre samler vi eksplisitt inn følgende Spesielle kategorier av personopplysninger om deg: detaljer om din rase eller etnisitet, religiøse eller filosofiske oppfatninger eller politiske meninger. Hvis du oppgir andre spesielle kategorier av personopplysninger som helseinformasjon eller informasjon knyttet til straffedommer som en del av åpne spørsmål i undersøkelsene våre, vil vi ikke behandle slike data.

Hvis du unnlater å oppgi personopplysninger

Der vi trenger å samle inn personopplysninger ved lov, eller i henhold til vilkårene i en kontrakt vi har med deg, og du unnlater å oppgi disse dataene når du blir bedt om det, kan det hende vi ikke kan utføre kontrakten vi har eller prøver å inngå med deg (for eksempel for å gi deg varer eller tjenester). I dette tilfellet kan det hende vi må kansellere et produkt eller en tjeneste du har hos oss, men vi vil varsle deg hvis dette er tilfelle på det tidspunktet.

Vi bruker forskjellige metoder for å samle inn data fra og om deg, inkludert gjennom:

• Direkte interaksjoner. Du kan bli henvist til oss av en tredjepart som handler på våre vegne, men du vil alltid oppgi data direkte til oss. Du kan gi oss din identitet, kontakt og økonomiske data ved å fylle ut skjemaer eller ved å korrespondere med oss via post, telefon, e-post eller på annen måte. Dette inkluderer personopplysninger du oppgir når du:
  • søke om våre produkter eller tjenester;
  • opprette en konto på nettstedet vårt;
  • abonnere på vår tjeneste eller publikasjoner;
  • be om markedsføring til deg;
  • delta i en konkurranse, kampanje eller undersøkelse; eller
  • gi oss tilbakemelding eller kontakt oss.
• Automatiserte teknologier eller interaksjoner. Når du samhandler med nettstedet vårt eller spørreundersøkelser, vil vi automatisk samle inn tekniske data om utstyret ditt, surfehandlinger og mønstre. Vi samler inn disse personopplysningene ved å bruke informasjonskapsler, serverlogger og andre lignende teknologier. Vennligst se vår retningslinjer for informasjonskapsler for ytterligere detaljer.
• Identitets- og kontaktdata fra datameglere eller aggregatorer som for eksempel:
  • Arvanitis Marketing P/L basert i Zimbabwe 
  • Frezzatti & Fadino Gestão Empresarial e Terceiro Setor Ltda basert i Brasil 
  • Taverner Research av Tobumo Pty Ltd basert i Australia 
  • Sample Solutions BV opererer i Portugal, med base i Danmark 
  • Aximage-Cominicação e Imagem, LDA basert i Portugal 
  • Spirituc basert i Portugal  
  • Marknadskraft i Norden AB med base i Sverige 
  • Polis Pesquisa E Consultoria basert i Brasil 
  • DatosClaros basert i Argentina 
  • CBG Patagonia (Gaston Berardi) med base i Argentina 
  • ACNexo basert i Chile 
  • Perfopis Perfiles de Opinion CIA. LTDA. basert i Ecuador 
  • Dynata med base i New Zealand 
• Identitets- og kontaktdata fra offentlig tilgjengelige kilder som for eksempel:
  • LinkedIn basert i USA
  • Facebook basert i USA
  • Twitter basert i USA
  • Instagram basert i USA
  • Nettsteder og Google-oppføringer
  • Mediepublikasjoner

Vi vil kun bruke dine personopplysninger når loven tillater oss det. Oftest vil vi bruke dine personopplysninger under følgende omstendigheter:

• Der vi skal utføre kontrakten vi er i ferd med å inngå eller har inngått med deg.
• Der det er nødvendig for våre legitime interesser (eller de til en tredjepart) og dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke overstyrer disse interessene.
• Hvor vi må overholde en juridisk forpliktelse.

Generelt sett stoler vi ikke på samtykke som et juridisk grunnlag for å behandle dine personopplysninger, selv om vi vil få ditt samtykke før vi sender tredjeparts direkte markedsføringskommunikasjon til deg via e-post eller tekstmelding. Du har rett til å trekke tilbake samtykke til markedsføring når som helst ved å kontakte oss.

Formål som vi vil bruke dine personopplysninger til

Vi har nedenfor, i et tabellformat, en beskrivelse av alle måtene vi planlegger å bruke dine personopplysninger på, og hvilke av de juridiske grunnlagene vi er avhengige av for å gjøre det. Vi har også identifisert hva våre legitime interesser er der det er hensiktsmessig.

Vær oppmerksom på at vi kan behandle dine personopplysninger for mer enn én lovlig grunn avhengig av det spesifikke formålet vi bruker dataene dine til. Vennligst kontakt oss hvis du trenger detaljer om det spesifikke juridiske grunnlaget vi er avhengige av for å behandle dine personopplysninger der mer enn én grunn er angitt i tabellen nedenfor.

Kampanjetilbud fra oss

Vi kan bruke identitets-, kontakt-, tekniske-, bruks- og profildataene dine for å danne oss et syn på hva vi tror du ønsker eller trenger, eller hva som kan være av interesse for deg. Slik bestemmer vi hvilke produkter, tjenester og tilbud som kan være relevante for deg (vi kaller dette markedsføring).

Du vil motta markedskommunikasjon fra oss hvis du har bedt om informasjon fra oss eller kjøpt varer eller tjenester fra oss og du ikke har valgt bort å motta den markedsføringen.

Tredjeparts markedsføring

Vi vil få ditt uttrykkelige samtykke før vi deler dine personopplysninger med en tredjepart for markedsføringsformål.

Utmelding

Du kan be oss eller tredjeparter om å slutte å sende deg markedsføringsmeldinger når som helst ved å følge oppt-out-lenkene på enhver markedsføringsmelding som sendes til deg eller ved å kontakte oss når som helst.

Der du velger bort å motta disse markedsføringsmeldingene, vil dette ikke gjelde for personopplysninger gitt til oss som et resultat av et produkt/tjenestekjøp, produkt/tjenesteopplevelse eller andre transaksjoner.

Informasjonskapsler

Du kan stille inn nettleseren din til å nekte alle eller noen nettleserinformasjonskapsler, eller til å varsle deg når nettsteder setter inn eller får tilgang til informasjonskapsler. Hvis du deaktiverer eller nekter informasjonskapsler, vær oppmerksom på at enkelte deler av denne nettsiden kan bli utilgjengelige eller ikke fungere skikkelig. For mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker, gå til de relevante retningslinjene for informasjonskapsler for din region, tilgjengelig på voconiq.com/legal.

Endring av formål

Vi vil kun bruke dine personopplysninger til formålene vi samlet dem inn for, med mindre vi med rimelighet vurderer at vi trenger å bruke dem av en annen grunn og den grunnen er forenlig med det opprinnelige formålet. Hvis du ønsker å få en forklaring på hvordan behandlingen for det nye formålet er forenlig med det opprinnelige formålet, vennligst kontakt oss.

Hvis vi trenger å bruke dine personopplysninger til et ikke-relatert formål, vil vi varsle deg og vi vil forklare det juridiske grunnlaget som tillater oss å gjøre det.

Vær oppmerksom på at vi kan behandle dine personopplysninger uten din viten eller ditt samtykke, i samsvar med reglene ovenfor, der dette er påkrevd eller tillatt ved lov.

Vi kan dele dine personopplysninger med partene angitt nedenfor for formålene angitt i tabellen i punkt #4 (Formål som vi vil bruke dine personopplysninger til) ovenfor.

• Interne tredjeparter som angitt i Ordliste (punkt #10 nedenfor).
• Eksterne tredjeparter som angitt i Ordliste (punkt #10 nedenfor).
• Spesifikke tredjeparter som: 
  • Microsoft 365 Business Services basert i USA for å lagre data på SharePoint og OneDrive, og for å behandle data i PowerBI, så vel som for vår generelle forretningskorrespondanse og ledelse; 
  • Adobe Creative Suite produkter fra Adobe Inc. basert i USA for utforming av våre datarapporter og markedsføring; 
  • Qualtrics basert i Australia som gjennomfører undersøkelser, lagrer data, kontakter undersøkelsesdeltakere på våre vegne; 
  • Atlassian basert i USA (med hovedkontor i Australia) som tilbyr en oppgave- og prosjektplanleggingsplattform for våre arbeidsaktiviteter;  
  • Amazon Web Services lokalisert i basert i USA (med servere lokalisert globalt) for RStudio-hosting og datalagring. 
  • Databricks lokalisert i basert i USA for datahosting.  
  • Docker basert i USA for å bygge, teste og distribuere applikasjonene våre. 
  • Dropbox basert i USA og Australia for å lagre dataene våre samlet inn i Qualtrics; 
  • RStudio basert i USA som en programvareutviklingsmiljø fokusert på R-programmeringsspråket som brukes til å koble til Qualtrics API for å behandle, administrere og avidentifisere undersøkelsesdata. 
  • Shinyapps.io av RStudio basert i USA for å være vert for våre skinnende dashboards (Shinyapps-servere utnytter Amazons AWS-teknologi med selve serveren lokalisert i USA).  
  • GitHub basert i USA og Australia for å lagre kildekodene våre for utvikling og databehandling; 
  • BitBucket basert i USA for å lagre kildekodene våre for utvikling og databehandling; 
  • BlueHost basert i USA (med ekstra servere i Storbritannia, India og Kina) for å lagre og betjene Voconiq-nettstedet vårt og alle data som kommer gjennom nettstedet vårt, og for å lagre og servere noen HTML-baserte datavisualiseringer; 
  • SiteGround basert i USA (med dataplasseringer globalt inkludert Storbritannia, Bulgaria, Kypros og Spania) for å lagre og betjene vår Voconiq Local Voices-nettside og all data som kommer gjennom nettstedet vårt; 
  • Google basert i USA (med datasentre globalt, inkludert i Chile, Irland, Nederland, Danmark, Finland, Belgia, Taiwan, Singapore) for Google Analytics-informasjon for nettsidene våre, API-tilgang og Google Cloud-lagring for noen av datafilene våre ; 
  • CyberDuck basert i Sveits for å få tilgang til serverfilene våre;  ) 
  • OpenAI basert i USA for å hjelpe til med oppsummering av data og rapportskriving; 
  • Mailchimp basert i USA for å lagre vår e-postkontaktliste, sende e-poster og nyhetsbrev på våre vegne; 
  • Verktøysett for utskriftsfletting av MAPILab Ltd. basert i Canada og Russland for å sende e-poster og nyhetsbrev gjennom Microsoft-produkter som Outlook; 
  • HubSpot basert i USA og Tyskland for å lagre vår kundekontaktinformasjon og sende e-poster og nyhetsbrev på våre vegne; 
  • HubDoc basert i USA for å lagre våre klient- og forretningsrelaterte dokumenter;  
  • Hootsuite basert i Canada (med servere i USA) for å administrere våre sosiale medier; 
  • Canva basert i Australia for grafiske designmaler; 
  • SetUpMyOffshore (SUMO) basert på Filippinene for grafiske designtjenester; 
  • Miro lokalisert i Amerikas forente stater for notattaking og planlegging;  
  • Retroverktøy lokalisert i Amerikas forente stater for notattaking og planlegging; 
  • Veggmaleri av Tactivos, Inc. lokalisert i Amerikas forente stater og Argentina for å ta notater og planlegge under møter;  
  • Svalehale basert i Australia for notatoppsummering, syntese og kundedataanalyse;  
  • Synthesia.io basert i Storbritannia for å lage AI-videoer; 
  • Screenpresso basert i Frankrike for skjermopptak og redigering av skjermbilder;  
  • Aktiver HR basert i Australia og New Zealand for å organisere og overvåke dokumentasjonen for menneskelige ressurser og arbeidshelse og sikkerhet; 
  • Xero basert i New Zealand for å organisere og behandle våre regnskaps- og betalingsrelaterte dokumenter; 
  • Airwallex basert i Australia (med datasentre globalt) for å betale kontoer og leverandører; 
  • TollFreeForwarding basert i USA for å administrere våre telefontjenester og lagre data relatert til de som kontakter oss på telefon; 
  • GiftPay av Unified Incentives Pty Ltd basert i Australia for å tillate oss å gi insentiver og belønninger til undersøkelsestakere og belønningsgrupper; 
  • GiftCardStore av Cuscal Ltd/Zenith Payments Pty Ltd basert i Australia for å tillate oss å gi insentiver og belønninger til undersøkelsestakere og belønningsgrupper; 
  • Prøv-lokalt av Karratha & Districts Chamber of Commerce & Industry basert i Australia for å tillate oss å gi insentiver og belønninger til lokale spørreundersøkelser; 
  • Wyntec Pty Ltd based in Australia for full-service Information Technology setup and support. 
• Third parties to whom we may choose to sell, transfer or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this privacy policy.

We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions and in line with this Privacy Policy.

We, and many of our external third parties are based outside the UK and the EU so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the UK or EU, as appropriate. The majority of our data processing takes place in Australia, and is also compliant with the Australian Privacy Principles (APPs) contained in the Privacy Act 1988 (Cth) (the Privacy Act), available at: www.oaic.gov.au/privacy/australian-privacy-principles. 

Whenever we transfer your personal data out of the UK or EU, we ensure a similar degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is present:

• We will only transfer your personal data to countries that have been deemed to provide an adequate level of protection for personal data; or
• Where we use certain service providers, we may use specific contracts approved for use in the UK or EU, as appropriate, which give personal data the same protection it has in the UK or EU, as appropriate; or
• We will obtain your explicit consent to transfer your data to the country of storage/processing (which is typically Australia, where we are based), and maintain our internal processes and practices to honour all requests to enact your rights and handle your data in accordance with UK/EU/GDPR/RGPD standards. 

Please contact us if you want further information on the specific mechanism used by us when transferring your personal data out of the UK or EU.

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal data on our instructions and they are subject to a duty of confidentiality.

We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.

How long will you use my personal data for?

We will only retain your personal data for as long as reasonably necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, tax, accounting or reporting requirements. We may retain your personal data for a longer period in the event of a complaint or if we reasonably believe there is a prospect of litigation in respect to our relationship with you.

In any event we will not retain your personal data for more than 12 months following the end of our relationship with you unless we are legally required to keep customer information (including Contact, Identity, Financial and Transaction Data) for tax purposes in which case we will keep that information for 6 years following the end of our relationship.

In some circumstances you can ask us to delete your data: see dine juridiske rettigheter (item #9) below for further information.

In some circumstances we will anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes, in which case we may use this information indefinitely without further notice to you.

Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your personal data. Please click on the links below to find out more about these rights:

• Request access to your personal data.
• Request correction of your personal data.
• Request erasure of your personal data.
• Object to processing of your personal data.
• Request restriction of processing your personal data.
• Request transfer of your personal data.
• Right to withdraw consent.

If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us.

In addition, a copy of the Australian Privacy Principles and rights for Australians (and those who have consented to have their data transferred to Australia) may be obtained from the website of The Office of the Australian Information Commissioner at oaic.gov.au. 

No fee usually required

You will not have to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we could refuse to comply with your request in these circumstances.

What we may need from you

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights). This is a security measure to ensure that personal data is not disclosed to any person who has no right to receive it. We may also contact you to ask you for further information in relation to your request to speed up our response.

Time limit to respond

We try to respond to all legitimate requests within one month. Occasionally it could take us longer than a month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.

LAWFUL BASIS

Legitimate Interest means the interest of our business in conducting and managing our business to enable us to give you the best service/product and the best and most secure experience. We make sure we consider and balance any potential impact on you (both positive and negative) and your rights before we process your personal data for our legitimate interests. We do not use your personal data for activities where our interests are overridden by the impact on you (unless we have your consent or are otherwise required or permitted to by law). You can obtain further information about how we assess our legitimate interests against any potential impact on you in respect of specific activities by contacting us.

Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract.

Comply with a legal obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal obligation that we are subject to.

THIRD PARTIES

Internal Third Parties

• Other companies in the Voconiq Group acting as joint controllers or processors and who are based in Australia and provide IT and system administration services and undertake leadership reporting.
• Service Providers acting as processors in Zimbabwe, Brazil and Australia who collect data on our behalf as part of surveys.

External Third Parties

• Service providers acting as processors based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, who provide IT and system administration services.
• Professional advisers acting as processors including lawyers, bankers, auditors and insurers based in Australia, Zimbabwe, Brazil, Chile, Argentina, Ecuador, Portugal, Denmark, Sweden, The United States of America, Canada and New Zealand who provide consultancy, banking, legal, insurance and accounting services.
• HM Revenue & Customs, regulators and other authorities acting as processors based in the United Kingdom who require reporting of processing activities in certain circumstances.
• The Australian Tax Office regulators and other authorities acting as processors based in Australia who require reporting of processing activities in certain circumstances.

YOUR LEGAL RIGHTS

You have the right to:

Request access to your personal data (commonly known as a "data subject access request"). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected, though we may need to verify the accuracy of the new data you provide to us.

Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have successfully exercised your right to object to processing (see below), where we may have processed your information unlawfully or where we are required to erase your personal data to comply with local law. Note, however, that we may not always be able to comply with your request of erasure for specific legal reasons which will be notified to you, if applicable, at the time of your request.

Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground as you feel it impacts on your fundamental rights and freedoms. You also have the right to object where we are processing your personal data for direct marketing purposes. In some cases, we may demonstrate that we have compelling legitimate grounds to process your information which override your rights and freedoms.

Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios:

• If you want us to establish the data's accuracy.
• Where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it.
• Where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims.
• You have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.

Request the transfer of your personal data to you or to a third party. We will provide to you, or a third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format. Note that this right only applies to automated information which you initially provided consent for us to use or where we used the information to perform a contract with you.

Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your personal data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.

CHANGE LOG

This section documents the changes made to our Privacy Policy.

04 May 2023: The previous Privacy Policy dated 16 May 2022 was replaced with an updated policy dated 04 May 2023. 

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Modified date of last update. 
  • Section 3. How is your personal data collected?
    • Modified list of Identity and Contact Data from data brokers or aggregators.
  • Section 5. Disclosures of your personal data
    • Modified list of Specific third parties personal data may be shared with. 

13 Dec 2023: The previous Privacy Policy dated 04 May 2023 was replaced with an updated policy dated 13 Dec 2023. 

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Modified date of last update.
    • Added the contact details of our EU Representative 

06 Mar 2024: The previous Privacy Policy dated 13 Dec 2023 was replaced with an updated policy dated 06 Mar 2024. 

• Changes to the policy are as follows:
  • Section 1. Important information and who we are
    • Modified date of last update.
    • Added the contact details of our UK Representative 
    • Rearranged some information inside this section, but did not change any of it.